Tài khoản: tự đăng ký và trần người dùng

Hai câu hỏi người quản trị hay gặp khi tổ chức bắt đầu có nhiều người: ai được tự tạo tài khoản, và tổ chức được có tối đa bao nhiêu tài khoản. Trang này nói cả hai, cùng với việc bắt buộc nhân viên đăng nhập bằng tài khoản công ty (SSO) và chuyện ngôn ngữ giao diện của từng người.

Một dòng tóm tắt

Bật/tắt tự đăng ký: Cài đặt > Chung > Tài khoản > ô Cho phép tự đăng ký tài khoản. Xem đã dùng bao nhiêu chỗ: dòng Đã dùng N/M tài khoản ngay dưới tiêu đề danh sách Người dùng.

Tự đăng ký tài khoản

/admin > Cài đặt > Chung > tab Tài khoản > ô Cho phép tự đăng ký tài khoản. Mặc định bật.

Tắt ô này khi tài khoản do tổ chức cấp (nhập danh sách, đăng nhập Google hoặc Microsoft của tổ chức). Khi tắt:

• Ai mở trang đăng ký sẽ được chuyển về trang đăng nhập, kèm lời báo: "Tổ chức này không mở đăng ký tự do. Vui lòng liên hệ quản trị viên để được cấp tài khoản."
• Link Đăng ký biến khỏi trang đăng nhập và thanh điều hướng.
• Người đang mở sẵn form đăng ký từ trước cũng không gửi được.
• Người đã có tài khoản vẫn đăng nhập bình thường; bạn vẫn tạo tài khoản tay và nhập danh sách như trước.

Đăng nhập Google và Microsoft có cài đặt riêng

Ô này không quyết định việc đăng nhập Google hay Microsoft tự tạo tài khoản. Mỗi bên có cờ tự tạo tài khoản riêng trong khối cấu hình của nó (Đăng nhập bằng Google, Đăng nhập bằng Microsoft). Muốn đóng hẳn đường tự vào thì tắt cả ba (hoặc giới hạn tên miền email của từng bên về tên miền công ty).

Tổ chức doanh nghiệp: tổ chức tạo mới bằng hồ sơ Doanh nghiệp (đào tạo nội bộ) có ô này tắt sẵn. Tổ chức doanh nghiệp tạo từ trước thì không tự đổi, người quản trị phải tắt tay.

Cần quyền cấu hình tài khoản (configure_accounts) để đổi ô này. Cùng tab Tài khoản còn hai ô nữa, xem ngay dưới đây.

Vai trò mặc định cho người dùng mới

/admin > Cài đặt > Chung > tab Tài khoản > ô Vai trò mặc định cho người dùng mới. Để trống nghĩa là subscriber (người học).

Vai trò này được gán cho:

• tài khoản tự đăng ký;
• tài khoản tạo tự động khi đăng nhập SSO (Google, Microsoft) lần đầu;
• tài khoản tạo khi nhập nhân viên của tổ chức doanh nghiệp;
• tài khoản mới được tạo khi nhập danh sách: nhập học viên vào lớp, nhập thành viên vào nhóm, và nhập người dùng khi ô Vai trò của dòng đó để trống.

Tài khoản bạn tạo tay ở Người dùng thì không theo ô này: bạn tự tick vai trò trên form. Xem Người dùng và nhóm.

Danh sách chọn gồm mọi vai trò của tổ chức trừ super_admin.

Đừng chọn vai trò quản trị

Chọn admin, panel_user hay một vai trò nghiệp vụ ở đây nghĩa là mọi người tự đăng ký đều nhận vai trò đó. Với tổ chức mở đăng ký tự do, đây là một cánh cửa vào trang quản trị cho bất kỳ ai. Gần như mọi tổ chức nên để trống (người học).

Cho phép người dùng tự đổi họ tên

/admin > Cài đặt > Chung > tab Tài khoản > công tắc Cho phép người dùng tự đổi họ tên. Mặc định bật.

Tắt khi họ tên do tổ chức quản lý, ví dụ trường học quản lý hồ sơ học sinh, hoặc doanh nghiệp lấy họ tên từ hồ sơ nhân sự. Khi tắt:

• Ở trang hồ sơ của người dùng, hai ô họ và tên bị khoá, không sửa được.
• Người dùng vẫn sửa được ảnh đại diện và số điện thoại.
• Quản trị viên có quyền sửa người dùng vẫn đổi họ tên hộ ở Người dùng.

