Appearance
Hỏi số liệu báo cáo qua Claude (MCP)
Sau khi kết nối Claude với LMS, bạn có thể hỏi Claude về số liệu của tổ chức bằng lời thường. Claude tự chạy báo cáo của Trung tâm báo cáo hoặc đọc chỉ số của Bảng điều hành, rồi tóm tắt, so sánh, giải thích cho bạn ngay trong cuộc trò chuyện.
Các công cụ này chỉ đọc: Claude không sửa, không xoá, không tạo gì trong LMS khi trả lời câu hỏi về số liệu.
Một dòng tóm tắt
Claude thấy đúng những báo cáo và chỉ số bạn thấy trên màn hình Trung tâm báo cáo và Bảng điều hành (nhóm menu Báo cáo & Phân tích), không hơn. Mọi lượt xem đều được ghi vào Nhật ký công cụ AI.
Claude trả lời được gì
- Chạy một báo cáo của Trung tâm báo cáo theo khoảng ngày, theo khoá học, theo lớp hoặc theo các bộ lọc khác mà báo cáo đó có trên màn hình. Claude nhận bảng số liệu (tên cột và các dòng) rồi đọc, tính và tóm tắt cho bạn.
- Xem chỉ số của Bảng điều hành cho một khoảng thời gian, kèm giá trị kỳ trước (kỳ liền trước có cùng độ dài) và mức tăng giảm so với kỳ đó, giống mũi tên xu hướng trên màn hình. Khác với màn hình (chỉ chọn được 7, 14, 30, 90, 180 hoặc 365 ngày), qua Claude bạn hỏi được số ngày bất kỳ hoặc một khoảng từ ngày nào đến ngày nào.
Câu hỏi ví dụ:
- "Trong tháng 9 vừa rồi, khoá nào có tỉ lệ học viên hoàn thành thấp nhất? Liệt kê 5 khoá."
- "Ở khoá Python cơ bản, học viên hay bỏ cuộc ở bài nào nhất?"
- "So sánh các chỉ số ở Bảng điều hành của 30 ngày qua với 30 ngày trước đó, chỉ số nào giảm mạnh nhất?"
- "Những học viên nào đã ghi danh nhưng không hoạt động hơn 30 ngày? Gom lại thành danh sách để tôi nhắc."
Claude tự chọn báo cáo hay chỉ số phù hợp. Muốn biết tài khoản của bạn có những báo cáo nào, hỏi "tôi xem được những báo cáo nào trên LMS?".
Các công cụ
| Công cụ | Claude làm gì |
|---|---|
| Danh sách báo cáo | Liệt kê báo cáo bạn được xem: tên, các tham số cần điền, báo cáo có lọc theo thời gian hay không. |
| Lựa chọn cho tham số báo cáo | Lấy danh sách lựa chọn của một ô chọn trong báo cáo (ví dụ danh sách khoá học, lớp), đúng như ô chọn trên màn hình; tìm theo tên được, tối đa 200 mục. |
| Chạy báo cáo | Dựng báo cáo và trả về bảng số liệu, khoảng ngày đã dùng, cảnh báo khi số mẫu quá ít. |
| Danh sách chỉ số | Liệt kê chỉ số Bảng điều hành bạn được xem: tên, mô tả, nhóm. |
| Giá trị chỉ số | Tính các chỉ số cho một khoảng thời gian, kèm giá trị kỳ trước và mức tăng giảm. |
Trong Nhật ký công cụ AI, các công cụ này hiện bằng tên kỹ thuật lần lượt là analytics_list_reports, analytics_report_options, analytics_run_report, analytics_list_metrics, analytics_get_metrics.
Ai xem được gì
Quy tắc chung: Claude thấy đúng như bạn thấy trên màn hình. Claude hỏi cùng những quyền mà Trung tâm báo cáo và Bảng điều hành hỏi, không thêm, không bớt.
Để Claude chạy được một báo cáo, tài khoản cần đủ ba điều kiện:
- Quyền dùng công cụ AI (
use_mcp). Xem Điều kiện để dùng. - Quyền vào Trung tâm báo cáo (
page_ReportCenter). - Quyền riêng của chính báo cáo đó, tức quyền xem loại dữ liệu mà báo cáo in ra.
Với chỉ số cũng vậy: quyền dùng công cụ AI, quyền vào Bảng điều hành (page_ExecutiveOverview), và quyền riêng của từng chỉ số.
