Giao đào tạo bắt buộc

Gán đào tạo là nơi bạn đặt luật: ai phải học cái gì, hạn bao giờ. Bạn khai luật một lần; hệ thống tự tìm đúng người, tự tạo nghĩa vụ cho từng người, tự nhắc, và tự cập nhật khi nhân sự biến động.

Một dòng tóm tắt

/admin → Doanh nghiệp → Gán đào tạo → Tạo → chọn nội dung (khoá học, quy định hoặc lộ trình nhiều khoá) → chọn đối tượng (toàn công ty / phòng ban / phòng ban và đơn vị con / vị trí) → chọn chính sách hạn → Lưu. Hệ thống đồng bộ ngay và tiếp tục tự đồng bộ về sau.

Tạo một đợt gán

Trường	Ghi chú
Tên đợt gán	Tên nội bộ, hiện trong báo cáo (vd "An toàn lao động 2026").
Loại nội dung	Khoá học, Quy định nội bộ hoặc Lộ trình nhiều khoá; thêm Bài tri thức khi tổ chức bật kho tri thức (xem Bài bắt buộc đọc). Đổi loại sẽ xoá lựa chọn nội dung đang chọn — cố ý, để không gán nhầm.
Khoá học / Quy định / Lộ trình	Ô tìm kiếm; khoá học chỉ chào khoá đã xuất bản, lộ trình chỉ chào lộ trình đang áp dụng.
Đối tượng	Toàn công ty, Phòng ban, Phòng ban và đơn vị con, hoặc Vị trí công việc.
Chính sách hạn	Xem bảng dưới.
Bắt buộc	Bật = tính vào tỷ lệ tuân thủ và bị nhắc. Tắt = khuyến nghị, không nhắc.
Đang hiệu lực	Tắt = ngừng giao cho người mới và gỡ nghĩa vụ khỏi mẫu số.
Học lại sau (tháng) / Ký lại sau (tháng)	Để trống = chỉ học (hoặc ký) một lần. Với Khoá học và Lộ trình nhiều khoá, ô mang tên Học lại sau (tháng): xem mục Tái đào tạo theo chu kỳ bên dưới. Với Quy định, ô mang tên Ký lại sau (tháng): xem Quy định & cam kết.
Loại huấn luyện theo quy định	Để trống nếu đây là đào tạo nội bộ. Chọn An toàn, vệ sinh lao động, Phòng cháy, chữa cháy hoặc Quy định khác nếu đợt gán đáp ứng một nghĩa vụ huấn luyện theo pháp luật: kết quả hoàn thành của đợt sẽ vào Sổ theo dõi huấn luyện.
Số giờ huấn luyện	Chỉ hiện sau khi đã chọn loại. Thời lượng ghi vào cột Ghi chú của sổ.

Gán một lộ trình nhiều khoá

Chọn Loại nội dung = Lộ trình nhiều khoá để giao nhiều khoá thành một nghĩa vụ (vd onboarding ba khoá). Nghĩa vụ chỉ hoàn thành khi người đó học xong mọi khoá. Hạn, nhắc hạn, miễn trừ, gia hạn, tạm nghỉ và học lại theo chu kỳ áp cho cả lộ trình, y như một khoá học. Chứng chỉ vẫn cấp theo từng khoá, không có chứng chỉ cho cả lộ trình. Soạn lộ trình và bật học theo thứ tự ở trang Lộ trình nhiều khoá.

Chính sách hạn

Chính sách	Hạn được tính
Không hạn	Không có hạn — không bao giờ quá hạn, không bị nhắc
Ngày cố định	Cùng một ngày cho mọi người
N ngày kể từ khi được gán	Mỗi người một hạn riêng, tính từ lúc nghĩa vụ sinh ra
N ngày kể từ ngày vào làm	Dùng cho đào tạo hội nhập — người mới có đúng N ngày kể từ ngày vào

Hạn được chụp một lần

Hạn được tính lúc nghĩa vụ sinh ra và giữ nguyên sau đó. Sửa chính sách hạn của đợt gán không hồi tố lên những người đã được gán — nó chỉ áp cho người được gán sau đó. Muốn dời hạn cho một người: dùng đơn xin gia hạn.

