Kho tri thức: đọc, tìm và hỏi

Kho tri thức là nơi tổ chức giữ quy trình, chính sách và hướng dẫn nội bộ. Mỗi bài có một chủ bài chịu trách nhiệm giữ nó đúng, và hệ thống nói rõ bài nào vừa được xác nhận, bài nào cần xem lại. Trang này dành cho nhân viên: đọc bài, tìm, đặt câu hỏi, hỏi trợ lý AI và báo cho người viết biết kho còn thiếu gì.

Một dòng tóm tắt

Learnspace → Kho tri thức (/learnspace/knowledge) → chọn một không gian hoặc gõ vào ô Tìm trong kho tri thức. Bài có nhãn Cần rà soát vẫn đọc được, nhưng hãy kiểm lại với người phụ trách trước khi làm theo.

Viết bài, duyệt bài, thuật ngữ, xuất PDF: xem Soạn và giữ bài tri thức. Bài được HR giao bắt buộc đọc: xem Bài bắt buộc đọc.

Không gian và ai đọc được

Kho chia thành không gian (vd "Quy trình", "Hướng dẫn", "Câu hỏi thường gặp", "Bài học kinh nghiệm", hoặc một không gian riêng của một khối). Trang chủ kho chỉ liệt kê những không gian bạn đọc được.

Phạm vi của không gian	Ai đọc được
Mọi người trong tổ chức	Mọi người đã đăng nhập
Chỉ thành viên và đối tượng được chọn	Thành viên của không gian và những người thuộc đối tượng được chọn (vd một phòng ban, một vị trí, một nhóm). Người khác không thấy không gian này, kể cả khi có đường dẫn

Trong một không gian, mỗi người mang một vai:

Vai	Làm được gì
Người đọc	Đọc, tìm, đặt câu hỏi, bình chọn "hữu ích", báo sai, khai nhu cầu học
Người đóng góp	Như người đọc, cộng viết bản nháp của mình và gửi duyệt (hoặc xuất bản thẳng nếu không gian không đòi duyệt)
Biên tập / Chủ không gian	Viết và sửa mọi bài, duyệt bài, quản lý thuật ngữ và nhu cầu học

Không thấy một không gian mà đồng nghiệp nói là có? Bạn chưa thuộc đối tượng đọc của nó. Hỏi quản trị viên (người dựng không gian) để được thêm vào đối tượng đọc.

Không gian đã lưu trữ rời khỏi trang chủ kho nhưng vẫn mở được bằng đường dẫn cũ, với dòng thông báo "Không gian này đã được lưu trữ: vẫn đọc được, nhưng không thể viết hay sửa bài."

Đọc một bài

Trang không gian có tab Bài viết với Mục lục dạng cây (bài cha, bài con). Mở một bài, bạn thấy:

• Chủ bài, Tác giả và thời điểm cập nhật ở đầu bài. Chủ bài là người cần hỏi khi bài có vấn đề.
• Nhãn tin cậy (xem mục dưới).
• Tệp đính kèm ở cuối bài. PDF, Word, Excel, PowerPoint và ảnh xem được ngay trong trang; loại khác thì tải về.
• Thuật ngữ gạch chấm: lần đầu một thuật ngữ của không gian xuất hiện trong bài, nó được gạch chấm. Rê chuột, bấm, hoặc dùng phím Tab rồi Enter để xem định nghĩa; trên điện thoại, chạm để mở định nghĩa ở đáy màn hình.
• Phiên bản: danh sách các lần xuất bản và cập nhật. Bấm một phiên bản để xem nội dung lúc đó.
• Nút Tải PDF: bản in của bài, có ghi giờ xuất và đường dẫn tới bản mới nhất ở chân mỗi trang. Bản in có thể cũ đi; bản trên hệ thống mới là bản đúng.

Bài Đã lưu trữ không còn trong mục lục và mang dòng "Nội dung có thể đã cũ".

Nếu bài cũ đã được thay bằng một bài mới (người biên tập gộp hai bài trùng nhau), mở bài cũ — từ link đã lưu, kết quả tìm kiếm hay thông báo cũ — sẽ tự chuyển sang bài mới, và đầu bài mới ghi "Bài «…» đã được thay bằng bài này." Nếu bạn không đọc được bài mới (bài ở không gian hạn chế), bạn vẫn thấy trang lưu trữ của bài cũ như bình thường. Xem Thay bằng bài khác.

