Appearance
Kho tri thức: không gian, giám sát, hàng chờ
Nhóm Tri thức trong khu quản trị (/admin), cộng hai khối cấu hình trong Cài đặt.
Nhân viên đọc và viết bài ở Learnspace (xem Kho tri thức cho nhân viên và Soạn và giữ bài tri thức). Việc của quản trị là dựng không gian và chọn ai đọc, ai viết, đặt các giá trị mặc định, theo dõi sức khoẻ của kho, và duyệt những chủ đề mà nhân viên tìm mãi không ra.
Mô hình một câu
Quyền với bài đến từ vai trong không gian (người đọc / người đóng góp / biên tập / chủ không gian), không đến từ vai trò hệ thống. Vai trò hệ thống chỉ quyết định ai dựng không gian và ai giám sát mọi bài.
Bật cho tổ chức
Bật module KnowledgeHub (hồ sơ tổ chức "Doanh nghiệp" có sẵn). Module này cần cả bảng tin (SocialLearning), vì tab hỏi-đáp của mỗi không gian chạy trên bảng tin. Trợ lý AI của kho là module riêng, KnowledgeAssistant, xem AI của kho tri thức.
Tắt module thì mọi trang /learnspace/knowledge… trả 404, loại nội dung Bài tri thức biến khỏi màn hình gán đào tạo; dữ liệu giữ nguyên.
Bản đồ màn hình
| Màn hình | Nhóm menu | Dùng để |
|---|---|---|
| Không gian tri thức | Tri thức | Tạo không gian, đặt phạm vi đọc, thành viên, đối tượng đọc; lưu trữ không gian |
| Giám sát bài tri thức | Tri thức | Mọi bài của mọi không gian: lọc bài cần rà soát, mồ côi, bị báo sai; chuyển chủ hàng loạt |
| Mẫu bài | Tri thức | Mẫu người soạn chọn khi viết bài mới |
| Chuyên môn | Tri thức | Gán chuyên môn cho người (để mời trả lời câu hỏi); xoá chuyên môn tự khai sai |
| Nhu cầu học | Tri thức | Hàng chờ duyệt chủ đề đề xuất (từ tìm kiếm và từ khoảng cách năng lực); xem nhu cầu học của các không gian |
| Cài đặt → Học tập → Kho tri thức | Cài đặt | Mặc định cho không gian mới, dung lượng đính kèm, mời chuyên gia, hạn giữ nhật ký tìm kiếm |
| Cài đặt → Trí tuệ nhân tạo → AI của kho tri thức | Cài đặt | Công tắc AI và dữ liệu đi đâu → AI của kho tri thức |
| Widget Sức khoẻ kho tri thức | Dashboard | Bốn con số, mỗi số mở đúng danh sách tương ứng |
| Trung tâm báo cáo | Báo cáo & Phân tích | Bảy báo cáo "Kho tri thức: …" |
Không gian
Tri thức → Không gian tri thức → Tạo:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Tên, Mô tả, Biểu tượng | Hiện trên trang chủ kho |
| Đường dẫn | Nằm trong URL /learnspace/knowledge/…. Đổi sẽ làm hỏng liên kết đã chia sẻ. experts, exports, needs dành riêng cho hệ thống |
| Ai được đọc | Mọi người trong tổ chức (mọi người đã đăng nhập) hoặc Chỉ thành viên và đối tượng được chọn |
| Cần duyệt trước khi xuất bản | Bật: người đóng góp chỉ gửi duyệt được; biên tập và chủ không gian vẫn xuất bản thẳng |
| Chu kỳ xác nhận mặc định | 90 / 180 / 365 ngày hoặc không hết hạn. Đổi chỉ áp ở lần xác nhận kế tiếp của từng bài |
| Hỏi-đáp | Bật (mặc định): không gian có tab Hỏi-đáp |
| Đưa vào AI | Theo mức hiển thị (mặc định), Luôn đưa vào AI, Không đưa vào AI. Xem AI của kho tri thức |
| Đã lưu trữ | Ngừng dùng: vẫn đọc được bằng đường dẫn, rời danh sách, không ai viết/sửa được, không vào tìm kiếm toàn kho |
Giá trị điền sẵn của Ai được đọc, Cần duyệt trước khi xuất bản và Chu kỳ xác nhận mặc định đặt ở pane Kho tri thức.
