Chứng chỉ: mẫu và đợt cấp

Ngoài chứng chỉ tự động khi học viên hoàn thành khoá học, tổ chức có thể tự cấp chứng chỉ cho một nhóm người vào một dịp bất kỳ: công ty trao danh hiệu "Nhân viên xuất sắc quý III", nhà trường trao giấy khen "Học sinh tiêu biểu học kỳ I". Mỗi lần cấp như vậy là một đợt cấp, luôn đi qua duyệt của một người khác trước khi chứng chỉ được phát hành.

Mọi màn hình nằm ở nhóm menu Chứng chỉ của trang quản trị:

Màn hình	Dùng để
Mẫu chứng chỉ	Thiết kế mặt chứng chỉ: ảnh nền, vị trí các dòng chữ, chữ ký, mã QR
Đợt cấp chứng chỉ	Soạn đợt cấp, gửi duyệt, duyệt, theo dõi phát hành
Chứng chỉ	Tra cứu mọi chứng chỉ đã cấp (khoá học và đợt cấp), thu hồi từng bản

Phía người nhận: Chứng chỉ.

Ai làm được gì

Việc	Quyền	Vai được cấp sẵn
Xem đợt cấp	view_any_certificate_award	Quản lý đào tạo (training_manager), Nhân sự / đào tạo (hr_admin), Giáo vụ (academic_officer)
Soạn, gửi duyệt, rút lại, huỷ	create_certificate_award	như trên
Duyệt hoặc trả lại	approve_certificate_award	như trên
Thu hồi cả đợt	revoke_any_certificate	Quản lý đào tạo (training_manager)

Quản trị viên (admin) có mọi quyền. Muốn tách người soạn và người duyệt (ví dụ giáo viên soạn, hiệu trưởng duyệt), cấp create_certificate_award và approve_certificate_award cho hai vai khác nhau ở Vai trò và phân quyền.

Người gửi không tự duyệt được

Người đã bấm Gửi duyệt không thể duyệt hay trả lại chính đợt đó, kể cả quản trị viên. Mỗi đợt cần ít nhất hai người: một người gửi, một người duyệt. Tổ chức chỉ có một tài khoản quản trị thì cần thêm một người có quyền duyệt trước khi cấp được đợt nào.

Mẫu chứng chỉ

Chứng chỉ → Mẫu chứng chỉ. Ngoài bốn dòng có sẵn (tên người nhận, tên thành tích, ngày cấp, mã chứng chỉ), mẫu có thêm các ô tuỳ chọn:

Ô	In nội dung gì
Mô tả / lý do	Lý do của đợt cấp, ví dụ "Vì thành tích học tập xuất sắc"
Ghi chú riêng người nhận	Dòng riêng của từng người, ví dụ "Giải Nhất môn Toán"
Đơn vị cấp	Tên tổ chức tại thời điểm cấp
Ngày hết hạn	"Có hiệu lực đến …" nếu mẫu có thời hạn
Người ký 1, Người ký 2	Họ tên và chức vụ, gõ thẳng trong mẫu (mỗi thứ một dòng)
Ảnh: Chữ ký 1, Chữ ký 2	Ảnh chữ ký (nên dùng PNG nền trong suốt)
Ảnh: Mã QR xác thực	Quét bằng điện thoại để mở trang xác thực của chính chứng chỉ đó

Cách đặt vị trí giống nhau cho mọi ô: điền Vị trí Y thì ô hiện ra, để trống Y thì ô bị ẩn. Vị trí X để trống (hoặc 0) nghĩa là căn giữa ngang. Ô xem trước bên phải cập nhật ngay khi bạn sửa.

Mẫu đang dùng không bị ảnh hưởng

Các ô mới đều để trống khi bạn mở một mẫu cũ, nên chứng chỉ đã cấp từ mẫu đó vẫn hiển thị y như trước. Chỉ khi bạn đặt vị trí cho ô nào thì ô đó mới xuất hiện.

Ô nào không có nội dung thì không được in, kể cả khi đã đặt vị trí. Ví dụ chứng chỉ hoàn thành khoá học không có "Mô tả / lý do", nên dùng chung một mẫu cho cả khoá học lẫn đợt cấp vẫn không thừa dòng trống.

Quy trình một đợt cấp

Nháp ──gửi duyệt──► Chờ duyệt ──duyệt──► Đã duyệt ──phát hành xong──► Đã cấp
  ▲                    │
  └──sửa, gửi lại── Bị trả lại (kèm lý do)

1. Soạn đợt

Đợt cấp chứng chỉ → Tạo mới. Điền:

• Danh hiệu / tên chứng chỉ: in lên chứng chỉ ở dòng "Tên thành tích".
• Mô tả / lý do (tuỳ chọn).
• Mẫu chứng chỉ.
• Ngày ghi trên chứng chỉ (tuỳ chọn): để trống thì dùng ngày duyệt. Có thể chọn một ngày đã qua (ví dụ 20/11), không chọn được ngày trong tương lai.
• Báo cho người nhận khi cấp: bật thì mỗi người nhận được chuông và email có liên kết tới chứng chỉ (email không đính kèm PDF).