Ví dụ quyền riêng của báo cáo:
| Báo cáo về | Cần quyền |
|---|---|
| Doanh thu, cổng thanh toán | Xem đơn hàng |
| Hiệu quả voucher | Xem voucher |
| Danh sách học viên (ghi danh ngủ đông, ghi danh sắp hết hạn) | Xem ghi danh |
| Tổng hợp theo khoá (phễu, rơi rụng, giữ chân) | Xem khoá học |
| Khách tiềm năng | Xem báo cáo lead |
Danh sách đầy đủ và giải thích: Trung tâm báo cáo: Ai thấy báo cáo nào.
Vai trò mặc định có quyền vào hai màn hình (chưa tính quyền riêng của từng báo cáo):
| Màn hình | Vai trò mặc định |
|---|---|
| Trung tâm báo cáo | Quản trị viên, hr_admin, training_manager, course_manager, marketer, sales |
| Bảng điều hành | Quản trị viên, hr_admin, training_manager, marketer, sales, academic_officer |
Nhưng mặc định chỉ Quản trị viên có quyền dùng công cụ AI. Muốn người ở vai trò khác hỏi số liệu qua Claude, phải cấp thêm use_mcp cho vai trò đó trong Vai trò (xem Vai trò và phân quyền). Đọc kỹ cảnh báo dưới đây trước khi cấp.
Một vài điều nên biết:
- Báo cáo bạn không có quyền thì Claude không thấy và không chạy được. Claude không phân biệt được "báo cáo không tồn tại" với "báo cáo bạn không có quyền": cả hai đều nhận cùng một câu trả lời từ LMS.
- Báo cáo không lọc theo người xem. Đã có quyền một báo cáo là thấy số liệu của toàn tổ chức, giống hệt màn hình. Ví dụ người có quyền xem ghi danh thấy học viên của mọi khoá, không chỉ khoá mình phụ trách.
- Đổi quyền có hiệu lực ngay ở lượt hỏi tiếp theo, không cần kết nối lại.
Dữ liệu cá nhân được gửi tới nhà cung cấp AI
Báo cáo đi qua Claude không được che: báo cáo nào trên màn hình có tên, email người học thì Claude cũng nhận được tên, email đó. Những dữ liệu này được gửi tới nhà cung cấp ứng dụng AI (với Claude là Anthropic) để Claude đọc và trả lời.
Trước khi cấp quyền dùng công cụ AI cho một vai trò có quyền xem báo cáo, tổ chức nên cân nhắc nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình: chỉ cấp cho người được phép đưa dữ liệu ấy ra ngoài tổ chức. Màn hình đồng ý khi kết nối và tab Kết nối AI (MCP) đều nhắc điều này.
Mọi lượt xem báo cáo, chỉ số đều được ghi vào Nhật ký công cụ AI: ai xem, xem báo cáo nào, với tham số gì (khoảng ngày, khoá, lớp), lúc nào.
Giới hạn
| Giới hạn | Mức |
|---|---|
| Số dòng một lần chạy báo cáo | Tối đa 200 dòng, đồng thời không quá khoảng 60 KB dữ liệu. Báo cáo nhiều cột có thể bị cắt trước khi đủ 200 dòng. |
| Khoảng thời gian | Tối đa 366 ngày (tính cả ngày đầu và ngày cuối), cho cả báo cáo lẫn chỉ số. |
| Số chỉ số hỏi một lần | Tối đa 30 chỉ số nêu tên. Không nêu tên chỉ số nào thì Claude nhận mọi chỉ số bạn được xem. |
| Chỉ số khi không nêu khoảng thời gian | 30 ngày gần nhất tính tới hôm nay. |
| Số lượt chạy báo cáo | 20 lượt mỗi phút cho mỗi người. |
| Số lượt tính chỉ số | 20 lượt mỗi phút cho mỗi người, đếm riêng với lượt chạy báo cáo. |
| Danh sách lựa chọn của một ô chọn | Tối đa 200 mục; nhiều hơn thì Claude tìm theo tên. |
Thêm vào đó vẫn áp dụng giới hạn chung 60 yêu cầu mỗi phút của kết nối (xem Giới hạn ở trang kết nối). Lượt bị từ chối vì thiếu quyền, hoặc lượt Claude điền sai tham số, không tính vào 20 lượt.