Nhãn tin cậy

Nhãn	Nghĩa là
Đã xác nhận · đến dd/mm/yyyy	Chủ bài hoặc biên tập đã xác nhận bài còn đúng, và lần xác nhận còn hạn tới ngày đó
Đã xác nhận kèm Không hết hạn	Bài được đặt không cần xác nhận lại định kỳ
Cần rà soát	Lần xác nhận đã hết hạn, hoặc ít nhất 3 người khác nhau đang báo bài này sai

Nhãn Cần rà soát cũng hiện ở mục lục và trong kết quả tìm kiếm. Bài vẫn đọc được; nhãn chỉ nói rằng chưa ai đảm bảo nó còn đúng.

Bài này hữu ích?

Cuối mỗi bài đã xuất bản có câu Bài này hữu ích? với hai nút Có / Không. Mỗi người một phiếu, bấm lại để đổi. Số phiếu giúp chủ bài và quản trị biết bài nào cần viết lại.

Báo sai

Thấy bài sai, cũ hoặc thiếu: bấm Báo sai → chọn lý do (Sai thông tin, Đã lỗi thời, Trùng bài khác, Thiếu thông tin) → ghi chú thêm nếu cần (tối đa 500 ký tự) → Gửi báo cáo.

• Chủ bài nhận thông báo ngay. Bài chưa có chủ thì chủ không gian nhận.
• Mỗi người chỉ có một báo cáo đang mở cho một bài ("Bạn đã báo sai bài này — chủ bài sẽ xử lý.").
• Bạn không tự đóng được báo cáo của mình. Khi chủ bài xử lý, bạn nhận thông báo "Báo sai của bạn đã được xử lý": hoặc Đã sửa kèm ghi chú đã sửa gì, hoặc Bỏ qua (chủ bài đã xem và không đổi bài).
• Khi 3 người khác nhau cùng đang báo sai một bài, bài chuyển sang Cần rà soát cho tới khi số báo cáo mở xuống dưới 3.

Tìm kiếm

Ô Tìm trong kho tri thức ở trang chủ kho tìm trong mọi không gian bạn đọc được (trừ không gian đã lưu trữ). Ô tìm ở trang một không gian chỉ tìm trong không gian đó. Gõ xong bấm Enter hoặc nút Tìm.

Kết quả gồm cả bài và câu hỏi của tab hỏi-đáp (nhãn Câu hỏi, thêm Đã có đáp án khi câu hỏi đã có câu trả lời được chấp nhận). Mỗi lần hiện 20 kết quả, Xem thêm để thêm 20, tối đa 100. Tiêu đề trùng từ khoá xếp cao hơn nội dung trùng từ khoá; tên tệp đính kèm cũng tìm được.

Gõ	Tìm
nghi phep hoặc nghỉ phép	Có dấu hay không dấu đều cho cùng kết quả
nghỉ	Mỗi từ khớp phần đầu của từ trong bài: nghỉ tìm ra cả "nghỉ phép", "nghỉ việc"
nghỉ phép năm	Nhiều từ: bài phải có đủ các từ (ở bất kỳ đâu trong bài)
"nghỉ phép năm"	Trong ngoặc kép: các từ phải đứng liền nhau đúng thứ tự, trong cùng tiêu đề, tóm tắt, một tên thẻ hoặc thân bài
tag:hoa-don	Chỉ bài và câu hỏi có thẻ đó. Tên thẻ viết thường, không dấu, nối bằng gạch ngang; cách dễ nhất là bấm chip #thẻ dưới một câu hỏi
space:quy-trinh	Chỉ trong không gian có đường dẫn đó (phần sau /learnspace/knowledge/ trên thanh địa chỉ)

Ghép được nhiều thứ trên, vd tag:thue "quyết toán".

Tìm kiếm không sửa lỗi gõ và không hiểu từ đồng nghĩa. Không ra gì thì thử từ ngắn hơn, bỏ bớt từ, hoặc hỏi trợ lý AI nếu tổ chức bật. Dòng "Kết quả có thể chưa đầy đủ" xuất hiện khi cụm trong ngoặc kép khớp quá nhiều bài; thêm từ khoá để thu hẹp.

Từ khoá bạn tìm được ghi nhật ký

Mỗi lượt tìm được ghi lại để quản trị biết kho còn thiếu gì. Báo cáo chỉ đưa ra những truy vấn mà ít nhất 2 người khác nhau tìm không ra (hoặc 3 người tìm mà không ai bấm kết quả), và bỏ hẳn những lượt tìm trong không gian hạn chế. Nhật ký tìm kiếm tự xoá sau một thời gian do quản trị đặt (mặc định 180 ngày). Lịch sử câu hỏi gửi trợ lý AI có hạn giữ riêng (xem Hỏi kho).

Hỏi-đáp trong không gian

Không gian bật hỏi-đáp có tab Hỏi-đáp (kèm số câu hỏi chưa trả lời). Đây là bảng tin riêng của không gian: người đọc được không gian thấy câu hỏi, trả lời và thả cảm xúc như ở bảng tin chung. Câu hỏi của các không gian bạn đọc được cũng hiện trên bảng tin chung của Learnspace.

