Appearance
Tự điểm danh bằng QR
Thay vì gọi tên từng người, bạn mở điểm danh, chiếu mã QR lên màn hình lớp và để học viên tự quét bằng điện thoại. Kết quả hiện ngay trên tờ điểm danh của buổi. Bạn vẫn sửa tay được mọi dòng, và sửa tay của bạn luôn thắng.
Trang này nói về phần tự điểm danh. Cách điểm danh tay và vòng đời buổi học xem Buổi học & Điểm danh.
Không thấy khối "Tự điểm danh"?
Khối nằm dưới tờ điểm danh của buổi (/trainer/batch-sessions/{id}/attendance, hoặc trang điểm danh của buổi trong trang quản trị). Nó chỉ hiện khi quản trị viên đã bật tính năng trong Cài đặt → Học tập → Tự điểm danh (xem Bật và cấu hình tự điểm danh) và bạn có quyền điểm danh buổi đó.
Mở điểm danh
Vào trang điểm danh của buổi, kéo xuống khối Tự điểm danh.
Chọn tuỳ chọn cho phiên này:
- Kiểm IP Wi-Fi của cơ sở: IP lạ (4G, VPN) vào hàng chờ để bạn duyệt, không bị từ chối. Ô này chỉ hiện khi tổ chức đã khai dải IP của cơ sở.
- Có mã PIN dự phòng: PIN 6 số cho máy không quét được QR.
- Kiểm vị trí + Địa điểm: học viên quét bằng app phải ở trong bán kính của địa điểm bạn chọn. Ô này chỉ hiện khi tổ chức đã tạo ít nhất một địa điểm đang dùng; nếu chỉ có một địa điểm, nó được chọn sẵn. Xem chi tiết dưới đây.
- Gắn thiết bị: máy lạ hoặc máy của tài khoản khác vào hàng chờ. Ô này luôn hiện.
Các ô đã được đặt sẵn theo mặc định của tổ chức; bạn đổi được cho riêng phiên này.
Bấm Mở điểm danh.
Khi nào mở được:
- Chỉ trong khung giờ của buổi: từ 30 phút trước giờ bắt đầu cho tới giờ kết thúc (con số 30 do quản trị viên đặt). Mở sớm hơn, bạn nhận thông báo "Buổi học chưa tới giờ — chỉ mở điểm danh được từ …". Buổi đã quá giờ kết thúc thì không mở được; nếu giờ học thay đổi, nhờ người quản lý sửa giờ của buổi trước.
- Buổi đang "Đã lên lịch" sẽ tự chuyển sang "Đang diễn ra" khi bạn mở điểm danh, bạn không cần bấm Bắt đầu buổi học trước.
- Buổi đã huỷ thì không mở được.
Mỗi buổi chỉ có một phiên mở tại một thời điểm. Đồng nghiệp đã mở rồi thì bạn thấy luôn phiên đó.
Kiểm vị trí và gắn thiết bị
Hai lựa chọn này chỉ có tác dụng với học viên điểm danh bằng ứng dụng di động: trình duyệt web không gửi được vị trí hay mã máy.
- Kiểm vị trí: chọn đúng Địa điểm nơi lớp đang học. App đọc vị trí điện thoại lúc học viên quét; ngoài bán kính, sai số quá lớn hay vị trí giả thì lượt vào hàng chờ. Chặn được việc học viên có mặt chuyển mã QR cho bạn ở nhà.
- Gắn thiết bị: mỗi tài khoản chỉ điểm danh từ một máy, mỗi máy chỉ cho một tài khoản. Chặn được việc một người cầm điện thoại điểm danh hộ nhiều tài khoản. Máy được gắn ở lần điểm danh hợp lệ đầu tiên.
Học viên dùng web sẽ vào hàng chờ
Bật một trong hai ô thì mọi học viên quét từ trình duyệt web (kể cả quét bằng camera điện thoại rồi mở trên trình duyệt) đều vào hàng chờ. Panel nhắc điều này ngay dưới ô Kiểm vị trí. Chỉ bật khi lớp dùng app.
Bấm Mở điểm danh mà nhận "Địa điểm đã chọn không còn dùng được (đã tắt hoặc xoá)…": quản trị viên vừa tắt hoặc xoá địa điểm sau khi bạn mở trang. Tải lại trang rồi chọn địa điểm khác, hoặc bỏ Kiểm vị trí.
