Appearance
Soạn và giữ bài tri thức
Trang này dành cho người viết bài trong Kho tri thức: người đóng góp, biên tập và chủ không gian. Bài tri thức không phải viết một lần là xong: mỗi bài có một chủ bài nhận nhắc khi tới hạn xác nhận và khi có người báo sai.
Một dòng tóm tắt
Trang không gian → Viết bài (hoặc Nhập từ tệp) → soạn → Lưu nháp → Xuất bản (hoặc Gửi duyệt nếu không gian đòi duyệt). Sau đó, khi nhận nhắc, đọc lại bài và bấm Vẫn đúng hoặc sửa bài.
Ai làm được gì
Vai do quản trị viên đặt khi dựng không gian (xem Quản trị kho tri thức).
| Việc | Người đóng góp | Biên tập / Chủ không gian |
|---|---|---|
| Tạo bản nháp, nhập từ tệp | Có | Có |
| Sửa, xoá, gửi duyệt bản nháp | Chỉ bản nháp của mình | Mọi bản nháp |
| Xuất bản thẳng | Chỉ khi không gian không bật "Cần duyệt trước khi xuất bản" | Luôn được |
| Sửa bài đã xuất bản | Không, kể cả bài của mình. Nhờ biên tập sửa, hoặc báo sai | Có |
| Duyệt bài người khác gửi | Không | Có (trừ bài chính mình viết hoặc gửi) |
| Bấm Vẫn đúng, xử lý báo sai | Chỉ trên bài mình làm chủ | Mọi bài |
| Lưu trữ / bỏ lưu trữ bài | Không | Có |
| Thay bằng bài khác, đánh dấu Không trùng | Không | Có |
| Quản lý thuật ngữ, giao/gộp/từ chối nhu cầu học, Xuất PDF cả không gian | Không | Có |
Không gian đã lưu trữ thì không ai viết hay sửa được.
Viết một bài
Trang không gian → Viết bài (bài ở gốc), hoặc mở một bài → Thêm bài con.
| Ô | Ghi chú |
|---|---|
| Bắt đầu từ mẫu | Chỉ với bài mới. Chọn mẫu (Quy trình (SOP), Hướng dẫn, Câu hỏi thường gặp, Bài học kinh nghiệm, Quyết định, hoặc mẫu tổ chức tự thêm) → Dùng mẫu. Trình soạn đang có nội dung thì hệ thống hỏi trước khi Thay bằng mẫu |
| Tiêu đề | Tối đa 200 ký tự. Đường dẫn của bài đi theo tiêu đề khi còn là nháp và cố định từ lần xuất bản đầu, nên đổi tiêu đề sau đó không làm hỏng link đã chia sẻ |
| Tóm tắt | Hiện trong kết quả tìm kiếm |
| Nội dung | Thân bài. Nên chia mục bằng tiêu đề: tiêu đề được tìm kiếm ưu tiên hơn thân bài |
| Bài cha | Cây bài tối đa 5 cấp (bài gốc + 4 cấp con) |
| Chủ bài | Người chịu trách nhiệm giữ bài đúng. Phải là người có vai biên tập trong không gian, hoặc chính tác giả. Người đóng góp không thấy ô này. Để trống thì khi xuất bản (hoặc duyệt), chủ bài là tác giả nếu tác giả còn vai soạn trong không gian; không thì là người xuất bản hoặc người duyệt |
| Thẻ | Cách nhau bằng dấu phẩy. Thẻ giúp tìm kiếm và giúp hệ thống mời đúng chuyên gia |
| Chu kỳ xác nhận | Theo không gian (mặc định), hoặc 90 / 180 / 365 ngày, hoặc Không hết hạn. Xem Hạn xác nhận |
| Ghi chú thay đổi | Một dòng nói đã đổi gì, hiện trong danh sách Phiên bản của bài |
Nút cuối trang: Lưu nháp, Xuất bản, Gửi duyệt, hoặc Cập nhật với bài đã xuất bản.
Vòng đời của bài
Bản nháp → (Chờ duyệt) → Đã xuất bản ⇄ Đã lưu trữ.
- Bài đã xuất bản không quay về nháp. Sửa bài đã xuất bản là có hiệu lực ngay và sinh một phiên bản mới; người đọc xem lại được các phiên bản cũ.