2. Thêm người nhận

Ở trang xem đợt, bảng Người nhận có ba cách thêm:

Nút	Dùng khi
Thêm người nhận	Chọn từng người
Thêm theo nhóm / lớp / phòng ban	Chọn nhóm người dùng, lớp offline, đơn vị hoặc chức danh (doanh nghiệp), lớp hoặc nhóm học (trường phổ thông). Chỉ thêm thành viên, không thêm giáo viên hay người phụ trách
Nhập từ file	File CSV hoặc Excel có cột Email (bắt buộc) và Ghi chú (tuỳ chọn, in riêng cho từng người), tối đa 2.000 dòng

Ô Ghi chú riêng khi thêm theo cách 1 và 2 áp dụng cho mọi người được chọn trong lần đó.

Một người được thêm nhiều lần (qua cả lớp lẫn file) chỉ được tính một lần.

Người không có tài khoản không nhận được chứng chỉ

Chứng chỉ gắn với tài khoản người dùng. Khi thêm cả lớp, học sinh chưa được cấp tài khoản (thường gặp ở tiểu học) bị bỏ qua, và màn hình báo rõ "N người không có tài khoản nên không thể nhận chứng chỉ". Khi nhập file, email không khớp tài khoản nào được liệt kê lại; hệ thống không tự tạo tài khoản. Hãy cấp tài khoản cho các em trước, rồi thêm lại.

3. Gửi duyệt

Nhấn Gửi duyệt. Từ lúc này nội dung và danh sách người nhận bị khoá. Mọi người có quyền duyệt (trừ người gửi) nhận chuông báo.

Muốn sửa khi đang chờ duyệt: người gửi nhấn Rút lại để sửa, đợt về trạng thái Nháp.

4. Duyệt hoặc trả lại

Người duyệt mở đợt, kiểm nội dung và danh sách, rồi nhấn:

• Duyệt: chứng chỉ bắt đầu được phát hành.
• Trả lại: bắt buộc ghi lý do. Người gửi nhận chuông kèm lý do, sửa, rồi gửi lại.

Nếu trong lúc bạn đang xem, đợt bị người khác rút lại hoặc sửa, thao tác duyệt sẽ bị từ chối với thông báo "Đợt cấp đã được người khác xử lý hoặc sửa". Tải lại trang để xem bản mới nhất. Nhờ vậy bạn luôn duyệt đúng nội dung mình đang thấy.

5. Phát hành

Sau khi duyệt, hệ thống cấp chứng chỉ cho từng người ở chế độ nền. Trang đợt hiện Tiến độ phát hành: Đã cấp x / N. Khi đủ người, đợt chuyển sang Đã cấp.

• Người nhận có tài khoản bị xoá sau khi duyệt sẽ bị bỏ qua (cột Bỏ qua ghi lý do).
• Cột Chứng chỉ trong bảng người nhận có mã chứng chỉ, nhấn để mở trang xác thực.
• Nếu tiến độ đứng yên lâu, nhấn Chạy lại phát hành. Thao tác này chỉ cấp cho người còn thiếu, không cấp trùng. Hệ thống cũng tự thử lại định kỳ.

Sau khi cấp

Nút	Tác dụng
Thu hồi cả đợt	Mọi chứng chỉ của đợt mất hiệu lực với một lý do chung: trang xác thực ghi "Đã thu hồi", PDF và ảnh không tải được nữa. Chỉ dùng được khi đợt đã Đã cấp xong. Chứng chỉ đã bị thu hồi lẻ từ trước giữ nguyên lý do cũ
Nhân bản đợt	Tạo đợt Nháp mới cùng nội dung và người nhận (kèm ghi chú). Dùng khi cần cấp lại sau khi sửa sai

Thu hồi từng chứng chỉ riêng lẻ: Chứng chỉ → mở chứng chỉ → Thu hồi.

Sửa sai sau khi đã cấp

Đợt đã cấp không sửa được. Cách làm: Thu hồi cả đợt (ghi lý do), rồi Nhân bản đợt, sửa bản mới và gửi duyệt lại.

Chiến dịch email và chứng chỉ đợt cấp

Trong bộ lọc đối tượng của chiến dịch:

• Số chứng chỉ đã đạt chỉ đếm chứng chỉ hoàn thành khoá học. Người chỉ nhận chứng chỉ từ đợt cấp không bị tính là "đã tốt nghiệp".
• Số chứng chỉ từ đợt cấp (khen thưởng) đếm riêng chứng chỉ từ đợt cấp.