Đặt câu hỏi: khối Đặt câu hỏi cho không gian này:

Ô	Ghi chú
Câu hỏi	Bắt buộc, tối đa 200 ký tự. Khi bạn gõ, hệ thống hiện "Có thể đã có lời giải — xem trước khi hỏi:" kèm tối đa 5 bài hoặc câu hỏi gần giống (mở ở tab mới)
Chi tiết	Không bắt buộc, tối đa 5000 ký tự. Chữ trơn, không chèn ảnh hay @nhắc tên ở ô này
Thẻ	Phân cách bằng dấu phẩy, tối đa 10 thẻ, mỗi thẻ tối đa 80 ký tự. Nên gắn thẻ: không có thẻ thì hệ thống không mời được chuyên gia

Bấm Đăng câu hỏi. Tác giả câu hỏi và biên tập của không gian sửa được thẻ sau đó (Sửa thẻ). Khi một câu trả lời được chấp nhận làm đáp án, câu hỏi mang nhãn Đã có đáp án và câu trả lời đó được tìm kiếm ưu tiên.

Không gian đã lưu trữ vẫn đọc được tab hỏi-đáp nhưng không nhận câu hỏi mới.

Chuyên gia và lời mời

Câu hỏi có thẻ được gửi tới tối đa 3 người có chuyên môn trùng thẻ, để câu hỏi không nằm chờ. Hệ thống biết ai giỏi gì từ ba nguồn: quản trị xác nhận, người đó tự khai, và đóng góp thật (bài đã xuất bản, câu trả lời được chấp nhận trong các không gian mở cho cả tổ chức). Mỗi người nhận tối đa 5 lời mời trong 24 giờ.

• Người được mời nhận thông báo "Bạn được mời trả lời một câu hỏi" và thấy câu hỏi trong khối Câu hỏi chờ bạn trên trang chủ Learnspace, nhãn Được mời. Bấm Bỏ qua nếu không trả lời được. Khối tự rút câu hỏi khi bạn đã bình luận hoặc câu hỏi đã có đáp án.
• Câu hỏi chưa ai trả lời sau một số ngày (mặc định 3) được báo cho chủ không gian, nhãn Leo thang.

Danh bạ chuyên gia (link trên trang chủ kho, /learnspace/knowledge/experts): gõ một thẻ để thấy ai hiểu chủ đề đó, nhãn Admin xác nhận, Tự khai hoặc Có đóng góp. Không gõ gì thì trang hiện Chủ đề có nhiều chuyên gia và Chuyên gia nổi bật. Người đã nghỉ việc không hiện.

Khối Chuyên môn của tôi trên trang đó: khai tối đa 10 thẻ, phân cách bằng dấu phẩy, rồi Lưu. Chỉ chọn được thẻ đã có trong kho; thẻ chưa có báo "Thẻ chưa có trong kho". Câu hỏi có thẻ trùng có thể được gửi tới bạn.

Hỏi kho (trợ lý AI)

Khi tổ chức bật AI cho kho tri thức, trang chủ kho có ô Hỏi kho tri thức ngay dưới ô tìm kiếm (hỏi trên mọi không gian bạn đọc được), và tab Bài viết của một không gian có ô Hỏi không gian này. Ô hỏi ẩn khi bạn đang xem kết quả tìm kiếm.

Gõ câu hỏi bằng lời thường (tối đa 500 ký tự), vd "Quy trình xin nghỉ phép thế nào?", rồi bấm Hỏi. Mỗi lần một câu hỏi, một câu trả lời; trợ lý không nhớ câu trước.

• Trợ lý chỉ trả lời từ những bài bạn đọc được. Hai người hỏi cùng một câu có thể nhận hai câu trả lời khác nhau, vì họ đọc được những không gian khác nhau.
• Mỗi ý trong câu trả lời kèm số trích dẫn [1], [2]… Bấm số để mở bài nguồn. Dưới câu trả lời là danh sách Nguồn, mỗi nguồn kèm nhãn Đã xác nhận hoặc Cần xem lại.
• "Câu trả lời do AI tổng hợp — hãy mở nguồn để kiểm tra." Câu trả lời không có nguồn nào hợp lệ thì không hiện.

Ô hỏi không xuất hiện khi: tổ chức chưa bật AI cho kho, không gian đó không được đưa vào AI (không gian hạn chế mặc định không), trợ lý chưa lập chỉ mục bài nào ở đó (thường ngay sau khi vừa bật; thử lại sau ít phút), hoặc tổ chức tắt tính năng này trong bảng giá AI.

