Appearance
Mẫu email
Trang này dành cho người quản trị tổ chức: sửa nội dung các email hệ thống gửi đi (chào mừng, xác nhận ghi danh, đặt lại mật khẩu, xác nhận đơn hàng…) bằng trình soạn kéo-thả, chèn biến, xem trước và gửi thử.
Vào đâu
Marketing → Mẫu email (/admin/email-templates).
| Quyền | Cho gì |
|---|---|
view_any_email_template | Thấy danh sách mẫu |
update_email_template | Mở trình soạn, lưu, Xem trước, Gửi email thử, tải ảnh vào thư |
Theo bộ vai trò mặc định, chỉ Quản trị viên (admin, super_admin) có các quyền này. Muốn giao cho người khác (ví dụ Marketing) thì cấp thêm trong Vai trò — xem Vai trò và phân quyền.
Màn hình thuộc module Notifications. Module tắt thì mục menu biến mất.
Danh sách mẫu
Bạn không tạo mẫu mới ở đây: danh sách do hệ thống quyết định, mỗi mẫu gắn với một tình huống gửi cố định. Lần đầu mở trang, hệ thống tự tạo đủ các mẫu, mỗi mẫu hai bản — Tiếng Việt và English — với nội dung mặc định.
| Mẫu | Gửi khi |
|---|---|
| Email chào mừng | Người dùng mới có tài khoản (tài khoản tạo bằng nhập danh sách nhận mẫu Tài khoản được tạo qua nhập danh sách thay vì mẫu này) |
| Xác nhận ghi danh khoá học | Người học được ghi danh vào khoá |
| Đặt lại mật khẩu | Người dùng bấm "Quên mật khẩu" |
| Xác minh địa chỉ email | Cần xác minh email của tài khoản |
| Tài khoản được tạo qua nhập danh sách | Tài khoản sinh ra từ nhập danh sách — thư có liên kết đặt mật khẩu |
| Cấp chứng chỉ hoàn thành | Người học được cấp chứng chỉ |
| Nhắc thông báo chưa đọc | Người dùng có thông báo chưa đọc mà lâu không quay lại (cấu hình ở Chính sách email học viên) |
| Xác nhận đơn hàng | Đơn hàng thanh toán xong |
| Xác nhận đơn hàng + tài khoản mới | Đơn hàng thanh toán xong và hệ thống vừa tạo tài khoản cho người mua |
| Nhắc hoàn tất thanh toán | Đơn bỏ dở chưa thanh toán — xem Thu hồi đơn bỏ dở |
| Học thử sắp hết hạn, Hoàn thành phần học thử, Win-back sau học thử | Ba thư của chuyển đổi học thử |
Module khác có thể nộp thêm mẫu của mình; mẫu đó chỉ hiện khi module tương ứng đang bật cho tổ chức. Hiện có:
| Mẫu | Module |
|---|---|
| Đào tạo bắt buộc: sắp đến hạn, Đào tạo bắt buộc: đã quá hạn, Đào tạo bắt buộc: tổng hợp tuần cho quản lý | Đào tạo bắt buộc (doanh nghiệp) — xem Gán đào tạo |
| Năng lực theo vị trí: lời mời tự đánh giá, Năng lực theo vị trí: đã được đánh giá | Năng lực theo vị trí |
Cột trên danh sách: Khoá (tên mẫu), Tiêu đề, Ngôn ngữ, Đang dùng, Cập nhật lần cuối.
Sửa một mẫu
Bấm Sửa trên dòng mẫu. Form có hai khối:
Thông tin — Khoá và Ngôn ngữ chỉ để đọc; công tắc Đang dùng.
Nội dung email:
- Tiêu đề — dòng chữ người nhận thấy trong hộp thư. Bên dưới ô có gợi ý các biến dùng được, dạng
{{user.name}}. - Trình soạn kéo-thả — bảng Blocks bên phải mở sẵn. Kéo khối (chữ, nút, ảnh, cột…) vào thư. Nhóm Variables chứa các biến của riêng mẫu đó (ví dụ Tên người nhận, URL đặt lại mật khẩu, Mã đơn hàng): kéo vào là chèn đúng chỗ.
- Bấm Lưu.