Trường K12

Họ tên học sinh trên hồ sơ nhà trường và họ tên trên tài khoản đăng nhập là hai chỗ lưu riêng. Tắt công tắc này giữ cho học sinh không tự sửa tên tài khoản, nhưng không tự đồng bộ hai chỗ với nhau.

Bắt buộc đăng nhập bằng SSO theo domain

Khi công ty đã cho nhân viên đăng nhập bằng Google hoặc Microsoft, bạn có thể buộc mọi người có email thuộc tên miền công ty chỉ được vào bằng đường đó. Lý do chính: người nghỉ việc bị công ty khoá tài khoản trên Google hoặc Microsoft, nhưng nếu họ còn mật khẩu riêng trên LMS thì mật khẩu đó vẫn là cửa sau để vào. Bật mục này là đóng cửa sau ấy.

/admin > Cài đặt > Chung > tab Tài khoản > ô Domain bắt buộc đăng nhập bằng SSO. Mặc định để trống (không bắt buộc ai). Cần quyền cấu hình tài khoản (configure_accounts).

Gõ tên miền rồi nhấn Enter (hoặc Tab, dấu phẩy, dấu cách) để thêm. Mỗi tên miền viết không có @, ví dụ congty.vn. Hệ thống tự chuyển về chữ thường và bỏ tên miền trùng; giá trị có @, có khoảng trắng hoặc không có dấu chấm bị từ chối kèm lời báo.

Cách hoạt động

Với người có email thuộc một tên miền trong danh sách:

• Không đăng nhập được bằng email và mật khẩu ở mọi cổng của tổ chức (/login, /admin/login, /trainer/login, /manager/login, /teacher/login), kể cả khi mật khẩu đúng. Họ nhận lời báo: "Tài khoản thuộc domain này đăng nhập bằng SSO của công ty. Dùng nút đăng nhập bằng Google hoặc Microsoft trên trang đăng nhập."
• Không xin được link đặt lại mật khẩu ở trang Quên mật khẩu?, nhận cùng lời báo như trên.
• Vẫn đăng nhập bình thường bằng nút Đăng nhập bằng Google hoặc Đăng nhập bằng Microsoft.

Tên miền được so nguyên văn phần sau @, không phân biệt hoa thường. Khai congty.vn thì an@congty.vn bị buộc, nhưng an@hn.congty.vn thì không: tên miền con phải khai riêng. Người có email ngoài danh sách (ví dụ cộng tác viên dùng Gmail cá nhân) vẫn đăng nhập bằng mật khẩu như cũ.

Nếu tổ chức chưa có đăng nhập SSO nào dùng được, lời báo đổi thành: "Tài khoản thuộc domain này đăng nhập bằng SSO của công ty, nhưng đăng nhập SSO chưa được cấu hình. Vui lòng liên hệ quản trị viên."

Thứ tự bật

Làm đúng thứ tự này để không ai bị khoá ngoài:

1. Cấu hình đăng nhập bằng Google hoặc đăng nhập bằng Microsoft (bên nào công ty dùng), bấm Lưu.
2. Mở trang đăng nhập trong cửa sổ ẩn danh, đăng nhập thử bằng nút SSO với một tài khoản thuộc đúng tên miền sắp khai. Vào được thì mới đi tiếp.
3. Quay lại tab Tài khoản, khai tên miền vào ô Domain bắt buộc đăng nhập bằng SSO, bấm Lưu.

Cảnh báo vàng dưới ô nhập

Nếu bạn khai tên miền trong khi chưa có đăng nhập SSO nào dùng được (Google SSO hoặc Microsoft SSO chưa bật hoặc chưa cấu hình đủ), dưới ô hiện cảnh báo màu vàng: "Chưa có đăng nhập SSO nào dùng được (Google SSO hoặc Microsoft SSO chưa bật hoặc chưa cấu hình đủ). Lưu lúc này thì nhân viên thuộc các domain trên không đăng nhập được cho tới khi SSO được cấu hình."

Hệ thống vẫn cho lưu (bạn có thể khai tên miền trước rồi cấu hình SSO ngay sau), nhưng trong khoảng giữa đó nhân viên thuộc tên miền ấy không vào được bằng cách nào. Cảnh báo chỉ kiểm có ít nhất một bên dùng được; nó không biết nhân viên của bạn dùng Google hay Microsoft. Vì vậy bước 2 ở trên (đăng nhập thử) là bắt buộc, không thay được bằng việc nhìn cảnh báo.