"Phòng ban" hay "Phòng ban và đơn vị con"

• Phòng ban chỉ lấy người thuộc chính đơn vị ấy, không gồm đơn vị con.
• Phòng ban và đơn vị con lấy người thuộc đơn vị đó và mọi đơn vị nằm dưới nó trong cây, ở mọi cấp. Chọn "Khối Kinh doanh" là phủ luôn các phòng và nhóm bên dưới, không phải tạo một đợt gán cho mỗi phòng.

Với cả hai lựa chọn, người kiêm nhiệm ở đơn vị nào thì được tính ở đơn vị đó, và người chuyển vào hay ra khỏi đơn vị được cập nhật nghĩa vụ ngay.

Đổi đơn vị cha thì đợt gán theo nhánh cập nhật vào ban đêm

Khi bạn tái cơ cấu cây (đổi Đơn vị cha của một phòng ban), đợt gán Phòng ban và đơn vị con không cập nhật ngay: nhánh mới được áp ở lượt rà soát 01:30 đêm đó. Cần ngay thì mở đợt gán và bấm Đồng bộ.

Loại huấn luyện theo quy định

Đoàn kiểm tra ATVSLĐ hay PCCC hỏi sổ theo dõi huấn luyện theo kỳ, không hỏi từng khoá. Sổ đó chỉ lấy dữ liệu từ những đợt gán đã gắn loại, nên đợt gán nào là huấn luyện bắt buộc theo luật thì nhớ chọn Loại huấn luyện theo quy định và điền Số giờ huấn luyện.

• Gắn loại cho một đợt gán đã chạy từ trước vẫn được: những người đã hoàn thành sẽ có mặt trong sổ ngay, không phải học lại.
• Bỏ loại (chọn lại ô trống) thì ô số giờ ẩn đi và số giờ đã nhập bị xoá khi lưu; kết quả của đợt gán rời khỏi sổ.
• Người được miễn trừ không vào sổ, vì được miễn không phải là đã được huấn luyện.

Chi tiết cách sổ đọc dữ liệu, cách in và ký: Sổ theo dõi huấn luyện.

Tái đào tạo theo chu kỳ

Một số khoá phải học lại định kỳ: an toàn lao động mỗi năm, phòng cháy chữa cháy mỗi hai năm. Đặt Học lại sau (tháng) trên đợt gán khoá học (vd 12) là đủ, không phải tạo đợt gán mới mỗi năm.

Khi lần hoàn thành gần nhất của một người đã qua đúng số tháng đó (tính từ lúc hệ thống ghi nhận nghĩa vụ hoàn thành; với người đã học xong từ trước khi được giao, đó là lúc được giao, không phải ngày học thật in trên sổ):

• Nghĩa vụ của người đó tự mở lại với hạn mới. Hạn là ngày tròn chu kỳ tính từ lần hoàn thành trước, nhưng không bao giờ là một ngày đã qua, nên nhân viên vẫn nhận lời nhắc sắp đến hạn như bình thường trước khi bị tính quá hạn.
• Tiến độ khoá của người đó được đặt lại về 0 để học lại từ đầu. Nếu quyền truy cập khoá đã hết hạn, hệ thống mở lại.
• Người đang Tạm nghỉ vẫn được mở lại nghĩa vụ, nhưng nghĩa vụ tạm dừng ngay, cho tới khi họ quay lại làm việc.
• Học xong lần nữa thì nghĩa vụ chuyển sang Hoàn thành ở chu kỳ mới, và nếu khoá có mẫu chứng chỉ, người đó được cấp chứng chỉ mới. Chứng chỉ của lần trước vẫn nằm trong hồ sơ.
• Chỉ lần học xong sau lần hoàn thành của chu kỳ trước mới được tính. Tiến độ cũ không tự hoàn thành chu kỳ mới, kể cả khi người đó còn một lượt ghi danh khác của cùng khoá đang ở 100% từ chu kỳ trước, hoặc một lượt ghi danh 100% mà hệ thống không biết học xong ngày nào: người đó phải học lại.

Từ lần học lại đầu tiên, nghĩa vụ mang nhãn Chu kỳ 2, Chu kỳ 3... trên trang Đào tạo được giao của nhân viên, trong cột Chu kỳ của bảng nghĩa vụ khi bạn mở đợt gán, và cạnh tên nghĩa vụ trong hồ sơ tuân thủ PDF.

