Appearance
Bật và cấu hình tự điểm danh
Tự điểm danh cho học viên tự ghi có mặt ở buổi học của lớp: giảng viên mở điểm danh, chiếu một mã QR lên màn hình lớp, học viên quét bằng điện thoại. Kết quả ghi thẳng vào tờ điểm danh của buổi, giảng viên vẫn sửa tay được và luôn có tiếng nói cuối cùng.
Trang này dành cho người quản trị tổ chức. Cách giảng viên dùng trong buổi dạy xem Tự điểm danh bằng QR (giảng viên); cách học viên quét mã xem Tự điểm danh (học viên).
Vì sao có tính năng này
Gọi tên từng người tốn vài phút đầu giờ của mọi buổi. Mã QR đổi mỗi 20 giây nên ảnh chụp mã gửi vào nhóm chat chỉ dùng được trong chốc lát. Ba lớp kiểm tuỳ chọn đưa lượt đáng ngờ vào hàng chờ cho giảng viên xem lại: IP Wi-Fi của cơ sở, vị trí của điện thoại (với học viên dùng app) và gắn thiết bị (mỗi tài khoản một máy).
Bật tính năng
Cài đặt → Học tập, khối Tự điểm danh (/admin/settings/learning?tab=attendance_capture).
Công tắc Bật tự điểm danh mặc định tắt cho mọi tổ chức. Bật lên rồi bấm Lưu thì:
- Giảng viên thấy khối Tự điểm danh ngay dưới tờ điểm danh của mỗi buổi học.
- Học viên thấy mục Điểm danh trong nhóm Học tập của menu Learnspace (để nhập mã PIN).
Không thấy khối Tự điểm danh?
Khối chỉ hiện khi module tự điểm danh đang bật cho tổ chức và bạn có quyền cấu hình nó (xem dưới đây). Module có sẵn trong gói cấu hình của trung tâm đào tạo và doanh nghiệp; chưa thấy thì liên hệ nhà cung cấp dịch vụ.
Các thiết lập
Nhóm "Tự điểm danh bằng QR"
| Ô | Mặc định | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Bật tự điểm danh | Tắt | Công tắc chung của cả tổ chức. Xem Tắt tự điểm danh. |
| Tính đi muộn sau (phút) | 15 | Quét sau giờ bắt đầu buổi quá số phút này được ghi là Đi muộn. Mốc tính theo lúc quét mã, không theo lúc học viên bấm xác nhận. |
| Phiên mở trong (phút) | 20 | Phiên điểm danh tự đóng sau số phút này. Giảng viên gia hạn thêm hoặc đóng sớm được. |
| Mở phiên sớm nhất trước giờ học (phút) | 30 | Chỉ mở được điểm danh từ chừng này phút trước giờ bắt đầu buổi cho tới giờ kết thúc buổi, để tránh mở nhầm buổi của ngày khác. |
| Mặc định có mã PIN dự phòng | Tắt | PIN 6 số cho máy không quét được QR. PIN dễ lộ qua nhóm chat hơn QR nên mặc định tắt; giảng viên vẫn bật được khi mở phiên. |
Ba ô số nhận giá trị tới 240 phút.
Nhóm "Kiểm IP Wi-Fi của cơ sở"
Khi một phiên có kiểm IP, lượt quét từ địa chỉ IP ngoài các dải khai ở đây không bị từ chối: nó vào hàng chờ duyệt để giảng viên quyết định. Lý do: điện thoại rơi sang 4G, bật VPN hay iCloud Private Relay đều ra IP lạ dù học viên đang ngồi trong lớp.
| Ô | Mặc định | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Dải IP (CIDR) | trống | Mỗi mục một IP hoặc một dải, ví dụ 203.0.113.0/24 hoặc 2001:db8:1234::/48. Mục sai định dạng bị báo lỗi khi lưu. |
| Mặc định bắt kiểm IP | Tắt | Phiên mới mặc định có kiểm IP; giảng viên chọn lại được khi mở phiên. Chỉ bật được khi đã có ít nhất một dải IP. |
Cách lấy đúng dải IP:
- Mở khối này từ một máy đang nối Wi-Fi của cơ sở. Dòng mô tả của nhóm ghi "IP hiện tại của bạn: …": đó là IP mà hệ thống nhìn thấy từ mạng bạn đang dùng.
- Hỏi bộ phận IT hoặc nhà mạng dải IP công cộng của đường truyền, nhập cả dải thay vì một IP lẻ nếu đường truyền có nhiều IP.
Nhập cả dải IPv6
Điện thoại trên Wi-Fi thường đi ra Internet bằng IPv6. Chỉ khai dải IPv4 thì gần như cả lớp sẽ rơi vào hàng chờ. Thử bằng một điện thoại nối Wi-Fi cơ sở: mở khối này trên điện thoại (hoặc nhờ một học viên quét thử) để xem IP thật sự là IPv4 hay IPv6.
