Cơ cấu tổ chức & hồ sơ nhân viên

Ba màn hình này là nền của mọi thứ còn lại: đợt gán đào tạo nhắm vào phòng ban và vị trí công việc, còn đơn từ đi theo quản lý trực tiếp. Sai cơ cấu thì gán sai người và đơn gửi nhầm chỗ.

Một dòng tóm tắt

/admin → nhóm Doanh nghiệp → Phòng ban (cây đơn vị, chỉ định trưởng) → Vị trí công việc (danh mục chức danh) → Nhân viên (mỗi người một hồ sơ gắn với tài khoản, khai quản lý trực tiếp và phân công).

Phòng ban

Cây đơn vị, không giới hạn số cấp (thực tế 2–4 cấp).

Trường	Ý nghĩa
Tên	Bắt buộc. Hiện ở mọi nơi chọn đơn vị.
Mã	Tuỳ chọn — mã nội bộ của công ty.
Đơn vị cha	Để trống = đơn vị gốc. Danh sách không cho chọn chính nó hay đơn vị con của nó.
Trưởng đơn vị	Người nhận trách nhiệm khi nhân viên trong nhánh mất quản lý trực tiếp (xem bên dưới).
Thứ tự	Số nhỏ hiện trước.

Không xoá được đơn vị đang dùng

Đơn vị còn đơn vị con hoặc còn người thì nút Xoá bị chặn. Muốn bỏ một phòng ban: chuyển người sang đơn vị khác trước, hoặc đổi tên/sáp nhập. Đây là bảo vệ có chủ đích — xoá đơn vị là thay đổi cơ cấu, không nên là hệ quả của một cú bấm.

Vị trí công việc

Danh mục chức danh phẳng (Kỹ sư kiểm thử, Trưởng phòng, Kế toán viên…). Dùng để:

• Gán đào tạo theo vị trí thay vì theo phòng ban (vd: mọi kế toán viên toàn công ty phải học Chuẩn mực kế toán mới).
• Hiển thị trong hồ sơ nhân viên và hồ sơ tuân thủ.
• Khai năng lực yêu cầu cho vị trí ở tab Năng lực yêu cầu trên trang sửa vị trí (khi tổ chức dùng tính năng này), xem Năng lực theo vị trí.

Hồ sơ nhân viên

Mỗi nhân viên là một hồ sơ gắn 1–1 với một tài khoản trong hệ thống. Tài khoản là để đăng nhập; hồ sơ nhân viên là để tổ chức — hai vòng đời tách nhau.

Nút Hồ sơ học tập trên từng dòng của danh sách Nhân viên và ở đầu trang sửa hồ sơ mở hồ sơ học tập của người đó: tuân thủ đào tạo bắt buộc, năng lực theo vị trí và các khoá đã học.

Trường	Ghi chú
Tài khoản	Bắt buộc, mỗi tài khoản chỉ có một hồ sơ nhân viên. Ô tìm kiếm chỉ chào tài khoản chưa có hồ sơ. Tài khoản do đăng nhập Google/Microsoft tạo lần đầu có thể được tự lập hồ sơ, xem Tài khoản đăng nhập SSO tự thành nhân viên.
Mã nhân viên	Tuỳ chọn nhưng không trùng. Bỏ trống được cho nhiều người.
Ngày vào làm	Dùng cho chính sách hạn "N ngày kể từ ngày vào làm".
Năm sinh	Tuỳ chọn. Năm có bốn chữ số, từ 1900 đến năm hiện tại. In vào cột Năm sinh của sổ theo dõi huấn luyện.
Nhóm huấn luyện ATVSLĐ	Tuỳ chọn. Nhóm 1 đến nhóm 6 theo Nghị định 44/2016. Để trống nếu chưa phân nhóm. Xem bên dưới.
Trạng thái	Đang làm việc / Tạm nghỉ / Đã nghỉ việc. Tạm nghỉ tạm dừng nghĩa vụ đào tạo của người đó (xem bên dưới).
Quản lý trực tiếp	Chọn trong số nhân viên còn làm việc. Quyết định ai duyệt đơn và ai nhận bản tổng hợp hằng tuần.
Phân công	Một hoặc nhiều dòng: đơn vị + vị trí, có một dòng đánh dấu chính.

Năm sinh và nhóm huấn luyện

Hai trường này phục vụ Sổ theo dõi huấn luyện theo Mẫu 11 Nghị định 44/2016: sổ in năm sinh của từng người và lọc được theo nhóm huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động.

Nhóm	Đối tượng
Nhóm 1	Người quản lý phụ trách công tác ATVSLĐ
Nhóm 2	Người làm công tác ATVSLĐ
Nhóm 3	Người làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ
Nhóm 4	Người lao động không thuộc các nhóm khác
Nhóm 5	Người làm công tác y tế
Nhóm 6	An toàn, vệ sinh viên

• Để trống không làm hỏng gì: người đó vẫn vào sổ, chỉ là cột Năm sinh trống và bộ lọc theo nhóm không tìm thấy họ.
• Danh sách Nhân viên có hai cột Năm sinh và Nhóm huấn luyện ATVSLĐ, ẩn sẵn; bật lên ở nút chọn cột của bảng để rà ai còn thiếu.
• Điền hàng loạt: dùng hai cột Năm sinh và Nhóm ATVSLĐ trong Nhập nhân viên từ Excel.