Tiến độ từng bài của lần trước không được giữ

Khi mở chu kỳ mới, tiến độ từng bài của lần học trước bị xoá (kèm các bình luận và đánh giá chéo gắn với tiến độ đó) để người học bắt đầu lại sạch. Bằng chứng của lần trước là chứng chỉ đã cấp và lịch sử của nghĩa vụ (ai hoàn thành, lúc nào, chu kỳ mấy), không phải từng bài đã học.

Nên đặt số tháng bằng thời hạn chứng chỉ

Nghĩa vụ mở lại theo Học lại sau (tháng) của đợt gán, không theo ngày hết hạn của chứng chỉ. Nếu khoá có mẫu chứng chỉ hiệu lực 12 tháng, hãy đặt Học lại sau (tháng) = 12 để chứng chỉ mới được cấp đúng lúc bản cũ hết hạn. Người chưa kịp học lại vẫn được hệ thống nhắc riêng khi chứng chỉ sắp hết hạn (cấu hình ở trang Chính sách email học viên).

Với đợt gán lộ trình nhiều khoá, tới kỳ thì tiến độ của mọi khoá trong lộ trình về 0 và nghĩa vụ chỉ hoàn thành lại khi người đó học xong đủ các khoá. Chứng chỉ vẫn cấp theo từng khoá. Xem Lộ trình nhiều khoá.

Đợt gán có loại huấn luyện: sổ giữ cả các chu kỳ đã khép

Khi nghĩa vụ mở lại, lần hoàn thành của chu kỳ trước vẫn nằm trong Sổ theo dõi huấn luyện của năm học xong, với ghi chú Chu kỳ N, nên xuất sổ lúc nào cũng đủ. Với các chu kỳ từ 2 trở đi, cột Huấn luyện từ ngày của dòng đó bằng cột Đến ngày, vì tiến độ học của chu kỳ cũ đã được xoá.

Nếu bạn lỡ tạo hai đợt gán có chu kỳ cho cùng một khoá, tiến độ của mỗi người chỉ bị đặt lại một lần cho mỗi chu kỳ: đợt gán mở lại sau không xoá phần người đó đã học lại được.

Hệ thống tự làm gì sau khi bạn bấm Lưu

Khi nào	Việc
Ngay khi lưu / bấm Đồng bộ	Tạo nghĩa vụ cho mọi người thuộc đối tượng (chạy nền, danh sách vài nghìn người không làm treo màn hình)
Nhân sự đổi phòng ban / vị trí / trạng thái	Tự cập nhật nghĩa vụ của riêng người đó ngay
01:30 hằng đêm	Rà lại toàn bộ — lưới an toàn cho những gì lọt lưới. Lượt này cũng mở lại những nghĩa vụ đã tới kỳ học lại (hoặc ký lại)
07:45 hằng ngày	Nhắc người sắp đến hạn (mặc định còn từ 3 ngày trở xuống, đúng một lần) và người quá hạn (mặc định 7 ngày một lần). Hai con số này chỉnh được, xem mục Chỉnh nhịp nhắc hạn bên dưới
08:00 thứ Hai	Gửi quản lý trực tiếp bản tổng hợp cấp dưới đang quá hạn, kèm nút Xem nhóm của tôi mở thẳng trang Đào tạo của nhóm trong /manager (xem Trang Quản lý trực tiếp)

Người mới vào, HR không phải làm gì

Tạo hồ sơ nhân viên và gắn phòng ban là đủ: mọi đợt gán đang bật khớp phòng ban/vị trí của họ sẽ tự sinh nghĩa vụ, kể cả chính sách hạn "N ngày kể từ ngày vào làm".

Người đang Tạm nghỉ không bị nhắc và không vào bản tổng hợp của quản lý: nghĩa vụ của họ tạm dừng cho tới khi quay lại làm việc. Xem Cơ cấu tổ chức & hồ sơ nhân viên.

Chỉnh nhịp nhắc hạn

/admin > Cài đặt > Email & Thông báo > tab Nhắc hạn đào tạo bắt buộc:

Ô	Mặc định	Giới hạn	Nghĩa là
Ngưỡng "sắp đến hạn"	3 ngày	1 đến 60	Còn chừng này ngày tới hạn thì nhân viên nhận một lời nhắc, đúng một lần
Chu kỳ nhắc quá hạn	7 ngày	1 đến 90	Nghĩa vụ đã quá hạn mà chưa xong được nhắc lại mỗi chừng này ngày

Ngưỡng "sắp đến hạn" dùng chung một con số cho lời nhắc, cho ô thống kê Sắp đến hạn và cho bộ lọc Sắp đến hạn trên trang của đợt gán, nên màn hình không bao giờ đếm khác với những gì hệ thống nhắc.

