Báo cáo & hồ sơ tuân thủ

Ba câu hỏi mà bộ phận nhân sự phải trả lời được bất cứ lúc nào: toàn công ty đang tuân thủ bao nhiêu phần trăm, ai đang quá hạn, và chứng minh cho tôi xem người này đã được đào tạo những gì. Trang này nói chỗ lấy từng thứ.

Một dòng tóm tắt

Số liệu tổng: Báo cáo → Trung tâm báo cáo (4 báo cáo) và Executive Overview (2 chỉ số). Bằng chứng cho một người: nút Tải hồ sơ tuân thủ (PDF). Bằng chứng do đơn vị ngoài cấp: Doanh nghiệp → Đào tạo bên ngoài. Sổ huấn luyện theo kỳ cho đoàn kiểm tra và hồ sơ của cả một đơn vị: trang Sổ theo dõi huấn luyện trong nhóm Doanh nghiệp.

Đoàn kiểm tra hỏi sổ, không hỏi từng người

Đoàn kiểm tra ATVSLĐ, PCCC hay ISO thường đòi sổ theo dõi huấn luyện của cả cơ sở trong một kỳ (Mẫu 11 Nghị định 44/2016). Trang Sổ theo dõi huấn luyện lập sổ đó, in PDF A4 ngang có chỗ ký hoặc tải XLSX. Cùng trang có nút xuất hồ sơ tuân thủ hàng loạt: gộp hồ sơ tuân thủ của mọi người trong một đơn vị vào một file PDF.

Bốn báo cáo

/admin → Báo cáo → Trung tâm báo cáo:

Báo cáo	Trả lời
Tuân thủ đào tạo theo đơn vị	Phòng nào đang đạt bao nhiêu — chỗ để biết nên gõ cửa ai
Nghĩa vụ quá hạn theo nhân viên	Danh sách người đang quá hạn, kèm nghĩa vụ và hạn
Nghĩa vụ sắp đến hạn theo nhân viên	Ai sắp tới hạn mà chưa xong: nhân viên, nội dung, hạn, số ngày còn lại, đơn vị, quản lý; xếp theo hạn gần nhất
Tình trạng từng đợt gán	Một đợt gán đã đi tới đâu: bao nhiêu người đạt, đang học, quá hạn

Báo cáo Sắp đến hạn dùng cùng ngưỡng với lời nhắc "sắp đến hạn" (mặc định 3 ngày, chỉnh ở Chỉnh nhịp nhắc hạn trong trang Giao đào tạo bắt buộc): danh sách này đúng là những người đã nhận (hoặc sắp nhận) lời nhắc sắp đến hạn. Chỉ gồm nghĩa vụ bắt buộc chưa xong; người đang Tạm nghỉ không có mặt vì nghĩa vụ của họ đang tạm dừng.

Lọc theo đơn vị

Cả bốn báo cáo có ô chọn Đơn vị (gồm đơn vị con):

• Để Tất cả (mặc định) là toàn công ty.
• Chọn một đơn vị là lấy đơn vị đó và mọi đơn vị nằm dưới nó trong cây. Chọn "Khối Kinh doanh" là ra số của cả khối, không phải mở từng phòng.
• Mỗi người được xếp theo đơn vị chính của họ, nên cả bốn báo cáo cắt ra cùng một tập người.
• Với báo cáo Tình trạng từng đợt gán, bộ lọc cắt người chứ không cắt đợt gán: một đợt gán toàn công ty vẫn hiện một dòng, nhưng các con số chỉ còn phần của đơn vị bạn chọn.
• Nhân viên chưa được xếp vào đơn vị nào chỉ xuất hiện khi không lọc.

Lịch gửi báo cáo chưa chọn được đơn vị

Khi hẹn gửi một báo cáo tuân thủ qua Lịch gửi báo cáo, màn hình lịch chưa có ô chọn đơn vị: báo cáo gửi đi luôn là số liệu của toàn công ty. Cần số của riêng một khối thì mở Trung tâm báo cáo, chọn đơn vị rồi tải về.

Trang Executive Overview có 2 chỉ số: Tỷ lệ tuân thủ đào tạo và Nghĩa vụ quá hạn.

Con số được đếm thế nào

Mọi báo cáo dùng cùng một định nghĩa với màn hình đào tạo:

• Chỉ đếm nghĩa vụ bắt buộc (khuyến nghị không tính).
• Đã đạt = Hoàn thành + Được miễn.
• Không đếm người đã rời đối tượng (Hết nghĩa vụ) và người đã nghỉ việc — nếu không, tỷ lệ tuân thủ sẽ tự xấu đi theo tỷ lệ nghỉ việc.
• Không đếm nghĩa vụ đang tạm dừng của người tạm nghỉ, và không coi chúng là quá hạn. Họ quay lại làm việc thì nghĩa vụ trở lại mẫu số với hạn đã dời.
• Người kiêm nhiệm nhiều phòng được gom vào đơn vị chính để không đếm hai lần.

