Appearance
Sổ theo dõi huấn luyện
Khi đoàn kiểm tra an toàn, vệ sinh lao động (ATVSLĐ), phòng cháy chữa cháy (PCCC) hay đánh giá ISO tới, câu hỏi thường không phải "anh A đã học gì" mà là "cho xem sổ theo dõi huấn luyện của cơ sở trong năm nay". Trang Sổ theo dõi huấn luyện lập đúng cuốn sổ đó theo Mẫu 11 Phụ lục II Nghị định 44/2016: danh sách mọi người đã hoàn thành huấn luyện theo quy định trong một kỳ, in ra PDF để ký hoặc tải về dạng bảng tính.
Cùng trang này còn có nút Xuất hồ sơ tuân thủ (PDF) để gộp hồ sơ tuân thủ của cả một đơn vị vào một file, khi đoàn kiểm tra muốn xem chi tiết từng người.
Một dòng tóm tắt
/admin > nhóm Doanh nghiệp > Sổ theo dõi huấn luyện > chọn kỳ, loại huấn luyện, nhóm, đơn vị > xem trước > Xuất PDF hoặc Xuất XLSX. Sổ chỉ có dữ liệu khi đợt gán (hoặc bản ghi đào tạo bên ngoài) đã được gắn Loại huấn luyện theo quy định.
Ai dùng
| Vai trò | Được làm |
|---|---|
admin, hr_admin | Xem sổ, xuất PDF và XLSX, xuất hồ sơ tuân thủ hàng loạt |
training_manager | Xem sổ, xuất PDF và XLSX. Không thấy nút xuất hồ sơ tuân thủ hàng loạt, vì vai trò này không có quyền xem hồ sơ tuân thủ của người khác |
Quyền của trang là page_TrainingRegister; tải PDF và XLSX dùng chung quyền này. Xuất hồ sơ hàng loạt cần thêm view_any_corp_training_assignment, đúng quyền dùng để tải hồ sơ tuân thủ của người khác.
Chuẩn bị dữ liệu trước
Sổ không tự biết khoá nào là huấn luyện theo pháp luật. Bạn phải khai ba chỗ:
| Chỗ | Việc cần làm | Nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Đợt gán (Giao đào tạo bắt buộc) | Chọn Loại huấn luyện theo quy định (An toàn, vệ sinh lao động / Phòng cháy, chữa cháy / Quy định khác) và điền Số giờ huấn luyện | Đợt gán không có loại không bao giờ vào sổ, dù người học đã hoàn thành |
| Nhân viên (Cơ cấu tổ chức & hồ sơ nhân viên) | Điền Năm sinh và Nhóm huấn luyện ATVSLĐ (nhóm 1 đến 6) | Người vẫn vào sổ, nhưng cột Năm sinh để trống và bộ lọc theo nhóm không tìm thấy họ |
| Đào tạo bên ngoài (Báo cáo & hồ sơ tuân thủ) | Chọn Loại huấn luyện theo quy định cho khoá do trung tâm ngoài cấp | Khoá đó không vào sổ |
Có hàng trăm nhân viên thì điền năm sinh và nhóm qua Nhập nhân viên từ Excel: file mẫu đã có sẵn hai cột này.
Vào đâu
/admin > nhóm Doanh nghiệp > Sổ theo dõi huấn luyện.
Trang mở sẵn bộ lọc mặc định: kỳ từ 01/01 đến 31/12 năm hiện tại, loại An toàn, vệ sinh lao động, mọi nhóm, mọi đơn vị. Bảng xem trước cập nhật ngay khi bạn đổi một ô lọc.
Bộ lọc
| Ô | Ý nghĩa |
|---|---|
| Từ ngày, Đến ngày | Kỳ theo dõi. Một dòng vào sổ khi ngày học xong nằm trong kỳ, tính trọn cả ngày đầu và ngày cuối. Xem mục Ngày học xong là ngày nào |
| Loại huấn luyện | An toàn, vệ sinh lao động / Phòng cháy, chữa cháy / Quy định khác. Mỗi cuốn sổ chỉ có một loại |
| Nhóm huấn luyện | Nhóm 1 đến nhóm 6 theo Điều 17 Nghị định 44/2016, hoặc Tất cả nhóm |
| Đơn vị (gồm đơn vị con) | Chọn một đơn vị là lấy đơn vị đó và mọi đơn vị nằm dưới nó trong cây. Để Tất cả đơn vị là toàn cơ sở |
Nhóm và đơn vị đọc theo hồ sơ nhân viên hiện tại: người đã chuyển phòng sẽ xuất hiện ở đơn vị mới, kể cả với dòng hoàn thành từ trước khi chuyển. Đơn vị là đơn vị chính của người đó, nên người kiêm nhiệm chỉ có một dòng cho mỗi lần hoàn thành.