Những gì không bị chặn

• Người đang đăng nhập sẵn từ trước khi bạn lưu: không bị đăng xuất. Luật áp từ lần đăng nhập kế tiếp của họ.
• Đội hỗ trợ nền tảng vào tổ chức của bạn để hỗ trợ (đi đường riêng, không qua trang đăng nhập).
• Link đặt mật khẩu trong email tài khoản mới (email gửi khi nhập danh sách từ Excel, khi ghi danh khách...) vẫn mở được và người nhận vẫn đặt được mật khẩu. Nhưng mật khẩu đặt xong không dùng được để đăng nhập vì trang đăng nhập chặn, nên cửa sau không mở lại. Nhân viên cứ bỏ qua bước đặt mật khẩu và đăng nhập bằng nút SSO.

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên báo "không đăng nhập được bằng mật khẩu nữa". Đó là đúng ý: email của họ thuộc tên miền đã khai. Hướng dẫn họ bấm nút Đăng nhập bằng Google hoặc Đăng nhập bằng Microsoft ngay dưới form đăng nhập, dùng tài khoản công ty. Lần đầu bấm, LMS tự gắn tài khoản công ty vào tài khoản LMS có cùng email, nên dữ liệu học tập giữ nguyên. Nếu nút SSO báo lỗi thì xem phần câu hỏi thường gặp ở trang Google hoặc Microsoft.

Tôi (quản trị viên) tự khoá mình ngoài. Hay gặp khi email của chính quản trị viên thuộc tên miền vừa khai mà đăng nhập SSO chưa chạy. Cách gỡ:

• Nếu bạn vẫn còn một phiên đăng nhập đang mở ở trình duyệt khác: vào tab Tài khoản, xoá tên miền, Lưu.
• Đăng nhập bằng một tài khoản quản trị khác có email ngoài tên miền đó, rồi xoá tên miền. Nên giữ sẵn một tài khoản quản trị như vậy (ví dụ email cá nhân của người phụ trách) trước khi bật mục này.
• Không có cách nào ở trên: liên hệ đội hỗ trợ nền tảng. Họ vào được tổ chức của bạn bằng đường hỗ trợ (không bị luật này chặn) và xoá tên miền giúp.

Email tài khoản mới có link đặt mật khẩu, nhân viên đặt xong vẫn không đăng nhập được. Đúng như thiết kế (xem mục trên). Mật khẩu đó không dùng được; nhân viên đăng nhập bằng nút SSO. Nên dặn trước nhân viên rằng không cần đặt mật khẩu ở email đó.

Công ty có nhiều tên miền thì sao? Khai đủ từng tên miền (công ty con, tên miền cũ, tên miền con như hn.congty.vn). Tên miền nào không khai thì người thuộc tên miền đó vẫn dùng được mật khẩu.

Trần người dùng

Mỗi tổ chức có thể có số tài khoản tối đa theo gói đã mua. Con số này do quản trị nền tảng đặt, tổ chức không tự đổi được.

Xem đã dùng bao nhiêu

Danh sách Người dùng trong /admin hiện dòng Đã dùng N/M tài khoản ngay dưới tiêu đề. Từ 90% trở lên dòng này chuyển màu cảnh báo kèm chữ sắp hết chỗ; dùng hết thì hiện đã hết chỗ.

Tổ chức không có trần (gói không giới hạn, hoặc quản trị nền tảng để trống) thì dòng này không hiện và không có giới hạn nào.

Cách đếm:

• Đếm mọi tài khoản chưa bị xoá. Xoá một tài khoản là trả lại một chỗ.
• Tài khoản của đội hỗ trợ nền tảng (dùng để vào hỗ trợ tổ chức của bạn) không chiếm chỗ.

Khi hết chỗ

Mọi đường tạo tài khoản mới đều bị chặn, có lời báo:

Đường tạo	Điều xảy ra
Tạo tài khoản trong danh sách Người dùng	Thông báo Đã hết chỗ tài khoản, không tạo, form giữ nguyên
Nhập danh sách (người dùng, thành viên nhóm, học viên lớp, nhân viên doanh nghiệp, giáo viên K12)	Dòng vượt trần thành dòng lỗi kèm lý do gói hiện tại cho phép tối đa ... tài khoản và đã dùng hết chỗ; các dòng đã nhập trước đó giữ nguyên
Tự đăng ký	Trang đăng ký chuyển về đăng nhập, báo "Tổ chức này đã hết chỗ tài khoản. Vui lòng liên hệ quản trị viên."
Đăng nhập Google hoặc Microsoft lần đầu (tự tạo tài khoản)	Về trang đăng nhập, báo tổ chức đã hết chỗ. Người đã có tài khoản vẫn đăng nhập Google, Microsoft bình thường

Chỉ tạo mới bị chặn: người đã có tài khoản vẫn đăng nhập và học như thường.

