Appearance
AI của kho tri thức
Cài đặt → Trí tuệ nhân tạo → AI của kho tri thức (/admin/settings/ai?tab=knowledge_ai), quyền configure_knowledge_hub.
Một công tắc quyết định nội dung kho tri thức có được rời hệ thống sang nhà cung cấp AI hay không. Công tắc này mặc định tắt: bật module không gửi gì ra ngoài. Đọc mục Dữ liệu đi đâu trước khi bật; pane trong giao diện in lại đúng nội dung đó.
Mô hình một câu
AI chỉ chạm tới bài đã xuất bản, trong không gian chưa lưu trữ mà được đưa vào AI (không gian mở: có; không gian hạn chế: không, trừ khi bạn bật riêng). Có hai ngoại lệ gửi chữ của bài chưa xuất bản, và cả hai cũng chỉ chạy ở không gian được đưa vào AI:
- Trợ lý soạn bài: khi người soạn bấm Gợi ý, bản nháp đang soạn (kể cả phần chưa lưu) được gửi đi.
- Kiểm bài có thể trùng: khi người soạn gõ tiêu đề cho một bài chưa từng xuất bản, tiêu đề cùng tóm tắt (hoặc tối đa 500 ký tự đầu của nội dung đã lưu) được gửi đi để so nghĩa với các bài sẵn có. Xem Các đường phụ.
Và mọi câu trả lời cho một người vẫn lọc lại theo quyền đọc của chính người đó.
Bật cho tổ chức
- Bật module KnowledgeAssistant (cần KnowledgeHub, AICore, AiCredits; hồ sơ tổ chức "Doanh nghiệp" có sẵn).
- Kiểm khoá Gemini ở Cài đặt → Trí tuệ nhân tạo và khoá Pinecone ở Cài đặt → Chatbot & Tư vấn AI (dùng chung với chatbot khoá học).
- Bật Cho phép AI dùng nội dung kho tri thức → Lưu. Pane ghi lại "Bật lần gần nhất: … bởi …".
Cùng pane có khối Lịch sử Hỏi kho tri thức với ô Giữ lịch sử Hỏi kho (ngày): câu hỏi và câu trả lời của từng người được giữ trong số ngày này rồi tự xoá (hằng ngày). Mặc định 180; 0 = không lưu lịch sử. Hạn này áp cả khi tổ chức đã tắt Hỏi kho hay tắt module. Nhật ký tìm kiếm (nguồn của báo cáo khoảng trống) có hạn giữ riêng ở pane Kho tri thức.
Sau khi bật, hệ thống lập chỉ mục các bài trong nền. Ô Hỏi kho chỉ hiện ở một không gian khi đã có ít nhất một bài của không gian đó vào chỉ mục, nên có thể mất vài phút (kho lớn: lâu hơn) mới thấy. Trợ lý soạn bài thì hiện ngay, vì không cần chỉ mục.
