Appearance
Chiến dịch email
Gửi một chuỗi email tự động cho một nhóm người được định nghĩa bằng điều kiện, thay vì tự tay chọn danh sách. Ví dụ điển hình: ai im lặng quá 14 ngày thì nhận thư kéo về; ai vừa hết hạn học thử thì nhận thư ưu đãi.
Hai màn hình nằm trong nhóm menu Marketing của panel quản trị: Tập đối tượng và Chiến dịch. Vai trò marketer có sẵn quyền dùng cả hai.
Hai thứ cần phân biệt trước
| Tập đối tượng | Chiến dịch | |
|---|---|---|
| Trả lời câu | Ai? | Gửi gì, khi nào? |
| Là | Một định nghĩa bằng điều kiện, không phải danh sách tên | Một chuỗi các bước email trên một tập |
| Khi dữ liệu đổi | Tự khớp lại — người mới thoả điều kiện sẽ tự vào | Người đã vào chuỗi giữ nguyên lịch của họ |
Vì sao là định nghĩa, không phải danh sách
Danh sách chụp một lúc sẽ lỗi thời ngay hôm sau. Định nghĩa bằng điều kiện ("im quá 14 ngày") luôn đúng ở thời điểm lượt quét chạy — bạn viết một lần, hệ thống tự nhặt người mới mỗi giờ.
Tạo tập đối tượng
Marketing → Tập đối tượng → Tạo mới.
- Tên tập — đặt theo ý nghĩa nghiệp vụ ("Học viên im lâu"), đừng đặt theo điều kiện kỹ thuật; điều kiện sẽ đổi, ý nghĩa thì không.
- Phải thoả TẤT CẢ điều kiện — bật là AND (thu hẹp), tắt là OR (nới rộng).
- Điều kiện — các module cài đặt sẽ tự nộp điều kiện vào đây (số ngày không học, đã mua khoá nào, nguồn đến từ đâu…). Module nào tổ chức chưa bật thì điều kiện của nó không hiện.
Cột Đang khớp trên bảng danh sách (ẩn mặc định — bật trong menu chọn cột của bảng) cho biết hiện có bao nhiêu người thoả điều kiện. Khi mở lại một tập để sửa, ô Đang khớp trong form cũng hiện con số này — nhưng tính trên điều kiện đã lưu: sửa điều kiện xong phải bấm Lưu rồi mở lại mới thấy con số mới. Xem con số này trước khi bật chiến dịch để khỏi bất ngờ.
Tập không có điều kiện nào thì không dùng được
Không có điều kiện không có nghĩa là "chọn tất cả" — đó là lỗi cấu hình, và chiến dịch gắn với tập đó sẽ không bật được.
Tập rỗng thì không bật được chiến dịch Một đợt
Đây là chủ đích: một đợt gửi trên tập rỗng sẽ tự đóng ở lượt quét đầu mà không gửi cho ai. (Chuỗi và Hành trình thì vẫn bật được trên tập đang rỗng, vì chúng chờ người mới khớp tập.)
Ba kiểu chiến dịch
| Kiểu | Dùng khi | Cách hoạt động | Tạo bằng |
|---|---|---|---|
| Chuỗi | Nuôi dưỡng dài hạn | Lượt quét mỗi giờ nhặt người mới thoả tập và đưa vào chuỗi. Chạy liên tục cho tới khi bạn tạm dừng | Nút tạo mới ở trang danh sách |
| Một đợt | Một thông báo, một lần | Danh sách nhận đóng băng ngay lúc bấm Bật. Gửi xong thì chiến dịch tự đóng | Nút Gửi một đợt |
| Hành trình | Lá thư sau tuỳ người nhận đã nhấp/mở thư trước hay chưa | Gửi bước đầu, chờ, rồi rẽ nhánh theo hành vi. Xem Hành trình email rẽ nhánh | Nút Dựng hành trình |
Kiểu được chọn lúc tạo và không đổi được về sau.