Nếu bạn xoá hết mọi dải IP, các phiên có kiểm IP không còn gì để so và cho mọi lượt quét đi qua bình thường. Ô Kiểm IP Wi-Fi của cơ sở khi mở phiên cũng chỉ hiện với giảng viên khi đã có dải IP.
Nhóm "Vị trí và thiết bị (app di động)"
Chỉ ứng dụng di động gửi được vị trí và mã máy; trình duyệt web thì không. Giống kiểm IP, lượt không qua vào hàng chờ để giảng viên duyệt, không bị từ chối.
| Ô | Mặc định | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Mặc định bật kiểm vị trí | Tắt | Phiên mới mặc định có Kiểm vị trí. Chỉ có hiệu lực khi giảng viên chọn một địa điểm lúc mở phiên. |
| Sai số vị trí tối đa | 100 m | Vị trí có sai số lớn hơn (GPS trong nhà, iPhone để "vị trí gần đúng") vào hàng chờ với lý do Vị trí không đủ chính xác. Nhận từ 10 đến 1000 m. Ngưỡng được chốt lúc giảng viên mở phiên: đổi giữa giờ không ảnh hưởng phiên đang chạy. |
| Gắn thiết bị cho buổi học | Tắt | Phiên của buổi học mặc định có Gắn thiết bị: mỗi tài khoản chỉ điểm danh từ một máy, mỗi máy chỉ cho một tài khoản. Xem Thiết bị đã gắn. Không áp dụng cho sự kiện (phiên của sự kiện luôn mặc định tắt, người mở phiên vẫn bật tay được). |
Cả hai mặc định đều chỉ là giá trị đặt sẵn: giảng viên chọn lại được cho từng phiên khi mở.
Học viên dùng web sẽ vào hàng chờ
Trình duyệt không gửi vị trí hay mã máy. Phiên có Kiểm vị trí hoặc Gắn thiết bị đưa mọi lượt quét từ web vào hàng chờ (lý do Không có vị trí / Không có mã máy). Chỉ bật hai mặc định này khi học viên của tổ chức đã dùng ứng dụng di động.
Địa điểm điểm danh
/admin → nhóm Đào tạo → Địa điểm điểm danh. Mỗi địa điểm là một tâm (toạ độ) và một bán kính; giảng viên chọn địa điểm khi mở phiên có Kiểm vị trí.
Tạo địa điểm:
- Bấm Tạo, nhập Tên địa điểm (ví dụ Cơ sở Cầu Giấy — tầng 3).
- Lấy toạ độ: mở Google Maps, bấm chuột phải vào đúng vị trí cơ sở, bấm dòng toạ độ đầu tiên trong menu để sao chép (ví dụ
21.0285, 105.8048). Số trước là Vĩ độ, số sau là Kinh độ: dán vào hai ô Vĩ độ và Kinh độ. - Bán kính (20–2000 m, mặc định 150 m): học viên ở trong bán kính này được tính là có mặt tại địa điểm. 150 m phù hợp một toà nhà.
- Để Đang dùng bật, rồi lưu.
Toạ độ (0, 0) bị từ chối: đó là giá trị mặc định của máy chưa có vị trí, không phải một địa điểm thật.
Khi so, hệ thống cộng thêm một phần sai số của điện thoại (tối đa 50 m) vào bán kính, nên học viên ngồi sát mép toà nhà không bị đẩy ra ngoài chỉ vì GPS lệch vài chục mét.
Tắt hoặc xoá địa điểm: tắt Đang dùng (hoặc xoá địa điểm) thì các phiên đang dùng địa điểm đó thôi kiểm vị trí, lượt quét sau đó không bị xét vị trí nữa. Giảng viên cũng không chọn được địa điểm đã tắt khi mở phiên mới. Trong tổ chức chưa có địa điểm nào đang dùng, ô Kiểm vị trí không hiện cho giảng viên.
Thiết bị đã gắn
/admin → nhóm Đào tạo → Thiết bị đã gắn (/admin/attendance-devices).
Khi một phiên bật Gắn thiết bị, lần điểm danh hợp lệ đầu tiên từ app sẽ gắn máy đó với tài khoản học viên. Từ đó tài khoản chỉ điểm danh được từ máy này, và máy này chỉ điểm danh được cho tài khoản này. Lượt từ máy khác vào hàng chờ với lý do Máy lạ hoặc Máy của tài khoản khác.
Trang liệt kê các máy đang gắn: Học viên, Nền tảng, Gắn từ, Dùng gần nhất, kèm nút Gỡ.