Lúc lưu, hệ thống dựng lại thư hoàn chỉnh (kèm phần đầu/chân thư mang thương hiệu tổ chức). Nếu nội dung hỏng không dựng được, bạn nhận thông báo "Không thể biên dịch MJML: …" và thư không được lưu — sửa lại rồi lưu lần nữa.
Đừng đặt biến bên trong thuộc tính của khối
Biến dùng an toàn trong chữ của thư. Đặt biến vào ô thuộc tính (màu, độ rộng, đường dẫn ảnh…) có thể khiến thư bị dựng sai hoặc không gửi được. Liên kết của nút thì dùng biến URL có sẵn của mẫu.
Ảnh trong thư
Kéo khối ảnh vào rồi tải ảnh lên từ máy. Chỉ nhận file ảnh, tối đa 5 MB mỗi ảnh. Ảnh tải lên được lưu vào thư viện Media chung của tổ chức, nên dùng lại được ở nơi khác.
Xem trước và gửi thử
Hai nút ở đầu trang sửa:
- Xem trước — mở thư đã dựng với dữ liệu mẫu (tên, đường dẫn giả). Xem trước dùng nội dung đã lưu; sửa xong hãy lưu rồi mới xem.
- Gửi email thử — gửi thư (dữ liệu mẫu) tới email của chính bạn, tiêu đề có tiền tố
[TEST]. Thông báo "Đã gửi email thử đến …" xác nhận đã giao cho dịch vụ gửi thư. Lá thư thử cũng hiện trong Nhật ký email với chữ (thử) sau tên loại.
Công tắc "Đang dùng"
Tắt Đang dùng không chặn việc gửi email đó. Khi bản đang xét bị tắt, hệ thống lần lượt dùng:
- bản Tiếng Việt của cùng mẫu (nếu đang bật), rồi
- nội dung mặc định của hệ thống.
Tức là tắt một mẫu = quay về nội dung mặc định, không phải ngừng gửi. Muốn người học không nhận một loại thư đốc thúc, dùng Chính sách email học viên.
Mẫu dùng trong chiến dịch email
Chiến dịch email chọn mẫu từ chính danh sách này. Với chiến dịch thì khác: bước trỏ tới mẫu đã tắt (hoặc mẫu rỗng tiêu đề/nội dung) không gửi được. Trước khi tắt một mẫu để soạn lại, kiểm tra không chiến dịch đang chạy nào dùng nó.
Phiên bản
Mỗi lần lưu, hệ thống giữ lại một bản sao của mẫu. Hiện chưa có nút khôi phục bản cũ trên màn hình. Trước khi sửa lớn một mẫu quan trọng, hãy chép nội dung hiện tại ra ngoài để tự khôi phục khi cần.
Thương hiệu trong thư
Phần đầu và chân của mọi thư lấy tên và logo của tổ chức từ Cài đặt → Chung → Thương hiệu & trang chủ — xem Thương hiệu. Tên người gửi (From) theo tên tổ chức, hoặc theo Tên hiển thị nếu bạn dùng AWS SES riêng.
Email nào không sửa được ở đây
Không phải email nào cũng đi qua Mẫu email. Một số thư được dựng sẵn trong hệ thống và chưa sửa nội dung được từ màn hình này, ví dụ: nhắc học và thư tổng kết tuần, nhắc ôn tập, thư của yêu cầu học viên, sự kiện, lộ trình, chứng chỉ sắp hết hạn, báo cáo gửi theo lịch, cảnh báo vận hành gửi qua email. Các thư này vẫn mang tên và logo của tổ chức bạn.
Câu hỏi thường gặp
Sửa mẫu xong, thư gửi đi vẫn nội dung cũ? Kiểm tra bạn đã sửa đúng ngôn ngữ: mỗi mẫu có hai bản. Kiểm tra bản đó đang bật Đang dùng — tắt thì thư dùng bản tiếng Việt hoặc nội dung mặc định.
Gửi thử thành công nhưng không thấy thư? Xem thư mục Spam, rồi tra Nhật ký email. Nếu tổ chức dùng AWS SES riêng ở chế độ thử nghiệm (sandbox), SES chỉ gửi tới địa chỉ đã xác minh — xem Gửi email bằng AWS SES riêng.
Trong thư thử, chỗ tên người nhận bị trống? Thư thử dùng dữ liệu mẫu cố định của mẫu đó. Biến không có trong danh sách Variables của mẫu sẽ ra chuỗi rỗng — dùng đúng biến được liệt kê.