Sáu nhóm huấn luyện:
| Nhóm | Đối tượng |
|---|---|
| Nhóm 1 | Người quản lý phụ trách công tác ATVSLĐ |
| Nhóm 2 | Người làm công tác ATVSLĐ |
| Nhóm 3 | Người làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ |
| Nhóm 4 | Người lao động không thuộc các nhóm khác |
| Nhóm 5 | Người làm công tác y tế |
| Nhóm 6 | An toàn, vệ sinh viên |
Các cột của sổ
Sổ theo khuôn cột của Mẫu 11:
| Cột | Lấy từ đâu |
|---|---|
| TT | Số thứ tự. Sổ xếp theo tên đơn vị, rồi theo họ tên |
| Họ và tên | Tài khoản của nhân viên |
| Năm sinh | Hồ sơ nhân viên. Trống nếu chưa khai |
| Công việc | Vị trí công việc ở phân công chính |
| Nơi làm việc | Đơn vị ở phân công chính |
| Huấn luyện từ ngày | Với đợt gán khoá học: ngày người đó bắt đầu học khoá (lần có tiến độ đầu tiên). Với đợt gán quy định hoặc lộ trình nhiều khoá, hoặc khoá chưa có tiến độ nào: ngày nghĩa vụ được giao lần đầu. Nếu ngày này muộn hơn cột Đến ngày (người đã học xong từ trước khi được giao) thì lấy bằng Đến ngày. Với đào tạo bên ngoài: bằng ngày hoàn thành |
| Đến ngày | Ngày học xong, xem mục Ngày học xong là ngày nào |
| Kết quả | Luôn là Đạt, vì chỉ lần hoàn thành mới vào sổ |
| Chữ ký người được huấn luyện | Chỉ có trên bản PDF, để trống cho người được huấn luyện ký tay |
| Ghi chú | Tên khoá học (hoặc quy định, lộ trình) được giao và Số giờ huấn luyện của đợt gán, vd "Huấn luyện ATVSLĐ nhóm 4; 16 giờ". Dòng của một chu kỳ đã khép có thêm Chu kỳ N, vd "Huấn luyện ATVSLĐ nhóm 4; Chu kỳ 1; 16 giờ". Dòng không rõ ngày học có thêm ghi nhận khi được gán, không rõ ngày học ngay sau tên nội dung, vd "Huấn luyện ATVSLĐ nhóm 4; ghi nhận khi được gán, không rõ ngày học; 16 giờ". Với quy định nội bộ và bài bắt buộc đọc: thêm "Đã xác nhận: …" — phiên bản người đó đã xác nhận lúc hoàn thành. Với đào tạo bên ngoài: tên khoá, đơn vị cấp và số giờ |
Bảng xem trước trên trang hiện tối đa 500 dòng kèm dòng đếm tổng. Bản PDF và XLSX luôn có đủ mọi dòng.
Ngày học xong là ngày nào
Sổ ghi ngày người đó học xong nội dung thật, không phải ngày hệ thống ghi nhận nghĩa vụ hoàn thành:
| Nội dung | Ngày học xong |
|---|---|
| Khoá học | Ngày học xong bài cuối cùng của khoá |
| Lộ trình nhiều khoá | Ngày học xong của khoá xong muộn nhất trong lộ trình |
| Quy định | Lúc ký cam kết |
| Đào tạo bên ngoài | Ngày hoàn thành ghi trên bản ghi |
Hai ngày này thường trùng nhau. Chúng chỉ lệch khi người đó đã học xong từ trước khi được giao. Ví dụ một người học xong khoá ATVSLĐ ngày 15/11/2025, đến 10/02/2026 mới thuộc đối tượng của đợt gán. Nghĩa vụ chuyển ngay sang Hoàn thành, nhưng dòng của người đó nằm ở sổ năm 2025, với Đến ngày là 15/11/2025. Sổ năm 2026 không có dòng này.
Ngày học xong được chốt một lần, lúc nghĩa vụ hoàn thành. Làm lại bài sau đó không đổi ngày trên sổ.
Dòng không rõ ngày học
Với khoá học và lộ trình nhiều khoá, đôi khi hệ thống biết người đó đã học xong nhưng không còn biết học xong ngày nào, ví dụ dữ liệu học chuyển từ hệ thống cũ không kèm ngày. Khi người đó được tính là đã học xong từ trước, sổ ghi ngày được giao vào cột Đến ngày và thêm vào cột Ghi chú dòng chữ ghi nhận khi được gán, không rõ ngày học, để người đọc sổ biết ngày đó không phải ngày học. Quy định và đào tạo bên ngoài luôn có ngày thật nên không có ghi chú này.