Nút Tạo không gian mặc định ở đầu danh sách tạo bốn không gian mở cho cả tổ chức: Quy trình, Hướng dẫn, Câu hỏi thường gặp, Bài học kinh nghiệm. Không gian đã có (kể cả đã đổi tên hay lưu trữ) được giữ nguyên; bấm lại không tạo trùng.
Lưu trữ, đừng xoá
Không gian có bài từng xuất bản không xoá được: xoá sẽ kéo theo toàn bộ bài, câu hỏi, thuật ngữ và nhu cầu học của nó. Ngừng dùng thì bật Đã lưu trữ.
Thành viên và đối tượng đọc
Mở một không gian, ba tab bên dưới:
| Tab | Dùng để |
|---|---|
| Thành viên | Thêm từng người với Vai trò: Chủ không gian, Biên tập, Người đóng góp hoặc Người đọc |
| Đối tượng đọc | Cấp cho cả một nhóm người: chọn Loại đối tượng (theo các loại tổ chức đang có, vd nhóm người dùng, phòng ban, vị trí), Đối tượng, và Vai: Người đọc hoặc Người đóng góp. Người mới vào phòng ban tự có quyền |
| Bài viết | Danh sách bài của không gian (chỉ đọc), cột Độ tin cậy; lưu trữ / bỏ lưu trữ; Mở trong Learnspace |
- Một người thuộc nhiều nguồn thì lấy vai cao nhất: thành viên Người đọc nằm trong đối tượng Người đóng góp là người đóng góp.
- Vai Biên tập và Chủ không gian chỉ cấp qua Thành viên, không qua đối tượng. Chủ không gian quyền như biên tập với bài, và nhận báo khi câu hỏi trong không gian chờ quá lâu.
- Bật Cần duyệt thì phải có người duyệt: một thành viên biên tập/chủ khác người gửi và khác tác giả. Không có ai như vậy, nút Gửi duyệt không hiện và bài kẹt ở nháp. Người giữ quyền giám sát không tính là người duyệt.
- Chủ không gian không tự sửa được cấu hình không gian ở đây; đó là việc của quản trị.
- Đối tượng là nhóm đã bị xoá thì không cấp quyền gì nữa.
Pane "Kho tri thức"
Cài đặt → Học tập → Kho tri thức (/admin/settings/learning?tab=knowledge), quyền configure_knowledge_hub.
| Mục | Ô | Mặc định | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Không gian mới | Phạm vi mặc định, Chu kỳ xác nhận mặc định, Mặc định cần duyệt trước khi xuất bản | Chỉ thành viên và đối tượng được chọn, 180 ngày, tắt | Giá trị điền sẵn khi tạo không gian; không đổi không gian đã có. Bốn không gian mặc định luôn mở cho cả tổ chức, bất kể ô phạm vi |
| Tệp đính kèm | Dung lượng tối đa mỗi tệp (MB) | 25 | 1–100. Cũng là giới hạn dựng bản xem trước tệp Office và trần của tệp nhập Word/Markdown |
| Tổng dung lượng đính kèm (MB) | 2048 | Của cả kho. 0 = không giới hạn. Đầy thì người soạn thấy "Kho tri thức đã hết dung lượng đính kèm — liên hệ quản trị." | |
| Chuyên gia & hỏi-đáp | Mời chuyên gia trả lời câu hỏi mới | Bật | Câu hỏi có thẻ được gửi tới tối đa 3 người có chuyên môn trùng thẻ |
| Báo chủ không gian sau (ngày) | 3 | 1–14. Câu hỏi chưa ai trả lời sau số ngày này được báo cho chủ không gian. Chạy kể cả khi tắt ô mời chuyên gia | |
| Tìm kiếm | Giữ nhật ký tìm kiếm (ngày) | 180 | Nhật ký cũ hơn bị xoá mỗi đêm. Đây là nguồn của báo cáo khoảng trống và hàng chờ nhu cầu |
Dung lượng đính kèm của kho tri thức tính riêng, không vào Kho lưu trữ cá nhân.