Kiêm nhiệm

Một người có thể thuộc nhiều đơn vị — kế toán kiêm hành chính là chuyện thường. Cách hệ thống xử lý:

• Đợt gán đào tạo quét mọi phân công: kiêm nhiệm phòng nào thì nhận đào tạo bắt buộc của phòng đó.
• Báo cáo và hồ sơ gom theo đơn vị chính (dòng đánh dấu chính) để mỗi người chỉ đếm một lần.
• Nếu bạn quên bật ô "chính", hệ thống tự lấy dòng cũ nhất làm chính khi lưu.

Tạm nghỉ: nghĩa vụ đào tạo tạm dừng

Dùng Tạm nghỉ cho người vẫn là nhân viên nhưng vắng mặt dài ngày (nghỉ thai sản, nghỉ dài hạn). Họ vẫn thuộc mọi đợt gán như trước, nhưng nghĩa vụ đào tạo chưa xong của họ tạm dừng:

• Không bị tính là quá hạn, không nhận lời nhắc, không có mặt trong bản tổng hợp gửi quản lý.
• Không tính vào tỷ lệ tuân thủ, nên người nghỉ không kéo tỷ lệ của phòng xuống.
• Nghĩa vụ hiện nhãn Tạm dừng (đang nghỉ). Nhân viên vẫn thấy nghĩa vụ của mình và vẫn xin miễn trừ hoặc xin gia hạn được.
• Đợt gán mới nhắm vào họ trong lúc nghỉ vẫn sinh nghĩa vụ, và nghĩa vụ đó sinh ra đã ở trạng thái tạm dừng.

Khi chuyển lại Đang làm việc, nghĩa vụ chạy tiếp và hạn tự dời thêm đúng số ngày đã nghỉ: nghỉ 30 ngày thì hạn lùi 30 ngày. Lời nhắc tính lại theo hạn mới. Nghĩa vụ không có hạn thì chỉ đơn giản là chạy tiếp.

Tạm nghỉ chỉ tác động tới nghĩa vụ đào tạo của chính người đó. Nếu họ đang là quản lý trực tiếp của ai đó thì vẫn là quản lý của nhóm mình như trước.

Mọi thay đổi đều có vết

Lúc dừng và lúc chạy lại đều được ghi vào nhật ký của nghĩa vụ, kể cả số ngày đã dời và hạn trước, hạn sau.

Nghỉ việc: chuyển trạng thái, đừng xoá

"Đã nghỉ việc" ≠ xoá hồ sơ

Chuyển trạng thái sang Đã nghỉ việc:

• Người đó biến khỏi mọi đợt gán mới và khỏi mẫu số báo cáo tuân thủ — tỷ lệ tuân thủ không bị "người ma" quá hạn kéo xuống.
• Ngừng mọi nhắc nhở gửi cho họ.
• Giữ nguyên tài khoản và toàn bộ lịch sử học — thứ bạn cần khi có tranh chấp hoặc kiểm tra.

Xoá hồ sơ chỉ dành cho bản ghi tạo nhầm. Còn khi tài khoản bị xoá (mềm) ở màn hình Người dùng, hồ sơ nhân viên tự động chuyển sang Đã nghỉ việc; khôi phục tài khoản thì không tự mở lại hồ sơ — bạn chủ động bật lại.

Trưởng đơn vị & đường leo thang

Đơn từ và bản tổng hợp hằng tuần đi theo quản lý trực tiếp. Nhưng có hai lỗ thường gặp: nhân viên chưa được khai quản lý, hoặc quản lý vừa nghỉ việc. Khi đó hệ thống dồn trách nhiệm lên trưởng đơn vị gần nhất tính từ đơn vị chính đi ngược lên cây.

Tình huống	Ai chịu trách nhiệm
Có quản lý trực tiếp còn làm việc	Chính người đó
Quản lý đã nghỉ việc / chưa khai	Trưởng đơn vị của phòng ban chính
Phòng ban chưa có trưởng	Trưởng của đơn vị cha, rồi cấp trên nữa
Cả nhánh không có trưởng nào	Không ai — đơn của người này sẽ không nộp được, và họ không xuất hiện trong bản tổng hợp nào

Rà "Quản lý đã nghỉ" định kỳ

Màn hình Nhân viên có bộ lọc Quản lý đã nghỉ: liệt kê người còn làm việc mà quản lý trực tiếp đã nghỉ. Sau mỗi đợt biến động nhân sự, bật bộ lọc này và gán lại quản lý mới — đó là chỗ chuỗi báo cáo hay đứt mà không ai để ý.

Quyền

Quyền	Cho phép
*_corp_org_unit	Xem/tạo/sửa/xoá phòng ban
*_corp_position	Xem/tạo/sửa/xoá vị trí công việc
*_corp_employee	Xem/tạo/sửa/xoá hồ sơ nhân viên
import_corp_employee	Nhập nhân viên từ Excel — quyền riêng, không đi kèm quyền sửa

Vai trò hr_admin có sẵn tất cả. Cấp thêm cho vai trò khác: Vai trò → chọn vai trò → tab Resources → nhóm tương ứng.