Làm gì khi hết chỗ

Hai cách: xoá những tài khoản không còn dùng (mỗi tài khoản xoá trả lại một chỗ), hoặc liên hệ quản trị nền tảng để nâng gói.

Trần hiện tại, số chỗ đã dùng và hạn dùng của gói xem ở tab Gói dịch vụ (Cài đặt > Chung). Từ 90% chỗ trở lên, quản trị viên còn thấy banner cảnh báo ở đầu mọi trang quản trị. Xem Gói dịch vụ và hạn dùng.

Vài luồng tự tạo tài khoản chưa có lời báo riêng

Một số luồng tạo tài khoản ngầm cho khách (mua khoá không cần đăng nhập, trợ lý lộ trình AI, công cụ CV, đăng ký nhận tài liệu ở kho tài nguyên) cũng bị trần chặn, nhưng khách sẽ gặp trang lỗi chung thay vì một lời báo dễ hiểu. Nếu tổ chức bạn dùng các luồng này, hãy để ý con số Đã dùng N/M trước khi chạy chiến dịch.

Dành cho quản trị nền tảng

Trần đặt ở ô Số user tối đa trong hồ sơ tổ chức trên trang quản trị nền tảng. Ô này nay có hiệu lực thật: để trống là không giới hạn, điền một số là tổ chức không tạo được quá số tài khoản đó. Đổi gói ở form sửa hồ sơ không tự điền ô này; nút Đổi gói thì điền sẵn trần theo gói (vẫn sửa được). Xem Gói dịch vụ và hạn dùng. Nút tạo người dùng cho tổ chức trên trang quản trị nền tảng cũng bị chặn khi tổ chức đã hết chỗ.

Gỡ liên kết Google hoặc Microsoft

Khi một người đăng nhập bằng nút Đăng nhập bằng Google hoặc Đăng nhập bằng Microsoft, tài khoản ngoài đó được gắn vào tài khoản của họ trong hệ thống. Quản trị viên gỡ được liên kết này.

Khi nào cần gỡ: người đó đổi email trong hệ thống nhưng vẫn đăng nhập được bằng tài khoản Google/Microsoft cũ; tài khoản Google/Microsoft của họ bị lộ; hoặc gắn nhầm người.

Cách làm: Người dùng > mở người đó (hoặc dùng nút trên dòng của họ trong danh sách) > Gỡ liên kết SSO > tick Google, Microsoft hoặc cả hai > Gỡ liên kết. Nút chỉ hiện khi tài khoản đang có liên kết và bạn có quyền sửa người dùng.

• Gỡ liên kết không đổi email, mật khẩu hay vai trò của người đó.
• Mỗi lần gỡ được ghi vào Nhật ký kiểm toán với sự kiện Gỡ liên kết SSO, kèm người thực hiện và tài khoản đã gỡ.

Gỡ liên kết không chặn đăng nhập

Nếu người đó bấm lại nút Google/Microsoft với cùng email, hệ thống sẽ tự gắn lại. Muốn chặn hẳn, hãy đổi email của tài khoản hoặc xoá tài khoản.

Ngôn ngữ của từng người

Ngôn ngữ giao diện (Tiếng Việt hoặc English) được lưu theo từng tài khoản. Mỗi người tự chọn ở trang Cài đặt tài khoản trong Learnspace, hoặc bằng link đổi ngôn ngữ trên thanh đầu trang; đăng nhập ở máy khác vẫn giữ lựa chọn đó.

Email và thông báo hệ thống gửi cho một người đi theo ngôn ngữ của người nhận, không theo ngôn ngữ của người bấm gửi. Ví dụ: HR dùng giao diện tiếng Việt giao đào tạo cho một nhân viên đã chọn English, thì lời nhắc hạn nhân viên đó nhận là tiếng Anh. Người chưa từng chọn ngôn ngữ nhận theo ngôn ngữ mặc định của hệ thống.

Xem phía người dùng: Hồ sơ & Tài khoản.

Xem thêm: Người dùng và nhóm (tạo, nhập, xoá tài khoản), Vai trò và phân quyền.