Đơn từ trong doanh nghiệp

Ngoài ba loại đơn của trung tâm đào tạo (bảo lưu, thôi học, chuyển lớp), doanh nghiệp có thêm ba loại gắn với đào tạo bắt buộc. Trang này nói cách cấu hình quy trình duyệt và cách chúng vận hành.

Một dòng tóm tắt

Ba loại: Xin miễn trừ, Xin gia hạn (nộp từ trang Đào tạo được giao) và Đăng ký học (nộp từ trang khoá học có phương thức Đăng ký cần duyệt). Người duyệt do bạn cấu hình ở Quy trình phê duyệt; mặc định hai loại đầu là quản lý trực tiếp, loại thứ ba là quản lý đào tạo.

Ba loại đơn

Loại	Nhân viên nộp ở đâu	Duyệt xong thì sao
Xin miễn trừ	Đào tạo được giao → nút trên nghĩa vụ	Nghĩa vụ chuyển Được miễn (vẫn tính là đạt), kèm vết ai duyệt và lý do
Xin gia hạn	Đào tạo được giao → nút trên nghĩa vụ	Hạn dời sang ngày nhân viên đề nghị
Đăng ký học	Trang khoá học → Xin học khoá này	Hệ thống ghi danh người đó vào khoá

Từ chối thì không có gì thay đổi — nghĩa vụ và hạn giữ nguyên, người xin học vẫn chưa được ghi danh.

Cấu hình người duyệt

/admin → Đào tạo → Quy trình phê duyệt. Mỗi bước gồm: loại đơn, thứ tự bước, phạm vi người duyệt, vai trò (nếu phạm vi dựa trên vai trò), nhãn hiển thị.

Phạm vi	Ai duyệt
Quản lý trực tiếp	Quản lý trực tiếp của người nộp; mất quản lý thì trưởng đơn vị gần nhất
Bất kỳ ai có vai trò	Mọi người mang vai trò đã chọn (vd training_manager)
Giảng viên của lớp	Dùng cho đơn của trung tâm đào tạo

Mặc định sau khi cài đặt:

Loại đơn	Bước 1
Xin miễn trừ	Quản lý trực tiếp
Xin gia hạn	Quản lý trực tiếp
Đăng ký học	training_manager (bất kỳ ai có vai trò)

Tenant cũ phải nạp quy trình mặc định

Nếu hệ thống của bạn đã chạy từ trước khi có ba loại đơn này, quản trị hệ thống cần chạy lệnh nạp quy trình mặc định một lần. Dấu hiệu chưa nạp: nhân viên nộp đơn và nhận thông báo lỗi chung "không gửi được đơn lúc này".

Phạm vi "Quản lý trực tiếp" chỉ dùng được khi có cơ cấu tổ chức

Phạm vi này đọc quan hệ trong hồ sơ nhân viên. Ở tổ chức không dùng module doanh nghiệp, nó không giải ra ai cả và hệ thống sẽ chặn ngay lúc nộp kèm thông báo dễ hiểu — thà chặn còn hơn nhận một lá đơn không ai duyệt được.

Vì thế nó cũng không hiện trong ô chọn phạm vi khi module chưa bật.

Khi nào đơn bị chặn ngay lúc nộp

• Nghĩa vụ đã hoàn thành / đã miễn — không còn gì để xin.
• Đang có đơn cùng loại chưa xử lý xong cho chính nghĩa vụ (hoặc khoá) đó. Nghĩa vụ khác vẫn nộp bình thường.
• Xin gia hạn với ngày mới không muộn hơn hạn hiện tại.
• Không tìm được người duyệt (xem cảnh báo trên).
• Với đơn đăng ký học: người đó đã được ghi danh rồi.

Người duyệt nhìn thấy gì

Đơn hiện ở một trong hai chỗ, tuỳ phạm vi bạn cấu hình:

• Phạm vi Quản lý trực tiếp → /manager → Đơn chờ tôi duyệt (xem thêm).
• Phạm vi theo vai trò → /admin → Đơn từ học viên (và /trainer với giảng viên).

Cả hai màn hình đều hiện đối tượng của đơn (nghĩa vụ hoặc khoá học nào) cạnh lý do — người duyệt không phải đoán đơn nói về cái gì.

Bằng chứng

Mỗi quyết định được ghi: ai duyệt, lúc nào, ghi chú gì. Nhân viên xem lại trong Đơn từ của tôi; bản in PDF của đơn có đầy đủ người nộp, đối tượng, lý do và dòng thời gian phê duyệt.

Riêng miễn trừ và gia hạn còn ghi thêm một dòng vào nhật ký của chính nghĩa vụ đó, nên hồ sơ tuân thủ giải thích được vì sao một người "được miễn" hoặc "được dời hạn".