- Xoá bản nháp chỉ có với bài chưa từng xuất bản và không có bài con. Bài đã từng xuất bản chỉ Lưu trữ được: nó rời mục lục, vẫn mở được bằng đường dẫn. Lưu trữ bài cha không lưu trữ bài con.
- Bản nháp chỉ người có quyền sửa nó thấy ("Đây là bản nháp — chỉ người biên tập của không gian thấy."). Mục Bản nháp của trang không gian và Bản nháp của tôi ở trang chủ kho liệt kê chúng.
Hai người cùng sửa một bài
Khi bạn mở trình soạn mà người khác đang sửa bài đó, trang báo ":name đang sửa bài này (hoạt động N phút trước)" kèm nút Vẫn sửa. Đây chỉ là cảnh báo. Nếu người kia lưu trước, lần lưu của bạn bị chặn: "Bài đã được người khác sửa trong lúc bạn soạn. Tải lại trang để xem bản mới nhất rồi sửa tiếp." Không ai ghi đè ai mà không biết.
Tránh viết trùng
Khi bạn soạn một bài chưa từng xuất bản (bài mới, bản nháp, bản nháp vừa nhập từ tệp), ngay dưới ô Tiêu đề có thể hiện khối Có thể đã có bài về chủ đề này, kèm câu: "Cân nhắc sửa bài sẵn có thay vì viết bài thứ hai — chỉ là gợi ý, bạn vẫn lưu được bình thường."
- Khối liệt kê tối đa 3 bài đã xuất bản mà bạn đọc được, có tiêu đề gần với tiêu đề bạn đang gõ. Bấm vào một bài để mở nó ở tab mới, đối chiếu rồi quyết định.
- Đây chỉ là gợi ý, không chặn lưu hay xuất bản.
- Khối tự cập nhật khi bạn ngừng gõ tiêu đề một lát.
- Nếu tổ chức bật AI cho kho và không gian này cho phép AI, hệ thống còn tìm thêm bài gần nghĩa (không chỉ trùng chữ) khi tiêu đề dài từ 12 ký tự trở lên. Phần này đến sau phần trùng chữ một chút.
- Sửa bài đã từng xuất bản thì không có khối này.
Bài đã có từ trước mà trùng nhau thì xem Thay bằng bài khác.
Duyệt bài
Không gian bật Cần duyệt trước khi xuất bản thì người đóng góp chỉ Gửi duyệt được. Biên tập và chủ không gian vẫn xuất bản thẳng, và cũng có thể gửi duyệt để nhờ người khác đọc lại.
- Gửi duyệt cần ít nhất một biên tập hoặc chủ không gian khác bạn (và khác tác giả). Không có ai thì nút Gửi duyệt không hiện; nhờ quản trị thêm người duyệt.
- Bài Chờ duyệt bị khoá với tác giả. Muốn sửa tiếp: Rút lại (bài về nháp, không ai bị báo).
- Người duyệt nhận thông báo "Có bài chờ bạn duyệt", thấy bài ở mục Chờ bạn duyệt (N) của trang không gian và khối Bài chờ bạn duyệt trên trang chủ Learnspace. Trên trang bài: Duyệt (xuất bản ngay), Yêu cầu sửa (ghi chú bắt buộc, bài về nháp), hoặc Sửa rồi Lưu & duyệt.
- Tác giả không tự duyệt bài mình viết. Tác giả nhận thông báo khi bài được duyệt hoặc bị yêu cầu sửa.
- Trang bài có khối Lịch sử duyệt cho tác giả và biên tập.
Tệp đính kèm
Lưu nháp bài trước, rồi dùng mục Tệp đính kèm (trên trang bài hoặc trong trình soạn) để Tải lên tối đa 10 tệp một lượt.
- Dung lượng tối đa mỗi tệp và tổng dung lượng của cả kho do quản trị đặt (mặc định 25 MB mỗi tệp). Một số loại tệp bị chặn (tệp chạy được).
- PDF, Word, Excel, PowerPoint và ảnh xem được ngay trong trang. Tên tệp tìm được bằng ô tìm kiếm.
- Ai thêm/xoá được tệp: người sửa được bài. Ai xem được tệp: người đọc được bài (tệp của bản nháp ẩn như bản nháp).
Nhập từ tệp Word hoặc Markdown
Trang không gian → Nhập từ tệp → chọn tệp, tuỳ chọn Bài cha → Nhập.
| Loại tệp | Tối đa |
|---|---|
Word (.docx) | 10 MB |
Markdown (.md, .markdown), văn bản (.txt) | 2 MB |
(Cả hai còn không vượt dung lượng đính kèm tối đa mỗi tệp.)