Khi báo cáo bị cắt, Claude được LMS báo rõ chỉ nhận được bao nhiêu dòng trên tổng số dòng thật (ví dụ 200/1.350 dòng) và được dặn phải nói với bạn rằng đó chỉ là một phần. Muốn xem đủ, mở báo cáo trong Trung tâm báo cáo hoặc tải về tệp .xlsx.
Báo cáo không lọc theo thời gian. Một số báo cáo không có ô chọn khoảng ngày: số liệu là toàn thời gian hoặc trạng thái hiện tại (ví dụ Câu hỏi cần xem lại, Bảng điểm lớp (toàn trung tâm)). Với những báo cáo này, LMS báo cho Claude biết số liệu không thuộc một khoảng ngày gần đây nào, để Claude không trả lời kiểu "trong 30 ngày qua". Danh sách báo cáo Claude nhận cũng ghi rõ báo cáo nào có lọc theo thời gian.
Cỡ mẫu nhỏ. Báo cáo nào trên màn hình có cảnh báo số mẫu quá ít thì Claude cũng nhận được cảnh báo đó.
Ô chọn chỉ nhận giá trị có trên màn hình. Khoá học, lớp hay lựa chọn khác phải nằm trong danh sách của ô chọn tương ứng; Claude tự tra danh sách này trước khi chạy.
Chưa hỗ trợ: báo cáo trường học K12 (theo năm học, học kỳ) ở trang báo cáo riêng của K12. Claude chỉ chạy được báo cáo của Trung tâm báo cáo.
Câu hỏi thường gặp
Claude nói không có báo cáo X, hoặc không có quyền xem báo cáo X. Thường do một trong ba lý do:
- Tài khoản thiếu quyền riêng của báo cáo đó (ví dụ báo cáo doanh thu cần quyền xem đơn hàng). Mở Trung tâm báo cáo bằng chính tài khoản đó: không thấy báo cáo trên màn hình thì Claude cũng không thấy.
- Tài khoản thiếu quyền vào Trung tâm báo cáo hoặc Bảng điều hành.
- Tổ chức chưa bật tính năng Báo cáo & Phân tích, hoặc chưa bật tính năng mà báo cáo đó thuộc về. Khi đó cả năm công cụ báo cáo không xuất hiện, hoặc riêng báo cáo đó không có. Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để bật.
Nhờ quản trị viên cấp quyền (xem Vai trò và phân quyền), rồi hỏi lại Claude; không cần kết nối lại.
Số liệu Claude đưa khác với số trên màn hình. Claude nhận số liệu từ đúng cách tính của Trung tâm báo cáo và Bảng điều hành, nên cùng điều kiện thì cùng con số. Khi thấy lệch, kiểm tra trước hết khoảng ngày: hỏi Claude đã dùng khoảng ngày nào (Claude được LMS báo khoảng ngày đã dùng) rồi chọn đúng khoảng đó trên màn hình. Sau đó kiểm tra các bộ lọc khác (khoá, lớp). Với chỉ số, "kỳ trước" luôn là kỳ liền trước có cùng độ dài, giống mũi tên trên Bảng điều hành. Cũng lưu ý số liệu có thể thay đổi giữa hai lần xem, ví dụ số liệu email còn được cập nhật trong khoảng một tuần (xem Chỉ số nào cần đọc thận trọng).
Claude nói báo cáo bị cắt, chỉ thấy một phần. Báo cáo dài hơn 200 dòng hoặc nhiều hơn khoảng 60 KB dữ liệu. Có hai cách: thu hẹp câu hỏi (khoảng ngày ngắn hơn, chọn một khoá hoặc một lớp) để báo cáo vừa giới hạn, hoặc mở báo cáo đầy đủ trong Trung tâm báo cáo và tải về tệp.
Claude báo đã chạm giới hạn số lượt mỗi phút. Bạn (hoặc Claude thay bạn) đã chạy hơn 20 báo cáo, hoặc tính chỉ số hơn 20 lần, trong một phút. Chờ số giây Claude báo rồi hỏi tiếp. Trong nhật ký, các lượt này có kết quả Không thực hiện được.
Làm sao biết ai đã xem báo cáo nào qua Claude? Mở Nhật ký công cụ AI, lọc Công cụ là analytics_run_report (chạy báo cáo) hoặc analytics_get_metrics (giá trị chỉ số). Bấm vào một dòng, khối Tham số (đã rút gọn) cho biết báo cáo nào và tham số gì. Cột Đối tượng để trống với các công cụ này.