Khi học viên đổi điện thoại (hoặc gỡ cài đặt rồi cài lại app, vì app tự sinh mã máy mới khi cài lại): tìm học viên trong danh sách, bấm Gỡ rồi xác nhận. Lần quét hợp lệ kế tiếp của học viên từ một máy chưa gắn ai sẽ tự gắn máy mới. Không cần thao tác gì thêm.
Gỡ máy không đụng tới các lượt đang nằm trong hàng chờ: lượt chờ vì thiết bị vẫn cần giảng viên duyệt hoặc từ chối.
Hệ thống không lưu mã máy hay toạ độ
Hệ thống chỉ lưu một dạng băm của mã máy, cùng với khoảng cách tới địa điểm, sai số và cờ vị trí giả của từng lượt; không lưu toạ độ thô. Các bằng chứng này bị xoá cùng lượt điểm danh sau 180 ngày.
Ai cấu hình được
| Việc | Quyền | Cấp sẵn cho |
|---|---|---|
| Khối cài đặt Tự điểm danh | configure_attendance_capture | admin, training_manager |
| Trang Địa điểm điểm danh | view_any_attendance_site, view_attendance_site, create_attendance_site, update_attendance_site, delete_attendance_site | admin, training_manager |
| Trang Thiết bị đã gắn (xem và gỡ) | unbind_attendance_device | admin, training_manager |
Vai trò trainer (Giảng viên) không có sẵn quyền nào ở bảng trên. Muốn giao cho vai trò khác, gán quyền trong Vai trò — xem Vai trò và phân quyền.
Việc mở điểm danh cho một buổi không cần quyền cấu hình: ai điểm danh được buổi đó (giảng viên đang dạy lớp, hoặc người có quyền mark_attendance_batch_session) thì mở được.
Tắt tự điểm danh
Tắt công tắc rồi bấm Lưu:
- Mọi phiên đang mở bị đóng ngay. Màn chiếu trong lớp chuyển sang "Điểm danh đã đóng". Bật lại sau đó không làm sống lại phiên cũ; giảng viên phải mở phiên mới.
- Giảng viên không mở được phiên mới; khối Tự điểm danh dưới tờ điểm danh biến mất.
- Mục Điểm danh biến khỏi menu Learnspace của học viên. Mã QR hay PIN cũ đều báo không hợp lệ.
- Lượt đang nằm trong hàng chờ duyệt không xử lý được cho tới khi bật lại. Dòng đã ghi trên tờ điểm danh giữ nguyên, giảng viên vẫn sửa tay tờ điểm danh như thường.
Lưu ý trước khi dùng thật
- Thử một buổi trên máy chiếu thật: đứng cuối phòng, quét mã bằng cả iPhone lẫn Android.
- Nếu dùng kiểm IP, kiểm tra Wi-Fi cơ sở ra IPv4 hay IPv6 (xem cảnh báo ở trên).
- Nếu dùng kiểm vị trí, thử quét bằng app trong phòng học thật: GPS trong nhà thường sai số lớn hơn ngoài trời. Thấy nhiều lượt Vị trí không đủ chính xác thì cân nhắc nâng Sai số vị trí tối đa hoặc nhắc học viên bật vị trí chính xác (xem Tự điểm danh (học viên)).
Kiểm vị trí và gắn thiết bị chặn được gì
Nói thật để bạn đặt kỳ vọng đúng:
- Vị trí do app tự báo. Nó chặn được việc chuyển tiếp mã QR không cần kỹ thuật: học viên có mặt gửi link hoặc ảnh mã cho bạn ở nhà, bạn mở bằng app thì vị trí ở nhà rơi ra ngoài bán kính và lượt vào hàng chờ. Nó không chống được người cố tình giả vị trí bằng công cụ kỹ thuật. Cờ vị trí giả chỉ điện thoại Android báo được.
- iPhone để "vị trí gần đúng" gửi vị trí có sai số rất lớn, nên lượt vào hàng chờ với lý do Vị trí không đủ chính xác dù học viên đang ngồi trong lớp. App sẽ xin quyền vị trí chính xác tạm thời; học viên từ chối thì vẫn vào hàng chờ.
- Gắn thiết bị chặn một người cầm nhiều tài khoản điểm danh hộ cả nhóm trên cùng một máy. Nó không chặn chuyển tiếp mã: người vắng mở link bằng máy của chính mình là máy đã gắn hợp lệ. Lớp chặn việc đó là vị trí.
- Học viên dùng web không gửi được vị trí hay mã máy, nên vào hàng chờ khi phiên bật một trong hai.
- Giảng viên vẫn là người chốt tờ điểm danh: mọi lượt đáng ngờ chỉ vào hàng chờ, không bị từ chối thẳng.