Chuỗi và Hành trình chỉ nhận người đăng ký từ lúc bật
Lần bật đầu tiên của Chuỗi hoặc Hành trình đóng dấu mốc Ghi danh từ là ngay lúc đó. Người đã khớp tập từ trước không vào chuỗi — chỉ người đăng ký từ mốc đó trở đi mới được ghi danh. Mốc này không đặt lại được, kể cả khi tạm dừng rồi bật lại. Muốn gửi cho những người đã có sẵn trong tập, dùng Một đợt.
Vì sao "Một đợt" phải đóng băng danh sách
Nếu không, một chiến dịch một-đợt trên tập "im quá 14 ngày" sẽ chạy mãi mãi: mỗi giờ lại có người mới rơi vào ngưỡng đó và nhận thư. Đóng băng biến nó thành đúng một lần gửi cho đúng những người thoả điều kiện tại thời điểm bạn bấm.
Các bước trong chuỗi
Mỗi bước = một mẫu email + một độ trễ.
- Kể từ lúc vào chuỗi — độ trễ tính từ lúc người đó vào chuỗi, không phải từ bước trước. Bước 1 sau 0 ngày, bước 2 sau 3 ngày, bước 3 sau 7 ngày.
- Cách bước trước — cột hiển thị, giúp bạn thấy khoảng nghỉ thực tế giữa hai lần gửi.
- Mẫu email — chỉ hiện mẫu đang bật. Mẫu bị tắt hoặc xoá sau đó sẽ khiến bước không gửi được, và cột Mẫu email tô đỏ kèm chữ "Mẫu không dùng được".
Bước đã dựng lịch thì không xoá được
Khi đã có người vào chuỗi, hệ thống từ chối xoá bước và nói rõ đang vướng bao nhiêu lượt gửi — lịch sử gửi phải còn đọc được. Muốn đổi nội dung thì sửa mẫu email của bước, hoặc lưu trữ cả chiến dịch.
Điều tương tự áp dụng cho liên kết đã theo dõi: một bước chỉ mới gửi thử cũng đã sinh liên kết, và cũng chặn xoá.
Nhịp gửi — hai con số chặn hai tai nạn
| Ô | Chặn điều gì |
|---|---|
| Tối đa mỗi lượt quét | Dồn hàng nghìn thư trong một giờ |
| Chờ trước khi vào lại (ngày) | Gửi lại đúng chuỗi đó cho người không bao giờ phản hồi |
Cả hai đều không được để 0. Hệ thống chặn giá trị 0 vì nó biến chiến dịch thành hoặc không gửi cho ai, hoặc gửi vô hạn.
Một đợt gửi lớn mất bao lâu
Câu hỏi hay bị bỏ qua cho tới lúc bấm Bật rồi ngồi đợi.
Hệ thống không gửi tất cả cùng lúc. Cứ mỗi giờ, lượt quét nhặt tối đa Tối đa mỗi lượt quét người (mặc định 500) vào chuỗi; thư của họ được đẩy đi trong vòng 5 phút sau đó.
| Số người nhận | Ở mức mặc định 500/giờ |
|---|---|
| 500 | trong vòng ~1 giờ |
| 2.000 | ~4 giờ |
| 4.000 | ~8 giờ |
Muốn nhanh hơn thì nâng "Tối đa mỗi lượt quét"
Nhưng nâng có giới hạn: con số đó tồn tại để một đợt gửi không dồn hàng nghìn thư vào một giờ — vừa dễ bị nhà cung cấp email chặn, vừa làm hộp thư người nhận trông như spam. Nếu cần gửi gấp cho danh sách lớn, hãy bàn với quản trị hệ thống thay vì tự nâng lên mức rất cao.
Bảng trên là trường hợp thuận lợi — một phần có thể sang ngày hôm sau
Hệ thống có hai luật chống làm phiền: mỗi người chỉ nhận một thư chiến dịch mỗi ngày, và người vừa nhận thư nhắc học trong ngày sẽ được nhường lượt. Ai rơi vào hai luật đó thì lá thư của họ hoãn sang hôm sau, chứ không bị bỏ.
