Nhật ký kiểm toán

Nhật ký kiểm toán trả lời câu hỏi ai đã thay đổi gì, khi nào, từ giá trị nào sang giá trị nào. Hệ thống tự ghi mỗi khi có người tạo, sửa, xoá hoặc khôi phục những đối tượng quan trọng (tài khoản, vai trò, cơ cấu tổ chức, nghĩa vụ đào tạo và năng lực được chứng nhận của doanh nghiệp). Bạn chỉ đọc; không ai sửa hay xoá tay được dòng nhật ký.

Một dòng tóm tắt

/admin > Cài đặt > Nhật ký kiểm toán. Lọc theo loại đối tượng, sự kiện, người thực hiện hoặc khoảng ngày, rồi bấm Xem trên một dòng để thấy bảng Thuộc tính / Trước / Sau. Thời hạn lưu (mặc định 730 ngày) đặt ở Cài đặt > Chung > tab Nhật ký kiểm toán.

Ai dùng

• Quản trị viên (admin) và Nhân sự / đào tạo (hr_admin) xem được nhật ký ngay, không cần cấp thêm quyền.
• Vai trò khác muốn xem thì cần quyền view_any_audit_log (xem danh sách) và view_audit_log (mở chi tiết một dòng).
• Chỉ quản trị viên đổi được thời hạn lưu (quyền configure_audit_trail). Rút ngắn thời hạn là xoá bớt bằng chứng, nên việc này không giao cho vai trò nghiệp vụ.

Tính năng có sẵn cho mọi tổ chức, không phải bật module.

Vào đâu

/admin > nhóm Cài đặt > Nhật ký kiểm toán. Không thấy mục này nghĩa là tài khoản của bạn thiếu quyền view_any_audit_log.

Những gì được ghi

Loại đối tượng (tên hiện trên màn hình)	Ghi khi nào
Người dùng	Tạo, xoá, khôi phục tài khoản; sửa họ, tên, email, số điện thoại, ngôn ngữ
Vai trò của người dùng	Gán vai trò và Gỡ vai trò (dòng mang đối tượng là người được gán, cột Tóm tắt là tên vai trò)
Phòng ban, Vị trí công việc, Nhân viên, Phân công nhân viên	Tạo, sửa, xoá (tổ chức dùng đào tạo doanh nghiệp)
Đợt gán đào tạo, Quy định nội bộ, Lộ trình, Khoá trong lộ trình, Đào tạo bên ngoài	Tạo, sửa, xoá (tổ chức dùng đào tạo doanh nghiệp)
Năng lực được chứng nhận (đào tạo bên ngoài)	Tạo, sửa mức, xoá năng lực mà một khoá đào tạo bên ngoài chứng nhận cho nhân viên (tổ chức dùng năng lực theo vị trí). Cột Đối tượng hiện tên đào tạo, tên năng lực. Xoá cả bản ghi đào tạo bên ngoài thì mỗi năng lực đi kèm có một dòng Xoá riêng

Với sự kiện Cập nhật, chỉ những thuộc tính thật sự đổi được ghi, kèm giá trị trước và sau.

Những gì không ghi ở đây:

• Mật khẩu: đổi mật khẩu không sinh dòng nhật ký, và giá trị mật khẩu không bao giờ được lưu.
• Các thông tin khác của tài khoản ngoài năm trường kể trên (ảnh đại diện, tiểu sử, lần đăng nhập...).
• Tiến độ học, ghi danh, và từng nghĩa vụ đào tạo của từng nhân viên. Phần này do hệ thống sinh hàng loạt mỗi đêm và đã có lịch sử riêng: xem trên đợt gán và trong hồ sơ tuân thủ. Chữ ký cam kết quy định cũng đã được lưu theo từng phiên bản ở Quy định nội bộ.
• Nội dung khoá học, bài học, và các màn hình cấu hình khác không nằm trong bảng trên.

Thao tác

Đọc danh sách

Mỗi dòng có năm cột:

Cột	Nghĩa
Thời điểm	Ngày giờ tới từng giây, mới nhất ở trên cùng
Người thực hiện	Người đã bấm lưu. Hệ thống khi thay đổi do tác vụ tự động gây ra hoặc do đội vận hành nền tảng thực hiện. Người dùng đã xoá (#mã) khi tài khoản của người đó đã bị xoá hẳn
Sự kiện	Tạo mới, Cập nhật, Xoá, Khôi phục, Gán vai trò, Gỡ vai trò
Đối tượng	Loại đối tượng kèm tên, ví dụ Phòng ban: Kế toán. Đối tượng đã bị xoá hẳn vẫn giữ dòng, hiện dạng Phòng ban #12 (đã xoá)
Tóm tắt	Đổi N thuộc tính, hoặc tên vai trò với sự kiện gán/gỡ vai trò

Lọc

Bấm biểu tượng bộ lọc trên bảng:

• Loại đối tượng: chỉ xem một loại, ví dụ Nhân viên.
• Sự kiện: ví dụ chỉ xem Xoá hoặc Gán vai trò.
• Người thực hiện: gõ vài chữ của họ tên hoặc email để tìm người.
• Từ ngày / Đến ngày: khoảng thời gian, tính trọn cả ngày cuối.