Dữ liệu đi đâu
Công tắc chi phối ba đường chính, mỗi đường xử lý dữ liệu khác nhau (các đường phụ ở cuối mục):
| Hỏi kho tri thức | Trợ lý soạn bài | Chatbot khoá học | |
|---|---|---|---|
| Là gì | Nhân viên hỏi bằng lời thường, nhận câu trả lời có trích dẫn (xem) | Gợi ý tiêu đề, tóm tắt, thẻ trong trình soạn (xem) | Bài gắn vào khoá học làm hoạt động Bài tri thức được chatbot của khoá dùng để trả lời học viên |
| Gửi gì cho Google Gemini | Nội dung bài, để tạo vector (biểu diễn số của đoạn văn); câu hỏi và các đoạn bài liên quan, để soạn câu trả lời | Bản nháp đang soạn (tiêu đề + nội dung, cả phần chưa lưu) và danh sách thẻ của không gian, khi người soạn bấm Gợi ý | Nội dung bài, để tạo vector; lúc trả lời, câu hỏi của học viên và các đoạn bài liên quan |
| Lưu ở Pinecone | Vector và mã bài. Không lưu chữ của bài: câu trả lời luôn đọc lại nội dung từ hệ thống, có kiểm quyền người hỏi | Không lưu gì, ở Pinecone hay ở đâu khác | Toàn văn từng đoạn bài, cùng vector |
| Lưu trong hệ thống | Câu hỏi và câu trả lời (kèm mã các bài được trích), như lịch sử của người hỏi; không lưu chữ nguồn. Giữ theo ô Giữ lịch sử Hỏi kho (ngày) (mặc định 180; 0 = không lưu lịch sử) rồi tự xoá hằng ngày, kể cả khi tổ chức đã tắt tính năng Hỏi kho | Không lưu gì | Như chatbot khoá học |
| Không gian hạn chế | Mặc định không vào | Mặc định không có trợ lý | Chỉ bài của không gian mở mới gắn được vào khoá; không gian đổi sang hạn chế sau đó thì bài không được đưa mới vào chỉ mục |
| Tắt công tắc thì | Vector của Hỏi kho bị xoá | Khối trợ lý biến mất | Bài không được đưa mới vào chỉ mục, nhưng nội dung đã đưa vào không tự bị gỡ (xem dưới) |
| Ai trả tiền | Ví của người hỏi | Ví của người soạn | Như chatbot khoá học |
Việc Google xử lý dữ liệu theo điều khoản Gemini API. Vùng lưu trữ của Pinecone do quản trị viên xác nhận với nhà cung cấp.
Các đường phụ
Ba đường dưới đây cũng đi qua cùng cổng: công tắc của tổ chức tắt, hoặc không gian không được đưa vào AI, thì đường đó không chạy.
| Kiểm bài có thể trùng khi soạn | Tài liệu nguồn cho dàn ý khoá học | Nguồn sinh câu hỏi quiz | |
|---|---|---|---|
| Là gì | Khối "Có thể đã có bài về chủ đề này" dưới ô tiêu đề trong trình soạn, chỉ cho bài chưa từng xuất bản. Chỉ gợi ý, không chặn lưu | Khi dựng dàn ý khoá học bằng AI, người soạn chọn tối đa 10 bài tri thức ở ô Tài liệu nguồn (tuỳ chọn) để AI bám theo (xem) | Trong trình dựng quiz của khoá, chọn hoạt động Bài tri thức làm nguồn sinh câu hỏi |
| Gửi gì cho Google Gemini | Tiêu đề + tóm tắt, hoặc tối đa 500 ký tự đầu của nội dung đã lưu (bài mới: chỉ tiêu đề), để tạo một vector rồi so trong Pinecone | Thân bài, trong lời gọi sinh dàn ý | Tiêu đề và thân bài, trong lời gọi sinh câu hỏi |
| Lưu ở Pinecone | Không lưu gì; chỉ tra | Không | Không |
| Bài nào | Chỉ so với bài người soạn đọc được, ở không gian có AI | Chỉ bài đã xuất bản người soạn đọc được. Bài ở không gian không cho AI hiện lý do "Không gian này không cho AI dùng nội dung" và không chọn được | Bài không qua cổng hiện "AI của kho tri thức chưa bật cho bài này" và không chọn được |
| Ai trả tiền | Không trừ ví ai: ghi vào sổ chi phí hệ thống, dòng Kiểm bài có thể trùng khi soạn (vector) | Không trừ ví ai: đi theo lượt gọi của bộ sinh dàn ý, ghi vào lịch sử sử dụng AI | Theo bộ sinh quiz |
Kiểm trùng chỉ hỏi AI khi tiêu đề dài từ 12 ký tự, tối đa một lượt mỗi 10 giây cho mỗi người soạn, và không bao giờ chạy khi bấm Lưu. Phần so từ khoá (không gửi gì ra ngoài) vẫn chạy cả khi AI tắt; AI chỉ thêm những bài cùng nghĩa khác chữ. Lỗi phía nhà cung cấp thì khối cảnh báo vẫn hiện kết quả từ khoá.
Báo cáo Kho tri thức: bài có thể trùng chạy hằng tuần là việc khác: nó so tiêu đề bằng từ khoá, không gọi AI.