Hồ sơ tuân thủ in được (PDF)

Một trang A4 cho một người — thứ đưa cho auditor:

• Thông tin nhân sự: mã, đơn vị/vị trí, quản lý trực tiếp, ngày vào làm.
• Tổng quan: tổng nghĩa vụ, đã đạt, quá hạn, tỷ lệ, số giờ đào tạo ngoài.
• Bảng nghĩa vụ: khoá/quy định/lộ trình, bắt buộc hay khuyến nghị, trạng thái, hạn, ngày hoàn thành, số chứng chỉ (kèm nhãn nếu chứng chỉ đã hết hạn hoặc bị thu hồi — hồ sơ không giấu điều đó).
  • Dòng lộ trình nhiều khoá in "(M/N khoá)" cạnh tên lộ trình, cho biết người đó đã xong mấy khoá. Ô số chứng chỉ của dòng này để trống vì chứng chỉ cấp theo từng khoá, không cấp cho cả lộ trình; chứng chỉ từng khoá xem ở khối Chứng chỉ trong Hồ sơ học tập (mục cuối trang này).
  • Ngày hoàn thành là ngày học xong nội dung thật (khoá học: ngày học xong bài cuối; lộ trình: ngày xong khoá cuối cùng; quy định: lúc ký), cùng cách tính với sổ theo dõi huấn luyện. Người học xong từ trước khi được giao thì hồ sơ in ngày học thật, không phải ngày được giao.
  • Khoá học hoặc lộ trình được tính là đã học xong từ trước mà hệ thống không còn biết ngày học (vd dữ liệu chuyển từ hệ thống cũ) thì ô này in ngày được giao, kèm dòng chữ nhạt bên dưới ghi nhận khi được gán, không rõ ngày học.
  • Nghĩa vụ lặp lại theo chu kỳ (học lại khoá hoặc ký lại quy định) có nhãn Chu kỳ N cạnh tên, từ chu kỳ 2. Với khoá học lại, số chứng chỉ là của bản mới nhất, tức lần hoàn thành gần nhất.
• Bảng đào tạo bên ngoài đã ghi nhận.

Với quy định nội bộ và bài bắt buộc đọc, bảng nghĩa vụ có thêm cột Phiên bản đã xác nhận — xem mục dưới.

Với nghĩa vụ học lại hoặc ký lại theo chu kỳ, hồ sơ liệt kê thêm một dòng lịch sử cho mỗi chu kỳ đã khép, ghi ngày học xong của chu kỳ đó (cùng luật ghi chú ngày không rõ ở trên). Tổng nghĩa vụ và tỷ lệ tuân thủ ở phần tổng quan không tính các dòng lịch sử này.

Nghĩa vụ đang tạm dừng (người đang tạm nghỉ) vẫn có dòng trong bảng nghĩa vụ, nhưng không tính vào tổng và tỷ lệ ở phần tổng quan.

Hai đường tải:

Ai	Ở đâu
Nhân sự / quản trị	/admin → Người dùng → Hồ sơ học tập của người đó → nút Tải hồ sơ tuân thủ (PDF)
Chính nhân viên	Learnspace → Đào tạo được giao → nút cùng tên

Cần quyền view_any_corp_training_assignment để tải hồ sơ của người khác; ai cũng tải được hồ sơ của chính mình.

Đoàn kiểm tra hỏi ai đã đổi hạn hay miễn cho ai

Hồ sơ tuân thủ cho biết kết quả. Còn ai đã sửa cấu hình, lúc nào, từ giá trị nào sang giá trị nào (ví dụ hạn của một đợt gán, phiên bản quy định, danh sách khoá của lộ trình, một bản ghi đào tạo bên ngoài) thì xem ở Nhật ký kiểm toán.

Cần hồ sơ của cả một phòng hay cả công ty trong một file: dùng nút Xuất hồ sơ tuân thủ (PDF) trên trang Sổ theo dõi huấn luyện. Dưới 60 người thì tải ngay; từ 60 người trở lên hệ thống tạo file trong nền và báo qua chuông kèm link tải, link dùng được 7 ngày.

Phiên bản đã xác nhận

Đoàn kiểm tra hỏi "người này đã ký / đã đọc bản nào", không phải "bản hiện hành là bản nào". Vì vậy mọi bản in ghi đúng phiên bản người đó đã xác nhận lúc hoàn thành nghĩa vụ, kể cả khi nội dung đã sửa sau đó, và kể cả khi họ ký lại bản mới về sau.