Các bộ lọc cộng dồn với nhau: ví dụ Người thực hiện = Nguyễn Văn A và Sự kiện = Gán vai trò cho biết A đã gán những vai trò nào cho ai.

Xem chi tiết một dòng

Bấm Xem ở cuối dòng. Trang chi tiết có:

• Thời điểm, người thực hiện, sự kiện, đối tượng; vai trò (với sự kiện gán/gỡ vai trò).
• Địa chỉ IP và Trình duyệt của người thao tác, khi thay đổi đến từ một lần bấm trên trình duyệt. Thay đổi do tác vụ tự động thì hai ô này để trống.
• Khối Thay đổi: bảng Thuộc tính / Trước / Sau. Sự kiện Tạo mới chỉ có cột Sau; sự kiện Xoá chỉ có cột Trước. Ô trống hiện (null).

Cột Thuộc tính hiện tên kỹ thuật của trường (ví dụ first_name, email, due_date, status), không phải nhãn trên form. Thường đọc tên là đoán được; ngày tháng hiện dạng 2026-10-15.

Thời hạn lưu

/admin > Cài đặt > Chung > tab Nhật ký kiểm toán > ô Giữ nhật ký trong (đơn vị ngày).

• Mặc định 730 ngày (khoảng hai năm). Chọn từ 30 đến 3650 ngày.
• Mỗi đêm hệ thống tự xoá những dòng cũ hơn thời hạn này.
• Rút ngắn thời hạn sẽ xoá vĩnh viễn các dòng cũ hơn ở lần dọn kế tiếp, không lấy lại được. Kéo dài thời hạn không khôi phục được dòng đã bị dọn trước đó.

Hỏi yêu cầu lưu trữ trước khi đổi

Nếu tổ chức có quy định nội bộ hoặc yêu cầu của đoàn kiểm tra về thời gian lưu hồ sơ, đặt thời hạn theo con số đó trước khi rút ngắn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi sửa một nhân viên mà không thấy dòng nào mới? Kiểm tra bạn có thật sự đổi giá trị không: lưu form mà không đổi gì thì không sinh dòng. Nếu chỉ đổi những trường không nằm trong bảng "Những gì được ghi" thì cũng không có dòng.

Nhập danh sách nhân viên tạo ra rất nhiều dòng, có bình thường không? Bình thường. Mỗi hồ sơ được tạo hoặc đổi trạng thái (ví dụ đánh dấu nghỉ việc ở chế độ đồng bộ) là một dòng, người thực hiện là người bấm nhập. Nhập 2000 người thì có chừng đó dòng, để truy được từng hồ sơ.

Vì sao có dòng ghi người thực hiện là "Hệ thống"? Thay đổi không đến từ một người đăng nhập trong tổ chức của bạn: tác vụ chạy tự động theo lịch, hoặc đội vận hành nền tảng thao tác hỗ trợ từ trang quản trị nền tảng.

Gán lại một vai trò người đó đã có thì có ghi không? Có, vẫn sinh một dòng Gán vai trò. Khi đổi cả bộ vai trò của một người cùng lúc, bạn sẽ thấy một dòng Gỡ vai trò (các vai trò cũ) và một dòng Gán vai trò (các vai trò mới).

Tôi xuất nhật ký ra Excel hoặc gửi sang hệ thống khác được không? Chưa. Màn hình hiện chỉ để xem và lọc. Cần trích một giai đoạn cho đoàn kiểm tra thì lọc theo khoảng ngày và chụp màn hình, hoặc liên hệ đội vận hành nền tảng.

Xoá hẳn một phòng ban thì dòng nhật ký của nó có mất không? Không. Dòng vẫn còn, cột Đối tượng hiện mã kèm chữ (đã xoá), và trang chi tiết vẫn có giá trị trước khi xoá.

Xem thêm: Tài khoản: tự đăng ký và trần người dùng, Người dùng và nhóm, Vai trò và phân quyền, Báo cáo & hồ sơ tuân thủ.