"Chưa có trong kho tri thức" → Hỏi chuyên gia

Khi kho chưa có bài trả lời được, trợ lý nói thẳng "Chưa có trong kho tri thức", kèm nút Hỏi chuyên gia:

1. Ở trang chủ kho, chọn không gian sẽ đăng câu hỏi ở ô Đăng vào không gian. Ở trang một không gian, câu hỏi đi vào chính không gian đó.
2. Dòng Người có thể trả lời: liệt kê những người hệ thống sẽ mời, kèm thẻ khớp. Không có ai thì có lời nhắc gắn thẻ cho câu hỏi.
3. Bấm Hỏi chuyên gia: tab Hỏi-đáp mở với form đã điền sẵn câu hỏi (và thẻ, nếu suy ra được). Không có gì được đăng tự động: bạn xem lại, thêm chi tiết rồi bấm Đăng câu hỏi.

Bước này không gọi AI và không trừ thêm tín dụng.

Tín dụng AI

Mỗi câu hỏi trừ tín dụng AI trong ví của chính bạn, theo giá tổ chức đặt.

• Dịch vụ AI lỗi: "Dịch vụ AI đang tạm lỗi. Bạn không bị trừ tín dụng — vui lòng thử lại sau ít phút."
• Hết tín dụng hoặc hỏi quá nhanh: hệ thống báo và không gọi AI; có nút nạp ví nếu tổ chức bán gói tín dụng.
• Câu hỏi không tìm được nguồn nào vẫn tốn một phần nhỏ (ít nhất 1 credit), vì hệ thống đã phải tra chỉ mục.

Câu hỏi của bạn được ghi vào nhật ký giống một lượt tìm kiếm (xem khung "Từ khoá bạn tìm được ghi nhật ký" ở trên). Câu hỏi chạm tới bài của không gian hạn chế không bao giờ vào báo cáo.

Ngoài ra, hệ thống giữ câu hỏi và câu trả lời của bạn làm lịch sử Hỏi kho (không lưu chữ của bài nguồn), trong số ngày quản trị viên đặt (mặc định 180 ngày; quản trị có thể đặt để không lưu lịch sử), rồi tự xoá hằng ngày. Dù vậy, đừng gõ thông tin cá nhân nhạy cảm vào ô hỏi.

Nhu cầu học

Kho thiếu bài về một chủ đề bạn cần? Khai nhu cầu học để người viết biết, và bình chọn cho nhu cầu người khác đã khai.

• Trong một không gian: tab Nhu cầu. Trên trang chủ kho: link Nhu cầu học (/learnspace/knowledge/needs) gom nhu cầu của mọi không gian bạn đọc được, lọc được theo không gian, trạng thái, Tôi khai và Tôi đang nhận.
• Khai nhu cầu (trong tab của không gian): Chủ đề cần bài, Mô tả (không bắt buộc), Thẻ (tối đa 5). Bạn tự có phiếu đầu tiên. Tối đa 10 nhu cầu mỗi giờ.
• Tôi cũng cần để bình chọn, bấm lại (Rút phiếu) để rút. Danh sách xếp theo số người cần.
• Bạn sửa được nhu cầu mình khai khi nó còn Mở.

Trạng thái	Nghĩa là
Mở	Chưa ai nhận viết
Đã nhận	Một người viết đã nhận (":name đang viết")
Đã có bài	Đã có kết quả: một bài tri thức hoặc một khoá học. Kết quả hiện kèm link nếu bạn mở được; bài nằm ở không gian bạn không đọc được thì chỉ hiện "Kết quả ở một không gian bạn không truy cập được"
Đã từ chối	Chủ hoặc biên tập không gian từ chối, kèm lý do
Đã gộp	Trùng một nhu cầu khác; phiếu của bạn đã chuyển sang nhu cầu đó

Người khai nhận thông báo (chuông) khi nhu cầu được nhận viết, bị từ chối hoặc được gộp. Khi nhu cầu có kết quả, người khai và mọi người đã bình chọn đều được báo.

Trên trang chủ Learnspace

Những khối sau tự hiện khi bạn có việc liên quan tới kho tri thức:

Khối	Hiện khi
Câu hỏi chờ bạn	Bạn được mời trả lời, hoặc câu hỏi trong không gian bạn làm chủ đã leo thang
Bài cần bạn xác nhận, Báo sai cần xử lý, Bài chờ bạn duyệt	Bạn là chủ bài hoặc biên tập. Xem Soạn và giữ bài tri thức
Nhu cầu tôi đã nhận viết, Nhu cầu chờ ở không gian tôi phụ trách	Bạn đang nhận viết, hoặc là chủ/biên tập của không gian có nhu cầu đang mở

Bài được giao bắt buộc đọc thì không nằm ở đây mà ở trang Đào tạo được giao và trong lời nhắc hạn: xem Bài bắt buộc đọc.