Giám sát bài
Tri thức → Giám sát bài tri thức: một danh sách cho mọi bài của mọi không gian. Bài vẫn soạn ở Learnspace; ở đây chỉ lọc và xử lý hàng loạt.
- Cột: tiêu đề, không gian, trạng thái, độ tin cậy, chủ bài, Báo sai mở, Đọc gần nhất, Hữu ích.
- Bộ lọc: trạng thái, độ tin cậy, Cần rà soát (hết hạn), Cần rà soát (báo sai), Mồ côi (không còn chủ), Không ai đọc 90 ngày, Có báo sai đang mở, Chỉ không gian đang dùng, không gian.
- Thao tác: mở bài, Vẫn đúng, lưu trữ / bỏ lưu trữ. Hàng loạt: Chuyển chủ bài (chỉ chuyển được sang người có quyền biên tập trong không gian của từng bài; bài khác bị bỏ qua, màn hình báo "Đã chuyển N bài, bỏ qua M bài") và lưu trữ.
Bài mồ côi là bài không có chủ, chủ đã bị xoá tài khoản, hoặc chủ đã nghỉ việc theo hồ sơ nhân viên (khi tổ chức dùng cơ cấu tổ chức). Không ai nhận nhắc xác nhận cho bài mồ côi: khi một người nghỉ việc, lọc Mồ côi rồi Chuyển chủ bài.
Mẫu bài
Tri thức → Mẫu bài. Năm mẫu có sẵn: Quy trình (SOP), Hướng dẫn, Câu hỏi thường gặp, Bài học kinh nghiệm, Quyết định. Sửa, tắt (Đang dùng), sắp Thứ tự, hoặc thêm mẫu mới với Tên mẫu, Mã mẫu (không đổi được sau khi tạo), Mô tả, Tóm tắt gợi ý, Nội dung mẫu.
Nội dung mẫu chỉ có định dạng mà trình soạn bài hỗ trợ (đậm, nghiêng, gạch chân, gạch ngang, liên kết, tiêu đề cấp 2–3, trích dẫn, khối mã, danh sách); bảng và tệp không dùng được trong mẫu. Sửa hay xoá mẫu không đụng tới bài đã tạo từ nó.
Chuyên môn
Tri thức → Chuyên môn liệt kê chuyên môn khai báo của từng người, nguồn admin hoặc tự khai. Tạo: chọn một người và nhiều Thẻ chuyên môn (gõ tên mới để tạo thẻ). Xoá được cả dòng người dùng tự khai sai. Không sửa: xoá rồi tạo lại.
Khi chọn người để mời trả lời một câu hỏi, chuyên môn admin gán nặng hơn chuyên môn tự khai, và cả hai cộng với điểm suy ra từ đóng góp thật (bài đã xuất bản, câu trả lời được chấp nhận trong không gian mở, tính lại mỗi đêm, phai dần theo thời gian). Người đã nghỉ việc không được mời; mỗi người tối đa 5 lời mời trong 24 giờ.
Hàng chờ nhu cầu đề xuất
Đề xuất đến từ hai nguồn: tìm kiếm không ra kết quả và khoảng cách năng lực. Cả hai chạy cùng một lượt mỗi đêm (04:40), chung trần 50 đề xuất mới mỗi đêm, và cùng đi qua một hàng chờ với cùng bốn hành động.
Từ tìm kiếm
Hệ thống xét nhật ký tìm kiếm và "Hỏi kho" của 30 ngày gần nhất. Một truy vấn thành đề xuất khi ít nhất 2 người khác nhau tìm mà không ra kết quả (kể cả hỏi trợ lý AI mà nhận "Chưa có trong kho"), hoặc ít nhất 3 người tìm mà không ai bấm kết quả nào. Một người gõ lại ba lần không tính.
Lượt tìm trong không gian hạn chế, lượt dùng bộ lọc space:, và câu hỏi AI chạm tới bài của không gian hạn chế không bao giờ thành đề xuất. Truy vấn có thể mang tên người hay chủ đề nhạy cảm, nên đề xuất không tự đăng ở đâu cho nhân viên thấy và không thông báo ai: chúng nằm ở đây chờ bạn.