Khi phiên đang mở
Khối hiện giờ đóng ("Đang mở · đóng lúc …"), phiên có kiểm IP hay không, địa điểm đang kiểm (Kiểm vị trí: …) và nhãn Gắn thiết bị nếu phiên có, Mã PIN (nếu có), số Đã tự điểm danh và số Chờ duyệt. Các nút:
| Nút | Làm gì |
|---|---|
| Mở màn chiếu | Mở màn hình QR trong tab mới, xem dưới đây |
| +10 phút | Lùi giờ đóng thêm 10 phút |
| Đổi PIN | Tạo PIN mới, PIN cũ hết hiệu lực ngay. Nếu phiên chưa có PIN thì bấm nút này để bật PIN, hữu ích khi máy chiếu hỏng giữa giờ |
| Đóng điểm danh | Đóng phiên sớm (hỏi xác nhận). Học viên không quét được nữa; lượt đang chờ vẫn duyệt được |
Phiên tự đóng khi hết thời gian (mặc định 20 phút sau khi mở, cộng thêm các lần +10 phút).
Bấm một nút mà nhận "Phiên đã thay đổi, tải lại trang" nghĩa là đồng nghiệp vừa đóng phiên và mở phiên khác. Tải lại trang để thao tác trên phiên mới.
Màn chiếu
Bấm Mở màn chiếu trên máy nối máy chiếu của lớp. Màn hình hiện tên buổi, mã QR lớn, PIN (nếu có), số người đã điểm danh và giờ đóng.
- Mã QR đổi mỗi 20 giây. Ảnh chụp mã gửi vào nhóm chat chỉ dùng được trong chốc lát. Màn chiếu tự cập nhật, bạn không cần làm gì.
- Phiên đóng (bạn bấm đóng, hết giờ, hoặc buổi bị huỷ) thì màn chiếu chuyển sang "Điểm danh đã đóng" và không còn mã.
Đóng tab màn chiếu sau giờ học
Màn chiếu chạy trên tài khoản đăng nhập của bạn. Máy chiếu thường là máy dùng chung của phòng: hết giờ, hãy đóng tab, hoặc đăng xuất nếu đó không phải máy của bạn.
Mã PIN
PIN 6 số dành cho học viên không quét được QR (camera hỏng, máy cũ). Bạn đọc PIN cho học viên đó; học viên nhập ở mục Điểm danh trong Learnspace. PIN cũng hiện trên màn chiếu, nên PIN dễ bị chuyển tiếp qua nhóm chat hơn QR. Chỉ bật khi cần, và bấm Đổi PIN nếu nghi PIN đã lộ.
Hàng chờ duyệt
Phần lớn lượt quét được ghi thẳng lên tờ là Có mặt hoặc Đi muộn (tính theo lúc quét so với giờ bắt đầu buổi). Một lượt vào Hàng chờ duyệt thay vì ghi thẳng khi:
| Lý do hiển thị | Nghĩa là |
|---|---|
| IP ngoài mạng của cơ sở | Phiên có kiểm IP, và học viên quét từ IP ngoài các dải của cơ sở: có thể ở nhà, cũng có thể chỉ là điện thoại đang dùng 4G hoặc VPN |
| Ngoài địa điểm | Phiên kiểm vị trí, và vị trí app gửi nằm ngoài bán kính của địa điểm |
| Vị trí không đủ chính xác | Sai số vị trí lớn hơn ngưỡng của tổ chức (mặc định 100 m): thường là GPS trong nhà, hoặc iPhone để "vị trí gần đúng" |
| Vị trí giả | Điện thoại (Android) báo vị trí đang bị giả lập |
| Không có vị trí | Phiên kiểm vị trí nhưng lượt không kèm vị trí: học viên quét trên web, hoặc app chưa được cấp quyền vị trí |
| Máy lạ | Phiên gắn thiết bị, và tài khoản này đã gắn một máy khác |
| Máy của tài khoản khác | Phiên gắn thiết bị, và máy này đang gắn với tài khoản của người khác |
| Không có mã máy | Phiên gắn thiết bị nhưng lượt không kèm mã máy: học viên quét trên web, hoặc app phiên bản cũ |
| Đã bị ghi Vắng | Bạn (hoặc đồng nghiệp) đã ghi học viên này Vắng trước khi họ quét |
Khi nhiều điều kiện cùng trượt, lý do hiện là của điều kiện xét trước theo thứ tự IP → thiết bị → vị trí. Cạnh lý do còn có bằng chứng giúp bạn quyết định: cách … m (khoảng cách tới địa điểm), sai số … m, vị trí giả, máy lạ.