Hệ quả thực tế: nếu tập đối tượng của bạn trùng nhiều với nhóm đang nhận email nhắc học, một phần đáng kể danh sách sẽ nhận thư vào ngày kế tiếp — bảng thời gian ở trên chỉ đúng cho phần không bị hoãn. Xem Chính sách email học viên.
Thư chiến dịch không xếp trước thư giao dịch
Thư đặt lại mật khẩu, xác minh email, xác nhận đơn hàng chạy trên một hàng đợi riêng, nên một đợt gửi 4.000 người không đẩy chúng xuống cuối hàng chờ.
⚠ Nhưng "riêng hàng đợi" không có nghĩa là "hoàn toàn không ảnh hưởng": hai bên vẫn dùng chung một nhà cung cấp email và chung tài nguyên máy chủ. Một đợt gửi rất lớn vẫn có thể làm thư giao dịch chậm hơn bình thường đôi chút.
Bật chiến dịch
Hai đường:
- Bấm nút Bật — hiện modal xác nhận kèm con số. Nội dung modal theo kiểu chiến dịch:
- Một đợt: số người đang khớp tập sẽ nhận thư và số người tối đa mỗi giờ.
- Chuỗi / Hành trình, lần bật đầu: số người đang khớp tập, kèm lời nhắc rằng những người đó không vào chuỗi (xem cảnh báo ở Ba kiểu chiến dịch).
- Bật lại sau khi tạm dừng: số người đang khớp tập, và trong đó bao nhiêu người đăng ký sau mốc Ghi danh từ sẽ được ghi danh.
- Hẹn giờ (ô Tự bật lúc) — hệ thống tự bật ở lượt quét đầu tiên sau thời điểm đó.
Hẹn giờ KHÔNG có bước xác nhận của con người
Không modal, không con số hiện ra lúc gửi — lúc lượt quét chạy thì không ai đứng trước màn hình. Nếu chiến dịch không bật được, lý do hiện ở cột Trạng thái; quá 24 giờ chưa bật được thì giờ hẹn bị huỷ.
Với chiến dịch Một đợt hẹn giờ, hệ thống bắt buộc phải có bản gửi thử trước — bằng chứng đã có người thật đọc lá thư đó. Ô hẹn giờ cũng hiện số người đang khớp tập và thời điểm gửi thử gần nhất.
Sửa nội dung mẫu email sau khi đã gửi thử thì dấu đã gửi thử bị xoá: hệ thống báo những chiến dịch đang dùng mẫu đó cần gửi thử lại, và giờ hẹn của chúng bị từ chối cho tới khi có người gửi thử bản mới.
Vì sao chiến dịch không bật được
Hệ thống kiểm trước khi bật và nói rõ lý do ở cột Trạng thái: chưa có bước nào, chưa gắn tập đối tượng, tập đối tượng hỏng hoặc (với Một đợt) đang không khớp ai, mọi mẫu email của các bước đều đã tắt, hoặc Một đợt hẹn giờ mà chưa gửi thử. Hành trình còn có thêm các lỗi về đường nối — xem Kiểm tra trước khi bật.
Gửi thử
Nút Gửi thử gửi lá thư tới địa chỉ của chính bạn.
Bản thử khác bản thật ở hai chỗ
- Không có chân huỷ nhận tin — bản thử không gắn với một người nhận cụ thể nên không dựng được liên kết đó.
- Liên kết trong thư không chuyển hướng. Bấm vào sẽ ra một trang hiện địa chỉ đích dưới dạng văn bản, để bạn kiểm được link trỏ đúng chỗ. Đây là chủ đích về bảo mật: nếu bản thử chuyển hướng thật, bất kỳ ai đặt được URL vào mẫu email cũng đúc được một địa chỉ trên tên miền của tổ chức bạn, chuyển hướng đi đâu tuỳ họ, vô thời hạn.
Bản thử cũng không tính vào số liệu.
Đo hiệu quả: lượt mở và lượt nhấp
Mục Đo hiệu quả trong form chiến dịch có hai công tắc, mặc định bật:
| Công tắc | Làm gì |
|---|---|
| Đo lượt mở | Chèn một ảnh 1×1 vào thư. Ảnh được tải = thư đã mở |
| Đo lượt nhấp | Chuyển hướng các liên kết trong thư qua hệ thống để đếm |
Số liệu hiện ở hai chỗ: cột Đã bấm / Đã mở (ước tính) trên bảng chiến dịch, và cùng hai cột đó trên bảng Các bước — nơi bạn thấy chuỗi rơi ở bước nào.
