Appearance
Cảnh báo vận hành
Cảnh báo vận hành đẩy những sự kiện cần người xử lý — lead mới, thanh toán bị treo, đơn đã thu tiền mà giao hàng lỗi, mất kết nối Zalo, học viên vắng nhiều buổi… — tới đúng người ngay khi chúng xảy ra, thay vì chờ ai đó đăng nhập mới thấy. Kênh nhận có thể là phòng chat Mattermost của đội, hoặc chuông thông báo/email của những người giữ một vai trò.
Trang này dành cho người quản trị tổ chức.
Vào đâu
Cài đặt → Cảnh báo vận hành (/admin/alerts). Màn hình có ba tab:
| Tab | Dùng để | Quyền |
|---|---|---|
| Đích nhận | Khai nơi cảnh báo được gửi tới | *_alert_destination; nút Gửi thử cần thêm test_alert_destination |
| Luật cảnh báo | Chọn sự kiện nào gửi tới đích nào, ở mức nào, gom tin ra sao | *_alert_rule |
| Nhật ký gửi | Xem từng lần gửi: thành công, thất bại hay bị bỏ qua, và vì sao | view_any_alert_delivery_log, view_alert_delivery_log |
Theo bộ vai trò mặc định, chỉ Quản trị viên có các quyền này. Không có quyền với tab nào thì không vào được màn hình.
Màn hình thuộc module Notifications. Tổ chức mới chưa có đích hay luật nào — chưa cấu hình thì không cảnh báo nào được gửi đi.
Thứ tự làm
- Tạo một đích nhận và bấm Gửi thử cho tới khi tin thử tới nơi.
- Tạo luật cảnh báo trỏ tới đích đó, chọn sự kiện.
- Theo dõi Nhật ký gửi vài ngày đầu để chỉnh mức độ và gom tin.
Đích nhận
Bấm Tạo, đặt Tên, chọn Kênh gửi. Kênh gửi không đổi được sau khi tạo — cần kênh khác thì tạo đích mới.
Mattermost (bot account)
Kênh đầy đủ nhất: đăng vào channel và nhắn riêng được cho người phụ trách.
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Địa chỉ Mattermost | Địa chỉ gốc của máy chủ, ví dụ https://mattermost.cong-ty.vn (không kèm /api/v4) |
| Bot access token | Tạo ở Mattermost: Integrations → Bot Accounts → tạo bot → Create Token. Token chỉ hiện một lần |
| Team | Phần định danh team trong URL (với /cong-ty/channels/… thì điền cong-ty). Bỏ trống được nếu ô Channel điền Channel ID |
| Channel | Tên rút gọn (ví dụ cham-soc-hoc-vien) hoặc Channel ID. Phải thêm bot vào channel, không thì Mattermost từ chối đăng |
| Nhắn riêng người phụ trách | Không — chỉ đăng vào channel · Vừa đăng channel, vừa nhắn riêng · Chỉ nhắn riêng (tự chuyển sang channel nếu không map được ai) |
Nhắn riêng áp cho sự kiện xác định được người phải xử lý (ví dụ yêu cầu học viên chờ duyệt → người có quyền duyệt). Hệ thống tự tìm tài khoản Mattermost của họ theo email. Email ở Mattermost khác email trong hệ thống thì điền tay ô Mattermost user ID ở khối Mattermost trên trang sửa người dùng.
Lỗi 401 khi gửi thử
Thông báo nói Mattermost từ chối token. Ba nguyên nhân hay gặp: dán nhầm Bot ID/Username thay vì Token; System Console → Integrations → Enable Personal Access Tokens đang tắt; token đã bị thu hồi.
Mattermost (incoming webhook)
Đơn giản hơn: chỉ đăng vào một channel, không nhắn riêng được.
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Webhook URL | Lấy ở Mattermost: Integrations → Incoming Webhooks. Dạng https://mattermost.cong-ty.vn/hooks/xxxxxxxx |
| Channel (tuỳ chọn) | Tên rút gọn của channel. Bỏ trống = channel mặc định của webhook |
| Tên hiển thị (tuỳ chọn), Ảnh đại diện (tuỳ chọn) | Chỉ có tác dụng khi Mattermost cho phép tích hợp đổi tên/ảnh (System Console); nếu chưa cho phép, Mattermost vẫn nhận tin nhưng bỏ qua hai ô này |
Địa chỉ phải dùng https://. Máy chủ Mattermost nằm trong mạng nội bộ sẽ bị chặn ("Host … trỏ tới địa chỉ mạng nội bộ") — nhờ nhà cung cấp cho phép host đó.