Kết quả là một bản nháp, tệp gốc được đính kèm vào nó, và bạn được đưa thẳng tới trình soạn để rà lại. Không có gì tự xuất bản. Tiêu đề lấy từ tài liệu cũng được kiểm trùng ngay khi trình soạn mở.
- Tiêu đề lấy từ tiêu đề đầu tài liệu (Title/Heading 1 của Word,
#của Markdown) nếu đó là khối đầu tiên; không có thì lấy tên tệp. - Word giữ: tiêu đề cấp 1–3, đoạn, danh sách chấm/số, đậm/nghiêng/gạch chân, liên kết. Bảng thành mỗi hàng một đoạn, các ô nối bằng
|. Ảnh không được nhập: trình soạn báo "N ảnh trong tệp không được nhập", hãy đính kèm hoặc chèn lại. - Tài liệu còn thay đổi được theo dõi (track changes) chưa chấp nhận: phần bị xoá bị bỏ, phần thêm được giữ, kèm cảnh báo.
- Nội dung quá dài bị cắt, kèm cảnh báo "hãy tách thành nhiều bài".
- Chưa nhập được: PDF, Excel, PowerPoint, nhiều tệp một lúc, tệp nén.
Tách tài liệu dài thành bài con
Khi tệp vừa nhập dài hơn khoảng 20 KB chữ và có từ 3 mục trở lên (mục = tiêu đề cấp 2; tài liệu không có cấp 2 thì cấp 1), trình soạn đề xuất "Tệp này dài và có N mục — có thể tách thành N bài con theo heading."
Bấm Tách thành N bài con (hệ thống hỏi lại): bài đang soạn giữ phần mở đầu và tệp gốc; mỗi mục thành một bản nháp con bên dưới nó, đúng thứ tự trong tài liệu, tiêu đề là tên mục. Không bấm thì bài giữ nguyên. Đổi Bài cha trên form thì lưu trước rồi mới tách. Đề xuất chỉ có ở lần mở trình soạn ngay sau khi nhập, khi bài còn là nháp, và không cần AI.
Trợ lý soạn bài (AI)
Khi tổ chức bật AI cho kho và không gian này được đưa vào AI, cột bên của trình soạn có khối Trợ lý soạn bài. Khối không hiện nếu tổ chức tắt tính năng này trong bảng giá AI.
- Viết ít nhất vài đoạn (khoảng 200 ký tự trở lên), rồi bấm Gợi ý.
- Trợ lý đọc bản đang soạn (kể cả phần chưa lưu) và đề xuất 3 tiêu đề, 1 tóm tắt và tối đa 5 thẻ. Thẻ đánh dấu có sẵn (đã dùng trong không gian, ưu tiên) hoặc mới.
- Bấm Áp dụng cạnh đề xuất muốn dùng, Thêm thẻ này hoặc Thêm tất cả thẻ. Thẻ được thêm vào thẻ đang có, không thay.
- Bấm lưu như thường. "Áp dụng chỉ điền vào ô — bấm lưu để giữ lại."
Trợ lý không viết lại nội dung bài và không tự đổi ô nào. Bản nháp rất dài thì trợ lý chỉ đọc phần đầu. Mỗi lần Gợi ý trừ tín dụng AI trong ví của người soạn; lỗi dịch vụ thì không bị trừ. Bản nháp được gửi tới nhà cung cấp AI để tạo gợi ý và không được lưu lại ở đâu; chi tiết ở AI của kho tri thức.
Bảng thuật ngữ
Tab Thuật ngữ của không gian chứa từ viết tắt và khái niệm nội bộ. Người đọc thấy tab khi không gian có ít nhất một thuật ngữ; biên tập và chủ không gian luôn thấy để thêm.
Thêm thuật ngữ:
| Ô | Ghi chú |
|---|---|
| Thuật ngữ | Bắt buộc, tối đa 100 ký tự |
| Cách viết khác | Phân cách bằng dấu phẩy, tối đa 5 (vd "Chỉ số KPI, KPIs") |
| Định nghĩa | Bắt buộc, tối đa 500 ký tự, chữ trơn |
| Bài "Đọc thêm" (không bắt buộc) | Một bài đã xuất bản của chính không gian này |
Mỗi không gian tối đa 300 thuật ngữ. Một cách viết chỉ thuộc về một thuật ngữ.
