Appearance
Tài khoản đăng nhập SSO tự thành nhân viên
Khi công ty cho nhân viên đăng nhập bằng Google hoặc Microsoft và để bật ô tự tạo tài khoản, người mới vào công ty có thể tự đăng nhập LMS ngay ngày đầu mà không chờ HR nhập danh sách. Nhưng một tài khoản chưa phải nhân viên: chưa có hồ sơ nhân viên thì người đó không thuộc phòng ban nào, và không đợt gán đào tạo nào tìm tới họ.
Cài đặt ở trang này lấp khoảng trống đó: tài khoản do nút SSO tạo lần đầu được tự lập hồ sơ nhân viên ở một đơn vị mặc định, nên nhận ngay đào tạo bắt buộc của đơn vị đó.
Một dòng tóm tắt
/admin > Cài đặt > Chung > tab Tổ chức doanh nghiệp > chọn Đơn vị mặc định (và Chức danh mặc định nếu muốn) > Lưu. Để trống Đơn vị mặc định là tắt.
Cài đặt
Tab Tổ chức doanh nghiệp, khối Tài khoản đăng nhập bằng SSO:
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Đơn vị mặc định | Đơn vị sẽ nhận hồ sơ của người mới. Danh sách hiện đường dẫn đầy đủ trong cây (ví dụ Khối Kỹ thuật / Phòng QA) và tìm kiếm được. Để trống (Không chọn) thì không tự lập hồ sơ. |
| Chức danh mặc định | Tuỳ chọn, gắn vào phân công ở đơn vị mặc định. Chỉ chọn được sau khi đã chọn đơn vị. Bỏ đơn vị thì chức danh cũng bị xoá khi lưu. |
Mặc định cả hai ô đều trống: tổ chức chưa đặt gì thì không có gì thay đổi.
Cần quyền configure_corporate_org. Vai trò admin và hr_admin có sẵn quyền này.
Nên dùng đơn vị nào?
Nhiều công ty tạo riêng một đơn vị kiểu "Nhân viên mới (chờ xếp phòng)" làm đơn vị mặc định. Nhờ vậy HR nhìn một chỗ là thấy ai vừa tự vào và cần xếp phòng, và đợt gán đào tạo nhập môn có thể nhắm đúng đơn vị này.
Khi nào hồ sơ được lập
Hồ sơ chỉ được lập khi đủ mọi điều kiện:
- Tài khoản được tạo mới bởi nút Đăng nhập bằng Google hoặc Đăng nhập bằng Microsoft (người chưa từng có tài khoản, ô tự tạo tài khoản của bên đó đang bật).
- Đã chọn Đơn vị mặc định, và đơn vị đó còn tồn tại.
- Tài khoản chưa có hồ sơ nhân viên.
Những trường hợp không đi đường này:
- Nhân viên đã nhập từ Excel rồi mới đăng nhập SSO: tài khoản được khớp theo email, hồ sơ đã có sẵn từ lúc nhập, không lập thêm.
- Tài khoản do quản trị viên tạo tay, tài khoản nhập danh sách, người tự đăng ký bằng form.
- Người đã có hồ sơ (kể cả hồ sơ ở đơn vị khác hay đã nghỉ việc): hồ sơ giữ nguyên, không bị sửa.
Đổi Đơn vị mặc định chỉ áp cho tài khoản tạo sau lúc đổi; những người đã được lập trước đó không bị chuyển theo.
Nếu vì lý do nào đó không lập được hồ sơ (ví dụ đơn vị vừa bị xoá), người dùng vẫn đăng nhập bình thường; chỉ là chưa có hồ sơ, HR lập tay ở Doanh nghiệp > Nhân viên.
Hồ sơ được lập trông thế nào
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Trạng thái | Đang làm việc |
| Ngày vào làm | Ngày đăng nhập lần đầu |
| Mã nhân viên | Trống |
| Quản lý trực tiếp | Trống |
| Phân công | Một dòng chính ở đơn vị mặc định, kèm chức danh mặc định nếu có (chức danh đã bị xoá thì bỏ qua chức danh, hồ sơ vẫn được lập) |
Việc HR cần làm sau
Hồ sơ tự lập là hồ sơ tạm, đủ để người đó bắt đầu học. HR nên hoàn thiện sớm ở Doanh nghiệp > Nhân viên:
- Chuyển đúng đơn vị: sửa dòng phân công chính sang phòng ban thật của người đó (và thêm kiêm nhiệm nếu có).
- Gán quản lý trực tiếp: chưa có thì đơn từ của người này dồn về trưởng đơn vị của phòng ban chính (lúc này là đơn vị mặc định). Xem Trưởng đơn vị & đường leo thang.
- Điền mã nhân viên, sửa Ngày vào làm nếu người đó vào công ty trước ngày đăng nhập LMS lần đầu. Ngày vào làm quyết định hạn của những đợt gán dùng chính sách "N ngày kể từ ngày vào làm".
Tương tác với đợt gán đào tạo
- Hồ sơ vừa lập là hệ thống tự tạo nghĩa vụ cho người đó theo mọi đợt gán đang bật mà họ thuộc đối tượng (toàn công ty, đơn vị mặc định, chức danh mặc định...), ngay, như với nhân viên nhập từ Excel. Nếu vì lý do nào đó bước này lỡ, lượt rà soát 01:30 đêm đó sẽ bù. Xem Hệ thống tự làm gì sau khi bạn bấm Lưu.
- Khi HR chuyển người đó sang phòng ban thật, nghĩa vụ cũng tự cập nhật ngay: nhận đào tạo của phòng mới, còn nghĩa vụ chỉ dành cho đơn vị mặc định chuyển sang Hết nghĩa vụ (giữ làm lịch sử, loại khỏi mẫu số).
- Vì vậy, đào tạo mà mọi nhân viên phải học (an toàn thông tin, nội quy) nên đặt đối tượng Toàn công ty, không đặt theo đơn vị mặc định: đặt theo đơn vị mặc định thì người đó mất nghĩa vụ ngay khi được xếp phòng. Đợt gán theo đơn vị mặc định chỉ hợp với nội dung dành riêng cho giai đoạn chờ xếp phòng.