Theo vai trò (email + trong hệ thống)
Không cần Mattermost: gửi cho mọi người đang giữ các vai trò được chọn.
| Ô | Ý nghĩa |
|---|---|
| Vai trò nhận cảnh báo | Tick các vai trò. Danh sách người nhận tính lại mỗi lần gửi, nên người mới vào vai trò tự được nhận |
| Gửi qua | Trong hệ thống (chuông thông báo) và/hoặc Email |
| Gửi thêm cho người phụ trách của từng cảnh báo | Bật mặc định. Ngoài vai trò đã chọn, người phụ trách việc cụ thể (người có quyền duyệt yêu cầu, người phụ trách cộng đồng của lớp…) cũng nhận |
Phải chọn ít nhất một vai trò, hoặc bật gửi cho người phụ trách — không thì đích không tới được ai.
Gửi thử và tình trạng
Nút Gửi thử trên dòng đích gửi một tin thật ("Tin nhắn kiểm tra từ …"). Với kênh Mattermost, kết quả hiện ngay. Với kênh Theo vai trò, tin được xếp hàng gửi ("Đã xếp hàng gửi") — kiểm tra chuông/hộp thư người nhận để xác nhận.
Cột Tình trạng trên danh sách: Bình thường, Đang lỗi (rê chuột để xem lỗi gần nhất), Chưa gửi lần nào.
Luật cảnh báo
Bấm Tạo:
Thông tin chung — Tên, Gửi tới (một đích), Đang bật.
Điều kiện kích hoạt:
| Ô | Ý nghĩa |
|---|---|
| Sự kiện | Chọn nhiều, gom theo nhóm. Bỏ trống = mọi sự kiện — nên chọn cụ thể để tránh nhiễu |
| Giới hạn theo khoá học / lớp | Chỉ hiện khi tổ chức có khoá học/lớp. Chọn để luật chỉ chạy với các khoá/lớp đó; bỏ trống = không lọc |
| Cổng thanh toán | Chỉ hiện khi có cổng thanh toán. Lọc sự kiện thanh toán theo cổng |
| Mức độ tối thiểu | Thông tin · Cần chú ý · Nghiêm trọng. Sự kiện thấp hơn mức này bị bỏ qua |
Mức độ tối thiểu cao hơn mức của sự kiện = luật không bao giờ chạy
Mỗi sự kiện có mức cố định (bảng dưới). Chọn sự kiện Lead mới (Cần chú ý) mà đặt mức tối thiểu Nghiêm trọng thì luật im lặng mãi. Nhật ký gửi ghi lý do "Thấp hơn mức tối thiểu của luật" cho đúng ca này.
Kiểm soát tần suất:
| Ô | Ý nghĩa |
|---|---|
| Gom tin (phút) | 0 = gửi ngay từng sự kiện. Đặt 15–30 phút cho sự kiện tần suất cao (bài đăng, lead) — cả nhóm đi thành một bản tin "Có N cảnh báo mới" |
| Giờ yên tĩnh — từ / đến | Trong khoảng này cảnh báo được hoãn tới hết giờ yên tĩnh (không bị bỏ). Vắt qua nửa đêm được, ví dụ 22:00 → 07:00 |
| Cho phép mức Nghiêm trọng vượt giờ yên tĩnh | Bật mặc định. Chỉ hiện khi đã đặt giờ yên tĩnh |
Một đích có thể nhận từ nhiều luật — ví dụ một luật Thanh toán gửi ngay, một luật Cộng đồng gom 30 phút, cùng về một channel.
Danh mục sự kiện
Ô Sự kiện chỉ liệt kê sự kiện của các module đang bật cho tổ chức.