Cùng ngày học xong này được dùng ở hồ sơ tuân thủ PDF, ở cột Hoàn thành lúc và file CSV của bảng nghĩa vụ. Tỷ lệ tuân thủ, nhắc hạn và chu kỳ học lại không dùng ngày này, vẫn tính như trước.
Ai có tên trong sổ, ai không
| Trường hợp | Có trong sổ? |
|---|---|
| Hoàn thành nghĩa vụ của đợt gán có loại khớp bộ lọc, ngày học xong trong kỳ | Có |
| Có bản ghi đào tạo bên ngoài mang loại khớp, ngày hoàn thành trong kỳ | Có |
| Nhân viên đã nghỉ việc nhưng đã hoàn thành trong kỳ | Có. Sổ là lịch sử của kỳ, người nghỉ không bị xoá khỏi đó |
| Nhân viên đang tạm nghỉ đã hoàn thành trong kỳ | Có |
| Nghĩa vụ được miễn trừ | Không. Được miễn không phải là đã được huấn luyện. Nếu người đó có chứng chỉ ngoài, hãy ghi nhận ở Đào tạo bên ngoài với đúng loại, dòng đó sẽ vào sổ |
| Hoàn thành đợt gán không có loại huấn luyện | Không |
| Hoàn thành đợt gán loại khác (vd sổ ATVSLĐ không có dòng PCCC) | Không |
| Tài khoản không có hồ sơ nhân viên | Không, vì không có năm sinh, công việc, nơi làm việc để ghi |
Một người học hai nội dung cùng loại trong kỳ thì có hai dòng.
Đợt gán học lại theo chu kỳ: xuất sổ lúc nào cũng đủ
Với đợt gán có Học lại sau (tháng), tới ngày tròn chu kỳ thì nghĩa vụ của người đó mở lại để học lại. Lần hoàn thành của chu kỳ đã khép vẫn nằm trong sổ của kỳ chứa ngày học xong của chu kỳ đó, với ghi chú Chu kỳ N. Ví dụ đợt gán học lại mỗi 12 tháng: người học xong ngày 10/03/2025 vẫn có tên trong sổ năm 2025 dù bạn xuất sổ đó vào năm 2026 hay muộn hơn.
Với dòng của chu kỳ đã khép từ chu kỳ 2 trở đi, cột Huấn luyện từ ngày bằng cột Đến ngày: tiến độ học của chu kỳ cũ đã được xoá khi mở chu kỳ mới, nên không còn mốc bắt đầu học. Dòng của chu kỳ 1 thì từ ngày là ngày nghĩa vụ được giao, hoặc bằng Đến ngày nếu ngày giao muộn hơn.
Xuất PDF và XLSX
Hai nút ở góc phải của khung bộ lọc, dùng đúng bộ lọc đang chọn:
Xuất PDF: bản in để trình đoàn kiểm tra.
- Khổ A4 ngang; dòng tiêu đề cột lặp lại ở đầu mỗi trang.
- Tiêu đề sổ theo loại:
- An toàn, vệ sinh lao động: SỔ THEO DÕI CÔNG TÁC HUẤN LUYỆN AN TOÀN, VỆ SINH LAO ĐỘNG
- Phòng cháy, chữa cháy: SỔ THEO DÕI HUẤN LUYỆN NGHIỆP VỤ PHÒNG CHÁY, CHỮA CHÁY VÀ CỨU NẠN, CỨU HỘ
- Quy định khác: SỔ THEO DÕI HUẤN LUYỆN
- Phần đầu ghi Tên cơ sở (ô Tên trang web ở Cài đặt > Chung > tab Thương hiệu & trang chủ), kỳ theo dõi, loại huấn luyện, và nhóm, đơn vị nếu bạn có lọc.
- Cột Chữ ký người được huấn luyện để trống.
- Cuối sổ có dòng ngày lập (ngày xuất file) và hai ô ký: Người lập danh sách (ký, ghi rõ họ tên) và Thủ trưởng đơn vị (ký tên, đóng dấu).
Xuất XLSX: cùng các cột và cùng thứ tự, trừ cột chữ ký. Dùng khi cần lọc, cộng giờ hoặc dán vào báo cáo khác.
Tên file có dạng so-theo-doi-huan-luyen-<loại>-<từ ngày>-<đến ngày>, ví dụ so-theo-doi-huan-luyen-atvsld-2026-01-01-2026-12-31.pdf.
Xuất hồ sơ tuân thủ hàng loạt
Sổ cho biết ai đã được huấn luyện; đôi khi đoàn kiểm tra muốn xem thêm toàn bộ hồ sơ tuân thủ của từng người trong một phòng. Nút Xuất hồ sơ tuân thủ (PDF) gộp hồ sơ tuân thủ của nhiều người vào một file PDF, mỗi người bắt đầu ở một trang mới, nội dung y hệt hồ sơ tải cho từng người.