Từ khoảng cách năng lực
Khi nhiều nhân viên cùng thiếu một năng lực mà vị trí của họ đòi hỏi, hàng chờ nhận một đề xuất để có người viết bài về chủ đề đó. Nguồn này chỉ chạy khi tổ chức bật Năng lực theo vị trí và đã đặt mục tiêu năng lực cho vị trí.
Một năng lực thành đề xuất khi, ở cùng một vị trí:
- ít nhất 3 người thiếu năng lực đó từ 2 mức trở lên (thiếu một mức, hay chưa có bằng chứng, không tính là thiếu);
- vị trí có ít nhất 5 người được xét;
- và ít nhất 2 người ở vị trí đó không thiếu.
Hai điều kiện sau là để không lộ ai: "cả vị trí đều thiếu X" trên một vị trí ít người chẳng khác gì nêu tên từng người. Chỉ nhân viên còn làm việc mới được đếm.
- Cùng một năng lực thiếu ở nhiều vị trí được gom thành một đề xuất. Tiêu đề là tên năng lực; nội dung là mô tả năng lực kèm dòng "Chỉ báo liên quan: …".
- Chủ đề đã có nhu cầu đang mở, đã có người nhận hoặc đã xong ở một không gian mở thì không được đề xuất lại, dù nhu cầu đó đến từ nguồn nào. Đề xuất đã Từ chối không quay lại.
- Không ai bị nêu tên, không thông báo nào được gửi.
Dòng phụ của đề xuất loại này có dạng Vị trí "…" · 3/6 người thiếu từ 2 mức trở lên. Dòng này là số liệu đánh giá năng lực, nên chỉ hiện cho người có quyền assess_role_competency (cùng quyền với bản đồ năng lực). Người chỉ có quyền vào hàng chờ thấy Chi tiết phạm vi bị ẩn.
Sửa tiêu đề trước khi duyệt
Hộp thoại Duyệt của đề xuất năng lực có cảnh báo riêng: tiêu đề sẽ hiện cho mọi người đọc được không gian, và có thể ngầm nói về một vị trí. Sửa thành một chủ đề trung tính, không gắn với tên phòng hay vị trí nào, rồi mới duyệt.
Duyệt đề xuất
Tri thức → Nhu cầu học, mặc định lọc Chỉ đề xuất chờ duyệt. Bộ lọc Nguồn có ba giá trị: Người dùng khai, Gợi ý từ tìm kiếm, Khoảng cách năng lực. Dòng phụ dưới đề xuất từ tìm kiếm là số liệu lúc đề xuất: số người, số lượt, số người không ra kết quả, cửa sổ ngày.
| Hành động | Làm gì |
|---|---|
| Duyệt | Sửa Tiêu đề nhu cầu (truy vấn gốc thường cụt hoặc không dấu) và chọn Gán vào không gian. Đề xuất thành một nhu cầu học mở bình thường trong không gian đó: người đọc được thấy, bình chọn, nhận viết; chủ/biên tập thấy ở khối nhu cầu chờ |
| Gộp | Vào một nhu cầu đang mở hoặc đã có người nhận, ở bất kỳ không gian chưa lưu trữ nào bạn đọc được |
| Từ chối | Lý do không bắt buộc, chỉ quản trị thấy. Truy vấn này không được đề xuất lại |
| Xoá | Gỡ hẳn (vd truy vấn rác). Nếu truy vấn vẫn đủ ngưỡng, đêm sau có thể được đề xuất lại; muốn chặn hẳn thì Từ chối |
Trước khi duyệt: "Tìm lại bằng quyền của bạn"
Hộp thoại Duyệt chạy lại truy vấn với quyền đọc của bạn. Nhân viên gặp "0 kết quả" có khi chỉ vì họ không đọc được không gian chứa bài. Nếu bạn thấy bài có sẵn, vấn đề là quyền đọc, không phải thiếu bài: cân nhắc mở rộng đối tượng đọc của không gian thay vì duyệt nhu cầu.
Danh sách cũng hiện (chỉ xem) nhu cầu học nhân viên khai ở những không gian bạn đọc được. Không tạo hay sửa nhu cầu tự do ở đây; nhu cầu do nhân viên khai được xử lý trong Learnspace bởi chủ/biên tập không gian.