Loại nội dung	Hiện như thế nào
Quy định nội bộ	Ô Phiên bản của quy định tại lần ký đó, vd "Phiên bản 2.0"
Bài bắt buộc đọc (kho tri thức)	Số phiên bản của bài, kèm mã nội dung — xem Bài bắt buộc đọc
Khoá học, lộ trình nhiều khoá	"—" (không có phiên bản)

Cùng nhãn này xuất hiện ở:

• Hồ sơ tuân thủ PDF (từng người và hàng loạt): cột Phiên bản đã xác nhận, cả trên dòng của các chu kỳ đã khép.
• Sổ theo dõi huấn luyện (PDF và XLSX): ghi chú "Đã xác nhận: …" trong cột Ghi chú.
• File CSV nghĩa vụ của một đợt gán và CSV bảng Đào tạo của nhóm ở /manager: cột cuối.

Ba báo cáo dạng bảng (quá hạn, sắp đến hạn, tình trạng đợt gán) chỉ liệt kê nghĩa vụ chưa hoàn thành nên không có cột này.

Đào tạo bên ngoài

/admin → Doanh nghiệp → Đào tạo bên ngoài: ghi nhận khoá do đơn vị khác cấp mà hệ thống không có bản ghi học — chứng chỉ an toàn lao động do trung tâm cấp, ISO do tổ chức đánh giá, hội thảo nghề.

Trường	Ghi chú
Nhân viên	Chỉ chào người còn làm việc
Tên khoá, Đơn vị đào tạo
Ngày hoàn thành	Bắt buộc
Hạn hiệu lực	Để trống = không hết hạn. Quá hạn thì hiện nhãn đỏ
Số giờ	Cộng vào "giờ đào tạo ngoài" trong hồ sơ
Loại huấn luyện theo quy định	Tuỳ chọn. Chọn An toàn, vệ sinh lao động, Phòng cháy, chữa cháy hoặc Quy định khác nếu khoá này đáp ứng một nghĩa vụ huấn luyện theo pháp luật: khoá có loại sẽ vào Sổ theo dõi huấn luyện của kỳ chứa ngày hoàn thành
File chứng nhận	PDF/ảnh ≤ 10 MB, lưu riêng tư — chỉ nhân viên đó và người có quyền đọc mới tải được
Bằng chứng cho nghĩa vụ	Tuỳ chọn, chỉ để gom nhóm trong hồ sơ

Ghi nhận bên ngoài không tự miễn trừ nghĩa vụ

Cố ý tách hai việc: ghi nhận là dữ liệu, miễn trừ là quyết định có chữ ký. Muốn cho qua một nghĩa vụ nhờ chứng chỉ ngoài, hãy miễn trừ nghĩa vụ đó (hoặc để nhân viên nộp đơn xin miễn trừ) và ghi lý do trỏ tới bản ghi này.

Ở tổ chức dùng Năng lực theo vị trí, cuối form có thêm khối Năng lực được chứng nhận: khai năng lực cấp 3 mà khoá này chứng nhận và ở mức nào. Bản ghi còn hạn thì mức đó được tính vào mức hiện tại của nhân viên (sau đánh giá của quản lý, trước trắc nghiệm). Người nhập dòng năng lực phải khác người được ghi nhận. Xem Đào tạo bên ngoài chứng nhận năng lực.

Xoá một bản ghi sẽ xoá luôn file chứng nhận đã tải lên — đây là dữ liệu cá nhân, hệ thống không giữ lại file mồ côi.

Khối tuân thủ trong Hồ sơ học tập 360°

Trang Người dùng → Hồ sơ học tập có khối Tuân thủ đào tạo doanh nghiệp: hồ sơ nhân sự tóm tắt, số nghĩa vụ theo trạng thái, vài nghĩa vụ sắp hạn, và nút tải hồ sơ PDF. Tiện khi bạn đang xem một người vì lý do khác và muốn liếc qua tình hình tuân thủ.

Cần xem mọi chứng chỉ một người từng nhận cho cùng một khoá (mỗi lần học lại theo chu kỳ là một chứng chỉ mới), hãy xem khối Chứng chỉ trên cùng trang Hồ sơ học tập: khối đó liệt kê cả các bản cũ, bản nào đã quá hạn thì mang nhãn hết hạn.

Quyền

Quyền	Cho phép
view_any_corp_training_assignment	Bốn báo cáo, hai chỉ số, tải hồ sơ tuân thủ của bất kỳ ai
*_corp_external_training	Xem/tạo/sửa/xoá ghi nhận đào tạo bên ngoài
page_TrainingRegister	Vào trang Sổ theo dõi huấn luyện, xuất PDF và XLSX (vai trò admin, hr_admin, training_manager có sẵn). Xuất hồ sơ hàng loạt cần thêm view_any_corp_training_assignment
view_learning_profile_user	Vào trang Hồ sơ học tập 360°