| Nhóm | Sự kiện | Mức |
|---|---|---|
| Thanh toán | Thanh toán bị treo | Cần chú ý |
| Thanh toán bị từ chối | Cần chú ý | |
| Giao hàng lỗi sau khi đã thu tiền | Nghiêm trọng | |
| Chuỗi nhắc thanh toán đã cạn | Cần chú ý | |
| Mã giảm giá hết lượt | Cần chú ý | |
| Đơn hàng đã thanh toán | Thông tin | |
| Đơn treo đã hết hạn | Thông tin | |
| Hàng loạt phản hồi từ cổng thanh toán bị từ chối | Nghiêm trọng | |
| Cổng thanh toán đang hỏng nhiều giao dịch | Nghiêm trọng | |
| Tỉ lệ thanh toán tụt so với kỳ trước | Cần chú ý | |
| Món trong gói không cấp được | Cần chú ý | |
| Gói thuê bao được kích hoạt | Thông tin | |
| Gói thuê bao hết hạn | Thông tin | |
| Tuyển sinh & nhập học | Lead mới | Cần chú ý |
| Tới giờ follow-up lead | Thông tin | |
| Lead quá SLA phản hồi | Cần chú ý | |
| Liên hệ mới từ website | Cần chú ý | |
| Học viên mới nhập học | Thông tin | |
| Yêu cầu của học viên | Học viên gửi yêu cầu mới | Cần chú ý |
| Thực thi yêu cầu thất bại | Nghiêm trọng | |
| Đào tạo | Chuyên cần lớp tụt dưới ngưỡng | Cần chú ý |
| Học viên vắng liên tiếp nhiều buổi | Cần chú ý | |
| Lớp quá hạn chưa đóng | Cần chú ý | |
| Chấm bài | Bài thực hành chờ chấm | Thông tin |
| Cộng đồng | Bài đăng mới trên feed | Thông tin |
| Bình luận mới trên feed | Thông tin | |
| Bài chưa ai trả lời | Cần chú ý | |
| Nội dung bị báo cáo | Cần chú ý | |
| Hệ thống | Mất kết nối Zalo OA | Nghiêm trọng |
| Nghi có cụm ca bệnh (trường K12) | Cần chú ý | |
| Chi phí AI | Chi phí AI một CV vượt ngưỡng — xem Công cụ CV | Cần chú ý |
Bộ khởi đầu gợi ý
- Đội tài chính: một luật nhóm Thanh toán, mức tối thiểu Cần chú ý, gửi ngay. Sự kiện Giao hàng lỗi sau khi đã thu tiền là Nghiêm trọng (khách đã trả tiền mà chưa nhận hàng); nên để nó vượt giờ yên tĩnh.
- Đội tư vấn hoặc người phụ trách Zalo: sự kiện Mất kết nối Zalo OA thuộc nhóm Hệ thống, mức Nghiêm trọng — mọi tin Zalo với khách dừng im lặng cho tới khi kết nối lại.
- Đội tư vấn: Lead mới + Lead quá SLA phản hồi, đích theo vai trò
sales.
Nhật ký gửi
Mỗi lần một luật khớp sự kiện để lại một dòng: Sự kiện, Mức độ, Trạng thái, đích, Lần thử, Mã HTTP, Lỗi, một đoạn Nội dung.
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Đã xếp hàng | Đã đưa vào hàng đợi gửi (kênh Theo vai trò) |
| Đã gửi | Kênh nhận đã chấp nhận |
| Thất bại | Kênh nhận báo lỗi — đọc cột Lỗi |
| Bỏ qua | Không gửi, kèm Lý do bỏ qua |
Lý do bỏ qua: Đang trong giờ yên tĩnh (sẽ gửi sau), Đã gom vào bản tin (đi trong bản tin gom), Đích đã tắt, Kênh gửi không khả dụng, URL bị chặn, Thấp hơn mức tối thiểu của luật.
Nhật ký được giữ 90 ngày (mặc định của bản cài) rồi tự dọn.
Câu hỏi thường gặp
Có cảnh báo gửi qua Slack hay webhook tuỳ ý không? Hiện ô Kênh gửi chỉ có ba lựa chọn: Mattermost (bot account), Mattermost (incoming webhook), Theo vai trò (email + trong hệ thống).
Cảnh báo vận hành khác thông báo của học viên thế nào? Cảnh báo vận hành dành cho nhân viên, theo nguyên tắc một sự kiện → một tin tới kênh đã cấu hình. Thông báo của học viên (chuông, email nhắc học) là hệ riêng, mỗi học viên tự chọn nhận gì — xem Chính sách email học viên.
Tạo luật rồi mà không thấy tin nào? Mở Nhật ký gửi. Không có dòng nào → sự kiện chưa xảy ra, hoặc luật chọn sự kiện/khoá/lớp không khớp. Có dòng Bỏ qua → đọc lý do. Có dòng Thất bại → kiểm tra đích bằng Gửi thử.