Sức khoẻ kho và báo cáo
Widget Sức khoẻ kho tri thức trên dashboard, mỗi ô mở đúng danh sách nó đếm:
| Ô | Đếm |
|---|---|
| Bài đang xuất bản | Bài đã xuất bản |
| Cần rà soát | Bài đã xuất bản, trong không gian đang dùng, hết hạn xác nhận hoặc bị từ 3 người báo sai |
| Bài có báo sai đang mở | Số bài (không phải số báo cáo) |
| Tìm không ra kết quả | Lượt tìm 0 kết quả trong 30 ngày (chỉ con số, không lộ truy vấn) |
Báo cáo & Phân tích → Trung tâm báo cáo, quyền view_any_knowledge_article:
| Báo cáo | Nội dung |
|---|---|
| Kho tri thức: sức khoẻ nội dung theo không gian | Mỗi không gian một dòng: đang xuất bản, cần rà soát (trong đó: hết hạn / báo sai), báo sai mở, mồ côi, không ai đọc 90 ngày, tỷ lệ hữu ích |
| Kho tri thức: khoảng trống tìm kiếm | Truy vấn nhiều người tìm không ra, cùng định nghĩa với hàng chờ ở trên |
| Kho tri thức: ai đóng góp | Theo người: bài đã xuất bản (tính cho tác giả), lần xác nhận, báo sai đã xử lý |
| Kho tri thức: đóng góp theo đơn vị | Như trên, gom theo đơn vị chính của từng người. Cần cơ cấu tổ chức; không có thì báo "Chưa có dữ liệu tổ chức" |
| Kho tri thức: tốc độ tìm kiếm | Tìm kiếm có nhanh không, 30 ngày gần nhất: Lượt tìm đã đo, Trung vị (ms) và 95% lượt nhanh hơn (ms). Chỉ lượt tìm từ khi tính năng đo ra đời mới có số |
| Kho tri thức: bài có thể trùng | Cặp bài đã xuất bản có thể nói cùng một chuyện: Bài A, Bài B, Không gian, Mức giống, Nguồn (hiện chỉ có Tiêu đề gần giống), Ngày tính. Sắp theo mức giống, tối đa 500 dòng. Cặp được tính lại mỗi Chủ nhật 05:52; cặp đã có người bấm Không trùng trên trang bài thì không hiện nữa |
| Kho tri thức: nhu cầu học | Tham số số ngày (mặc định 30), trả một dòng: Nhu cầu mới, Đang mở, Đã có người nhận, Xong, Từ chối, Gộp, Trung vị ngày từ khai đến xong, Tỉ lệ có ≥ 3 người khác cần, Xong bằng bài, Xong bằng khoá học. Chỉ tính nhu cầu ở không gian mở cho cả tổ chức; đề xuất còn chờ duyệt không vào cột nào |
Cột "Cần rà soát" có thể nhỏ hơn tổng hai cột con: một bài vừa hết hạn vừa bị báo sai nằm ở cả hai.
Báo cáo bài có thể trùng chỉ hiện cặp mà người xem đọc được cả hai bài. Bản gửi định kỳ (qua Lịch gửi báo cáo) không có người xem nên chỉ gồm cặp ở không gian mở cho cả tổ chức. Việc xử lý một cặp (giữ cả hai, hay Thay bằng bài khác… để lưu trữ bài cũ và chuyển người đọc sang bài mới) làm ở trang bài trong Learnspace, bởi biên tập hoặc chủ không gian; xem Soạn và giữ bài tri thức.
Trong báo cáo nhu cầu học, "Đang mở" và "Đã có người nhận" là số hiện tại (chỉ không gian chưa lưu trữ); các cột còn lại tính theo kỳ.