Cờ theo không gian
Ô Đưa vào AI trên form không gian (Tri thức → Không gian tri thức):
| Lựa chọn | Không gian mở | Không gian hạn chế |
|---|---|---|
| Theo mức hiển thị (mặc định) | Vào AI | Không vào |
| Luôn đưa vào AI | Vào AI | Vào AI. Form cảnh báo: "Không gian hạn chế: nội dung sẽ được gửi tới nhà cung cấp AI. Câu trả lời của AI vẫn chỉ dùng bài mà người hỏi đọc được." |
| Không đưa vào AI | Không vào | Không vào |
Ô này chỉ có tác dụng khi công tắc của tổ chức đang bật. Không gian đã lưu trữ không bao giờ vào AI, bất kể ô này.
Ép bật một không gian hạn chế không mở bài của nó cho người ngoài: người hỏi không đọc được không gian thì không bao giờ nhận đoạn nào của nó trong câu trả lời, kể cả khi chỉ mục còn vector cũ. Cái thay đổi là nội dung đó được gửi tới Google để tạo vector.
Giá và bật/tắt từng tính năng
AI → Giá credits theo tính năng có ba dòng điều khiển được tính năng của kho:
Cột Mã tính năng hiện mã kỹ thuật, ghi trong ngoặc dưới đây.
| Tính năng | Mặc định |
|---|---|
Hỏi kho tri thức (knowledge.ask) | 1 credit / 1.000 token vào, 3 / 1.000 token ra, tối đa 20 credit một câu hỏi |
Trợ lý soạn bài tri thức (knowledge.authoring) | 1 credit / 1.000 token vào, 3 / 1.000 token ra, tối đa 15 credit một lượt gợi ý |
Kiểm bài có thể trùng khi soạn (vector) (knowledge.duplicate_check) | 0 credit: không trừ ví ai, chi phí thật ghi vào sổ hệ thống |
Tắt một dòng ở đó thì tính năng tương ứng ngừng, dù công tắc của kho vẫn bật: hai dòng đầu làm ô tương ứng biến mất; dòng thứ ba làm khối cảnh báo trùng chỉ còn so từ khoá. Lỗi phía nhà cung cấp thì người dùng không bị trừ. Dòng thứ ba có thể chưa hiện cho tới khi tính năng được dùng lần đầu.
Việc lập chỉ mục (tạo vector cho bài) không trừ ví ai: nó ghi vào sổ chi phí hệ thống, dòng Lập chỉ mục vector kho tri thức, xem ở Theo dõi chi phí AI. Hệ thống chỉ tạo lại vector cho đoạn bài thật sự đổi.
Lập lại chỉ mục chatbot khoá học
Đây là chỗ duy nhất mà tắt công tắc chưa đủ. Chatbot khoá học lưu toàn văn đoạn bài trong chỉ mục của nó và vẫn dùng chúng để trả lời, cho tới khi chỉ mục được dựng lại.
Cần lập lại chỉ mục chatbot khi bạn:
- tắt công tắc AI của kho, hoặc
- chuyển một không gian sang Không đưa vào AI (hoặc sang hạn chế), hoặc
- lưu trữ một bài nhạy cảm đang gắn vào khoá học,
và tổ chức có khoá học chứa hoạt động Bài tri thức.
Ai làm được
Thủ tục này cần quyền vào trang Cài đặt → Chatbot & Tư vấn AI. Vai trò admin có sẵn; vai trò hr_admin thấy pane AI của kho tri thức nhưng không có trang này mặc định. Không thấy trang trong menu Cài đặt: nhờ quản trị viên của tổ chức làm, hoặc cấp quyền trang đó cho bạn ở Vai trò.
Làm trong Cài đặt → Chatbot & Tư vấn AI, vào giờ thấp điểm:
- Chọn tab Index Chatbot. Các nút dưới đây nằm ở tab này, không ở tab mở mặc định.
- Bấm Xóa toàn bộ vectors → xác nhận.
- Bấm Index tất cả khóa học, bật Buộc index lại (bỏ qua cache) → xác nhận. Các khoá được xếp hàng index lại trong nền; theo dõi ở bảng Trạng thái index theo khóa học cùng tab.