Báo cáo Nghĩa vụ sắp đến hạn theo nhân viên trong Trung tâm báo cáo cũng đọc cùng con số này. Xem Báo cáo & hồ sơ tuân thủ.

Cần quyền configure_corp_training (vai trò admin và hr_admin có sẵn). Thay đổi áp dụng từ lượt nhắc 07:45 kế tiếp.

Sửa lời email nhắc

Ba email mà hệ thống tự gửi (nhắc sắp đến hạn, nhắc quá hạn, bản tổng hợp thứ Hai cho quản lý) là mẫu email của tổ chức bạn: sửa được lời, tiêu đề và bố cục ở /admin > nhóm Marketing > Mẫu email (/admin/email-templates), cùng chỗ với các mẫu email khác.

Tên mẫu	Gửi cho	Biến chèn được
Đào tạo bắt buộc: sắp đến hạn	Nhân viên	Tên đơn vị, tên người nhận, tên nội dung bắt buộc (khoá học hoặc quy định), tên đợt gán, ngày đến hạn, link trang Đào tạo được giao
Đào tạo bắt buộc: đã quá hạn	Nhân viên	Như mẫu trên
Đào tạo bắt buộc: tổng hợp tuần cho quản lý	Quản lý trực tiếp	Tên đơn vị, tên người nhận, số nhân viên đang quá hạn, tên một số nhân viên quá hạn (tối đa 5, cách nhau bằng dấu phẩy), link trang Nhóm của tôi

Chưa sửa gì thì email giữ đúng lời như trước. Khác biệt duy nhất là hình thức: thư dùng khung chung của mẫu email (đầu thư và chân thư mang tên tổ chức), và trong bản tổng hợp cho quản lý, tên các nhân viên quá hạn nằm trên một dòng, cách nhau bằng dấu phẩy.

Thông báo trên chuông (trong hệ thống) không đổi theo mẫu email: sửa mẫu chỉ đổi nội dung thư.

Không thấy ba mẫu này?

Ba mẫu chỉ hiện khi tổ chức đang bật đào tạo doanh nghiệp. Tắt module thì mẫu cũng ẩn theo.

Trang hiện trạng của một đợt gán

Bấm một dòng trong danh sách Gán đào tạo để mở trang của đợt gán đó. Cột Đã đạt / Tổng của danh sách cho biết bao nhiêu; trang này cho biết thêm ai và vì sao chững lại. Từ trên xuống: các ô số và biểu đồ, cấu hình của đợt gán, rồi bảng nghĩa vụ từng người.

Năm ô số

Ô	Nghĩa là
Nghĩa vụ	Mẫu số tuân thủ — không tính người đã hết nghĩa vụ
Đã đạt	Số đã hoàn thành hoặc được miễn, kèm tỷ lệ trên mẫu số
Quá hạn	Qua hạn mà chưa xong
Sắp đến hạn (N ngày)	Còn N ngày trở xuống tới hạn. N là ngưỡng "sắp đến hạn" ở mục Chỉnh nhịp nhắc hạn, nên ô này đếm đúng những người sắp được nhắc
Hết nghĩa vụ	Người đã rời đối tượng — nằm ngoài mẫu số. Nếu có người đang tạm nghỉ, dòng mô tả của ô nêu thêm số nghĩa vụ tạm dừng (cũng ngoài mẫu số)

Ba biểu đồ

Biểu đồ	Cho thấy
Phân bố trạng thái	Tỷ lệ từng trạng thái, cùng màu với nhãn trạng thái trong bảng bên dưới. Đợt gán quy định không có lát "Đang học" (quy định không có tiến độ học)
Luỹ kế đã đạt	Số người đã đạt cộng dồn theo ngày, so với đường Tổng nghĩa vụ. Người được miễn tính từ ngày được miễn. Đợt gán chạy lâu hơn 90 ngày thì chỉ vẽ 90 ngày gần nhất, và biểu đồ ghi rõ "số liệu trước đó đã cộng vào điểm đầu"
Tỷ lệ tuân thủ theo đơn vị	Tỷ lệ của từng đơn vị chính của nhân viên, đơn vị thấp nhất xếp trên. Nhiều hơn 12 đơn vị thì chỉ hiện 12 đơn vị thấp nhất, và biểu đồ ghi rõ "Hiện 12/N đơn vị có tỷ lệ thấp nhất"

Với đợt gán khoá học hoặc lộ trình, người có quyền đánh giá năng lực còn thấy thêm khối Năng lực trước và sau đợt gán (xem dưới).