Học viên quét lại sau khi vào hàng chờ
- Lý do IP hoặc vị trí (IP ngoài mạng của cơ sở, Ngoài địa điểm, Vị trí không đủ chính xác, Vị trí giả, Không có vị trí): học viên tự sửa được, ví dụ nối Wi-Fi của cơ sở, bật vị trí chính xác rồi quét lại. Nếu lần quét mới qua mọi điều kiện và tờ điểm danh chưa có dòng nào của học viên, lượt mới được ghi Có mặt/Đi muộn (tính theo lúc quét lại) và lượt chờ cũ tự biến khỏi hàng chờ. Bạn không cần làm gì.
- Lý do thiết bị (Máy lạ, Máy của tài khoản khác, Không có mã máy) và Đã bị ghi Vắng: quét lại không thay được. Học viên nhận lại "Đang chờ giáo viên duyệt."; bạn duyệt hoặc từ chối. Nếu học viên vừa đổi điện thoại, nhờ quản trị viên Gỡ máy cũ ở trang Thiết bị đã gắn để các buổi sau không vào hàng chờ nữa; lượt đang chờ của buổi này vẫn cần bạn duyệt.
- Bạn đã ghi học viên Vắng thì mọi lần quét lại vẫn chỉ trả về lượt chờ cũ, kể cả khi lý do chờ là vị trí: bạn quyết.
Hàng chờ còn hiện sau khi phiên đóng, nên bạn duyệt được vào cuối buổi. Mỗi dòng cho biết học viên, giờ quét, lý do và trạng thái Trên tờ hiện tại (hoặc Chưa ghi). Xem cột này trước khi bấm, vì nó cho biết bấm Duyệt sẽ làm gì.
Duyệt và từ chối
- Duyệt ghi lên tờ trạng thái tính theo lúc quét (Có mặt hoặc Đi muộn), giờ check-in là giờ quét. Duyệt một lượt Máy lạ không đổi máy đang gắn của học viên.
- Dòng đang là Vắng hoặc chưa ghi: bị ghi đè. Duyệt là quyết định của bạn, nên nó luôn thắng một dấu Vắng, kể cả Vắng do bạn đánh mặc định cho cả lớp.
- Dòng đang là Có mặt, Muộn hoặc Có phép: không đổi. Bạn nhận thông báo "Giáo viên đã ghi … cho … — giữ nguyên."
- Học viên không còn thuộc lớp: lượt bị từ chối.
- Từ chối: tờ điểm danh giữ nguyên.
Duyệt xong, dòng tương ứng trên tờ phía trên cập nhật ngay.
Giáo viên luôn thắng
Tờ điểm danh và tự điểm danh cùng ghi vào một chỗ. Quy tắc:
- Lượt tự điểm danh không bao giờ ghi đè dòng bạn đã ghi. Bạn đã ghi Có mặt / Muộn / Có phép thì học viên quét chỉ nhận "Giáo viên đã ghi nhận: …"; bạn đã ghi Vắng thì lượt vào hàng chờ.
- Sửa tay của bạn luôn thắng lượt tự điểm danh. Đổi trạng thái một học viên rồi Lưu là đè lên dòng tự điểm danh của họ.
- Dòng do học viên tự ghi mang nhãn Tự điểm danh dưới tên học viên; dòng bạn duyệt từ hàng chờ mang nhãn Tự điểm danh · đã duyệt. Bạn sửa tay dòng đó thì nhãn biến mất.
- Tờ điểm danh tự làm mới định kỳ: lượt tự điểm danh mới hiện lên ở các dòng bạn chưa bấm. Bấm Lưu chỉ ghi các dòng bạn đã bấm, nên không xoá mất lượt học viên vừa quét trong lúc bạn mở trang.
Thứ tự gợi ý trong một buổi
- Đầu giờ: Mở điểm danh → Mở màn chiếu.
- Để màn chiếu 5–10 phút trong lúc bắt đầu bài.
- Cuối buổi: xử lý Hàng chờ duyệt, rồi sửa tay các trường hợp còn lại (Có phép, người quên quét) và Lưu.
- Đóng tab màn chiếu.
Đừng bấm Lưu cả lớp là Vắng trước khi học viên quét: mọi lượt quét sau đó sẽ vào hàng chờ với lý do Đã bị ghi Vắng.
Tự điểm danh ở sự kiện
Cùng khối Tự điểm danh này cũng có trên trang Điểm danh sự kiện, cho sự kiện trực tiếp. Khác biệt (khung giờ, luôn Có mặt, ai mở được) xem Điểm danh sự kiện.