Ai có mặt trong file
- Nhân viên còn làm việc (kể cả người đang tạm nghỉ) khớp bộ lọc Nhóm huấn luyện và Đơn vị (gồm đơn vị con) đang chọn trên trang.
- Kỳ và loại huấn luyện không áp dụng: hồ sơ tuân thủ là toàn bộ nghĩa vụ của người đó, không phải riêng một loại.
- Người đã nghỉ việc không có trong file (khác với sổ). Cần hồ sơ của một người đã nghỉ thì tải riêng từ trang Hồ sơ học tập của họ.
- Thứ tự: theo đơn vị chính, rồi theo tên.
Số người sẽ xuất hiện ngay trên nút, trong ngoặc, ví dụ Xuất hồ sơ tuân thủ (PDF) (42 người). Đổi bộ lọc thì con số đổi theo. Không có ai khớp thì hệ thống báo và không tạo file.
Dưới 60 người: tải ngay
Bấm nút là trình duyệt tải file về luôn, như tải sổ.
Từ 60 người trở lên: hệ thống tạo trong nền
Gộp vài trăm hồ sơ mất thời gian, nên hệ thống không bắt bạn ngồi chờ:
- Bấm nút, trang báo Đang tạo hồ sơ tuân thủ kèm số người.
- Bạn làm việc khác bình thường. Khi file xong, chuông thông báo hiện Hồ sơ tuân thủ của N người đã sẵn sàng kèm nút Tải về.
- Link tải dùng được trong 7 ngày. Sau đó file tự xoá, cần thì xuất lại.
Người mở được link: chính người đã yêu cầu, hoặc người có quyền view_any_corp_training_assignment. File lưu riêng tư, không ai khác tải được dù có link.
Khối "Các lô hồ sơ bạn đã yêu cầu"
Khi bạn đã từng xuất theo cách chạy nền, trang sổ hiện thêm khối Các lô hồ sơ bạn đã yêu cầu (7 ngày gần nhất): tối đa 10 lô gần nhất của chính bạn, mỗi lô có thời điểm yêu cầu, phạm vi (đơn vị và số người), trạng thái (Đang tạo, Sẵn sàng, Thất bại, Đã hết hạn) và link Tải về kèm thời điểm hết hạn khi file còn dùng được. Đây là chỗ lấy lại link nếu bạn lỡ bỏ qua thông báo.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao sổ trống?
Theo thứ tự hay gặp:
- Đợt gán chưa có Loại huấn luyện theo quy định. Mở đợt gán, chọn loại, lưu: những lần hoàn thành đã có sẽ vào sổ ngay, không cần làm lại.
- Sai loại: sổ đang lọc An toàn, vệ sinh lao động trong khi đợt gán gắn Phòng cháy, chữa cháy, hoặc ngược lại.
- Kỳ không chứa ngày học xong. Mặc định là năm hiện tại; sổ năm trước phải chọn lại Từ ngày và Đến ngày.
- Lọc nhóm trong khi nhân viên chưa được khai nhóm huấn luyện.
Vì sao thiếu một người?
Kiểm lần lượt: người đó đã hoàn thành hay chỉ được miễn trừ (miễn trừ không vào sổ); ngày học xong có trong kỳ không (người học xong từ năm trước rồi mới được giao nằm ở sổ năm trước); tài khoản có hồ sơ nhân viên không; hồ sơ có khai nhóm khớp bộ lọc không; đơn vị chính của họ có nằm trong đơn vị đang lọc không. Nếu đợt gán có chu kỳ học lại, lần hoàn thành cũ nằm ở sổ của năm học xong, với ghi chú Chu kỳ N (xem mục Ai có tên trong sổ).
Sổ PCCC dùng mẫu nào?
Hệ thống dùng chung khuôn cột của Mẫu 11 cho cả ba loại, chỉ đổi tiêu đề sổ. Nếu cơ quan PCCC nơi bạn yêu cầu mẫu khác, hãy xuất XLSX rồi sắp lại theo mẫu họ đưa.
Có sửa được tiêu đề sổ, tên cột hay dòng ký cuối sổ không?
Không. Tiêu đề, tên cột và hai ô ký cố định theo văn bản gốc, trang không có chỗ chỉnh. Riêng Tên cơ sở lấy từ ô Tên trang web ở Cài đặt > Chung > tab Thương hiệu & trang chủ, đổi ở đó là sổ đổi theo. Cần bản khác thì dùng file XLSX.
Sửa số giờ của đợt gán thì sổ cũ có đổi không?
Có. Sổ đọc số giờ hiện tại của đợt gán mỗi lần xuất. Bản PDF đã in và ký thì không đổi.
Bỏ loại huấn luyện của một đợt gán thì sao?
Các lần hoàn thành của đợt đó rời khỏi sổ, và số giờ của đợt cũng bị xoá theo.