Nút Liên kết trong thư trên từng bước liệt kê mọi liên kết kèm số người đã bấm (không phải tổng lượt bấm — một người mở lại thư năm lần không làm bảng xếp hạng vô nghĩa).
Đọc con số cho đúng
Đây là phần quan trọng nhất của trang này.
Tỉ lệ mở là ƯỚC TÍNH, và sai theo cả hai chiều:
- Đếm thừa: Apple Mail (mặc định từ iOS 15) tải ảnh cho mọi thư ngay khi nó về máy, dù người dùng chưa mở. Trình quét thư của doanh nghiệp cũng render thư y như một trình duyệt thật.
- Đếm thiếu: người tắt hiển thị ảnh trong email sẽ không bao giờ được đếm.
Hai sai số này không triệt tiêu nhau, và không có cách nào tách chúng ra. Đây không phải hạn chế của LMS — dịch vụ gửi thư nào cũng dính y hệt.
Tỉ lệ nhấp đáng tin hơn hẳn, nhưng vẫn là cận dưới: người đọc bản văn bản thuần (không HTML) bấm link thì hệ thống không thấy.
Dùng con số này thế nào
So sánh tương đối — chiến dịch A với chiến dịch B, bước 2 với bước 3 — chứ đừng đọc như tỉ lệ tuyệt đối. Và khi hai con số mâu thuẫn, tin con số nhấp.
Mẫu số là thư ĐÃ GỬI
Cả hai tỉ lệ chia cho số thư đã gửi, không phải số người ghi danh. Người đang chờ bước sau chưa có cơ hội mở gì cả — tính họ vào mẫu số sẽ dìm tỉ lệ của mọi bước cuối chuỗi.
Tắt đo sau khi đã gửi
Tắt công tắc không gỡ được pixel hay liên kết khỏi thư đã nằm trong hộp thư người ta. Từ lúc tắt, hệ thống ngừng ghi số liệu; liên kết vẫn chuyển hướng bình thường để người đọc không mắc kẹt. Cột số liệu khi đó hiện —, không hiện 0% — vì "không đo" khác hẳn "không ai mở".
Khi số liệu bằng 0 mà không rõ vì sao
Hệ thống tự cảnh báo: nếu một chiến dịch đã gửi trên 200 thư mà 0% mở, hoặc có lượt mở nhưng 0 lượt nhấp, lệnh kiểm tra định kỳ sẽ báo. Ba nguyên nhân thật hay gặp:
- Tổ chức chưa có tên miền riêng cấu hình đúng.
- Module Chiến dịch bị tắt.
- Mẫu email vừa đổi và liên kết không còn được nhận diện.
Tắt module Chiến dịch làm hỏng thư đã gửi
Sau khi bật đo lượt nhấp, mọi liên kết trong thư marketing đã gửi đều đi qua hệ thống. Tắt module = người nhận bấm vào thư ba tháng trước sẽ gặp trang lỗi. Đây là mất nội dung, không chỉ mất số liệu — màn hình bật/tắt module cho tổ chức có ghi cảnh báo này ngay cạnh ô tick.
Người nhận tắt nhận thư thế nào
Mọi thư chiến dịch đều mang chân huỷ nhận tin và header List-Unsubscribe (nút "Hủy đăng ký" ngay trong Gmail/Outlook). Người đã tắt sẽ bị bỏ qua ở lượt gửi kế tiếp, và lượt bị bỏ qua đó ghi rõ lý do thay vì đánh dấu "đã gửi".
Xem thêm:
- Chính sách email học viên — chiến dịch chịu cùng hệ thống tuỳ chọn nhận thư đó.
- Trung tâm báo cáo — nơi xem số liệu chiến dịch dưới dạng bảng đầy đủ và hẹn gửi định kỳ.