- Nếu tổ chức dùng trợ lý tư vấn khoá học: chọn tab Index Tư vấn → Index tất cả (xem khung dưới).
Chỉ Index lại một khoá không gỡ được đoạn cũ của bài: chatbot không xoá đoạn thừa khi dựng lại một khoá, nên phải xoá toàn bộ rồi dựng lại.
Xóa toàn bộ vectors xoá MỌI vector AI của tổ chức
Nút này xoá mọi vector của tổ chức ở Pinecone, không chỉ của chatbot khoá học:
- Chỉ mục tư vấn khoá học (nếu tổ chức dùng trợ lý tư vấn) cũng bị xoá và không tự dựng lại. Vào tab Index Tư vấn, bấm Index tất cả; tới lúc đó trợ lý tư vấn không có nội dung để trả lời.
- Chỉ mục Hỏi kho cũng bị xoá. Hệ thống tự dựng lại nó chỉ khi AI của kho đang bật: tạo lại vector cho toàn bộ bài được đưa vào AI, tốn chi phí AI của tổ chức (ghi vào sổ chi phí hệ thống, không trừ ví ai) và mất một lúc mới đủ, kho lớn thì lâu hơn. Trong lúc đó Hỏi kho có thể báo chưa có bài nào được lập chỉ mục.
- Chatbot khoá học không trả lời được cho tới khi bước 3 chạy xong.
Dự phòng: nút báo lỗi "Không xoá được nội dung đã index…" thì liên hệ bộ phận vận hành hệ thống.
Sau khi bật công tắc (lần đầu hoặc bật lại), bài của các khoá đã index từ trước không tự vào chatbot. Vào Cài đặt → Chatbot & Tư vấn AI → tab Index Chatbot → Index tất cả khóa học, bật Buộc index lại (bỏ qua cache) (hoặc Index lại riêng từng khoá có hoạt động Bài tri thức). Không bật ô buộc index lại thì khoá đã index bị bỏ qua và bài vẫn vắng mặt. Cần cùng quyền như trên.
Tắt hẳn
- Tắt Cho phép AI dùng nội dung kho tri thức → Lưu. Hệ thống xoá vector của Hỏi kho trong nền.
- Làm thủ tục lập lại chỉ mục chatbot nếu cần.
- Chỉ sau đó mới tắt module KnowledgeAssistant. Tắt module trước thì vector đã có không bị xoá, vì phần việc xoá nằm trong chính module đó.
Đổi khoá hoặc index Pinecone của tổ chức cũng theo thứ tự này: tắt công tắc, chờ xoá xong, đổi cấu hình, rồi bật lại công tắc để dựng chỉ mục ở chỗ mới.
Việc hệ thống tự chạy
- Khi bài đổi (xuất bản, cập nhật, lưu trữ, đổi không gian, đổi thẻ) và khi bạn đổi công tắc hay ô Đưa vào AI: chỉ mục Hỏi kho tự cập nhật trong nền, chỉ tạo lại vector cho đoạn thật sự đổi.
- 04:50 hằng ngày: tự gỡ khỏi chỉ mục những bài lẽ ra đã phải rời (bài đã lưu trữ, không gian đã tắt AI…) mà lượt cập nhật trước bị lỡ. Lượt này không bao giờ tạo vector mới.
- 05:05 hằng ngày: xoá lịch sử Hỏi kho quá hạn giữ, kể cả ở tổ chức đã tắt Hỏi kho.
- 05:20 Chủ nhật hằng tuần: bổ sung vào chỉ mục Hỏi kho những bài đáng lẽ phải có mà còn thiếu (vd lượt cập nhật lúc xuất bản bị lỡ). Chỉ tạo vector cho bài thiếu, bài đã đủ không bị làm lại.
Hỏi kho vẫn thiếu một bài lẽ ra phải có sau lượt bổ sung Chủ nhật (bài đã xuất bản, không gian có AI, mà trợ lý vẫn không dùng tới): liên hệ bộ phận vận hành hệ thống để đối soát lại chỉ mục.