Bốn chỉ số của kho dùng được ở các màn hình chỉ số:
| Chỉ số | Chiều tốt |
|---|---|
| Bài tri thức cần rà soát | Càng thấp càng tốt |
| Báo sai chưa xử lý | Càng thấp càng tốt |
| Tỷ lệ tìm không ra kết quả | Càng thấp càng tốt |
| Nhu cầu học đã được lấp | Càng cao càng tốt. Số nhu cầu chốt Xong (bằng bài hoặc khoá học) trong kỳ, tính ở mọi không gian kể cả không gian hạn chế, nên có thể lớn hơn cột "Xong" của báo cáo nhu cầu học |
Quyền
| Quyền | Cho phép | Có sẵn ở |
|---|---|---|
view_any_knowledge_space, create/update/delete_knowledge_space | Xem, tạo, sửa, xoá không gian; thành viên, đối tượng đọc. view_any còn cho đọc mọi không gian ở Learnspace | admin, hr_admin |
view_any_knowledge_article | Mở Giám sát bài tri thức và các báo cáo; đọc mọi không gian ở Learnspace | admin, hr_admin |
update_any_knowledge_article | Như biên tập ở mọi không gian: sửa, lưu trữ, Vẫn đúng, xử lý báo sai | admin, hr_admin |
reassign_knowledge_article | Chuyển chủ bài hàng loạt | admin, hr_admin |
*_knowledge_template | Quản lý mẫu bài | admin, hr_admin |
view_any/create/delete_knowledge_expertise | Xem, gán, xoá chuyên môn | admin, hr_admin |
view_any/update/delete_knowledge_need | Hàng chờ nhu cầu: xem, duyệt / gộp / từ chối, xoá đề xuất | admin, hr_admin |
assess_role_competency (của Năng lực theo vị trí) | Thấy dòng chi tiết vị trí và số người thiếu dưới đề xuất từ khoảng cách năng lực. Quyền vào hàng chờ chưa đủ để thấy dòng này | admin, hr_admin |
configure_knowledge_hub | Pane Kho tri thức và pane AI của kho tri thức | admin, hr_admin |
widget_KnowledgeHealthWidget | Widget sức khoẻ trên dashboard | admin, hr_admin |
Mấy điều đáng biết khi cấp quyền:
- Viết bài không cần quyền hệ thống nào. Người viết được là người có vai người đóng góp trở lên trong không gian. Không có
create_knowledge_article. - Người giữ quyền giám sát đọc được mọi không gian, nhưng không nhận thông báo bài mới, không được mời trả lời câu hỏi và không nhận yêu cầu duyệt: những việc đó dành cho thành viên thật của không gian.
- ⚠ Quyền kiểm duyệt bảng tin
view_any_social_post(vai tròteaching_assistantvàadmincó sẵn) cho đọc tab hỏi-đáp của mọi không gian, kể cả không gian hạn chế, như với bảng tin của mọi khoá và lớp. Cân nhắc trước khi cấp cho người không nên đọc nội dung hạn chế. - Vai trò tự tạo trong giao diện không tự có các quyền trên; tick tay ở Vai trò.
Việc hệ thống tự chạy
| Giờ | Việc |
|---|---|
| 04:25 hằng ngày | Xoá nhật ký tìm kiếm quá hạn giữ |
| 04:35 hằng ngày | Xoá bản PDF cả không gian đã hết hạn tải |
| 04:40 hằng ngày | Tạo đề xuất mới cho hàng chờ nhu cầu, từ tìm kiếm và từ khoảng cách năng lực |
| 05:10 hằng ngày | Nhắc chủ bài sắp hết hạn / đã quá hạn xác nhận |
| 05:40 hằng ngày | Tính lại điểm chuyên môn suy ra từ đóng góp |
| Chủ nhật 05:52 hằng tuần | Tính lại các cặp bài có thể trùng cho báo cáo bài có thể trùng và khối "Có thể trùng với" trên trang bài |
| Mỗi giờ | Báo chủ không gian những câu hỏi chờ quá lâu chưa ai trả lời |
Bốn không gian mặc định thì không tự tạo: bấm Tạo không gian mặc định ở danh sách Không gian tri thức (xem Không gian).
Tìm kiếm ra sai (thiếu bài đã xuất bản, còn câu hỏi đã xoá) sau khi dữ liệu được nhập thẳng vào hệ thống hoặc sau khi xoá người dùng hàng loạt: liên hệ bộ phận vận hành hệ thống để dựng lại chỉ mục tìm kiếm.