Theo dõi từng nghĩa vụ

Bảng ở cuối trang hiện trạng liệt kê từng người và trạng thái của họ. Bộ lọc Quá hạn và Sắp đến hạn giúp lấy ngay danh sách cần đôn đốc; nút Xuất CSV tải bảng về:

Trạng thái	Nghĩa là
Chưa bắt đầu	Đã giao, chưa động tới
Đang học	Có tiến độ trong khoá (với lộ trình: có tiến độ ở ít nhất một khoá)
Quá hạn	Qua hạn mà chưa xong
Hoàn thành	Đã học xong khoá (với lộ trình: xong mọi khoá; với quy định: đã cam kết)
Được miễn	Được miễn trừ có lý do — vẫn tính là đạt trong tỷ lệ tuân thủ
Hết nghĩa vụ	Đã rời đối tượng (chuyển phòng, nghỉ việc, đợt gán tắt) — giữ lại làm lịch sử, loại khỏi mẫu số
Tạm dừng (đang nghỉ)	Người đó đang Tạm nghỉ: không quá hạn, không bị nhắc, loại khỏi mẫu số cho tới khi quay lại làm việc. Quay lại thì hạn tự dời thêm đúng số ngày đã nghỉ

Cột Đã đạt / Tổng trên danh sách đếm theo đúng định nghĩa này. Với đợt gán có chu kỳ, cột Chu kỳ cho biết mỗi người đang ở lần học thứ mấy.

Cột Hoàn thành lúc của bảng này, và file tải bằng nút Xuất CSV, ghi ngày người đó học xong nội dung thật (cùng cách tính với sổ theo dõi huấn luyện), không phải lúc hệ thống ghi nhận. Người học xong từ trước khi được giao vì thế có thể mang ngày sớm hơn ngày được giao. Sắp xếp theo cột này sắp theo đúng ngày đang hiện.

Với đợt gán khoá học hoặc lộ trình, người có quyền assess_role_competency còn thấy khối Năng lực trước và sau đợt gán phía trên danh sách này: mức năng lực của người đã học xong lúc bắt đầu chu kỳ so với mức hiện tại. Xem Năng lực trước và sau đợt gán đào tạo.

Miễn trừ một người

Trong bảng đó, hàng của người cần miễn → Miễn trừ → nhập lý do. Người đó chuyển sang Được miễn và ghi vết ai miễn, lý do gì. Thu hồi miễn đưa nghĩa vụ sống lại.

Nếu muốn để nhân viên tự xin miễn trừ thay vì bạn miễn tay, xem Đơn từ trong doanh nghiệp.

Không xoá được đợt gán đã có người

Đợt gán đã sinh nghĩa vụ thì không xoá được — nghĩa vụ là dữ liệu kiểm toán, xoá đợt gán là xoá luôn lịch sử "công ty từng yêu cầu điều này". Ngừng dùng thì tắt "Đang hiệu lực": nghĩa vụ chuyển sang Hết nghĩa vụ và rời khỏi mẫu số, lịch sử vẫn còn.

Nhân viên nhìn thấy gì

Trang Đào tạo được giao trong Learnspace: nghĩa vụ còn sống xếp trước theo hạn, lịch sử xếp sau, kèm nút vào học (khoá) hoặc đọc & cam kết (quy định). Lộ trình nhiều khoá hiện tiến độ chung và danh sách khoá con, mỗi khoá có nút vào học riêng. Xem Đào tạo công ty giao.

Quyền

Quyền	Cho phép
view_any_corp_training_assignment, view_corp_training_assignment	Xem đợt gán, các báo cáo tuân thủ và hồ sơ tuân thủ của mọi người
create/update/delete_corp_training_assignment	Tạo, sửa, xoá đợt gán; miễn trừ / thu hồi miễn
configure_corp_training	Chỉnh nhịp nhắc hạn (ngưỡng sắp đến hạn, chu kỳ nhắc quá hạn)