Khi đọc bài, lần đầu mỗi thuật ngữ (hoặc cách viết khác của nó) xuất hiện được gạch chấm. So khớp nguyên từ, không phân biệt hoa thường, giữ dấu ("lương" khác "luong"). Không gạch trong tiêu đề, liên kết, khối mã và công thức. Nội dung bài không bị đổi. Bản PDF có phụ lục các thuật ngữ đã dùng trong bài.
Xuất PDF
| Nút | Ở đâu | Ai | Cách nhận |
|---|---|---|---|
| Tải PDF | Trang bài | Ai đọc được bài | Tải ngay. Tối đa 10 lần mỗi phút |
| Xuất PDF | Trang không gian | Biên tập, chủ không gian | Tạo trong nền; bạn nhận thông báo "Bản PDF của không gian đã sẵn sàng" kèm link tải, hiệu lực 24 giờ, chỉ bạn tải được. Tối đa 5 lần mỗi giờ |
Bản cả không gian gồm các bài đã xuất bản theo thứ tự mục lục, có mục lục liên kết, mỗi bài sang trang mới, tối đa 200 bài (dư thì mục lục ghi "Còn N bài không có trong bản xuất này").
Mỗi bài trong bản in ghi không gian, trạng thái tin cậy ("Đã xác nhận tới dd/mm/yyyy" hoặc "Cần xem lại"), số phiên bản, chủ bài, tác giả, giờ cập nhật và danh sách tệp đính kèm (chỉ tên, không nhúng nội dung tệp). Chân mỗi trang: "Xuất lúc … bởi … — bản in có thể đã cũ, xem bản mới tại" kèm đường dẫn.
- Ảnh tải lên trong hệ thống được in; ảnh từ trang web khác thành dòng
[Ảnh: …]. - Video, iframe nhúng thành dòng "Nội dung nhúng: …" kèm địa chỉ.
- Dịch vụ tạo PDF bận thì trang báo "thử lại sau ít giây"; không có gì hỏng.
Hạn xác nhận và báo sai
Mỗi lần bài được xuất bản lần đầu, cập nhật, hoặc chủ bài bấm Vẫn đúng, bài được xác nhận lại, và hạn mới tính từ hôm đó theo chu kỳ của bài (mặc định theo không gian, thường 180 ngày). Hết hạn, bài mang nhãn Cần rà soát.
- Ai bấm được Vẫn đúng: chủ bài, biên tập và chủ không gian. Bấm trên trang bài hoặc ngay trong khối Bài cần bạn xác nhận trên trang chủ Learnspace.
- Nhắc: chủ bài nhận một thông báo khi còn 7 ngày nữa hết hạn, một thông báo ngay khi quá hạn, rồi nhắc lại mỗi 14 ngày cho tới khi xác nhận. Bài không có chủ thì không ai được nhắc; quản trị thấy chúng là bài mồ côi.
- Báo sai: chủ bài nhận thông báo "Có người báo bài tri thức của bạn sai". Trên trang bài, khối Báo sai đang mở (N) liệt kê từng báo cáo: Đã sửa (bắt buộc ghi đã sửa gì, người báo nhận được ghi chú này) hoặc Bỏ qua. Khối Báo sai cần xử lý trên trang chủ Learnspace gom chúng lại.
- Vẫn đúng không gỡ nhãn do báo sai. Bài bị 3 người báo sai vẫn Cần rà soát cho tới khi bạn xử lý các báo cáo. Vì thế, với bài đang bị báo sai, khối trên trang chủ hiện link Xử lý N báo sai thay cho nút Vẫn đúng.
- Đổi chu kỳ mặc định của không gian chỉ áp từ lần xác nhận kế tiếp của từng bài.
Thay bằng bài khác
Hai bài nói cùng một chuyện (thường là bản cũ và bản mới, ví dụ "Chính sách nghỉ phép 2025" và "… 2026") làm người đọc không biết tin bài nào. Biên tập và chủ không gian gộp chúng bằng cách thay bài cũ bằng bài mới.
Trên trang một bài đang xuất bản, người lưu trữ được bài thấy:
- Nút Thay bằng bài khác… ở đầu trang.
- Khối Có thể trùng với: tối đa 5 bài có tiêu đề gần giống, mỗi bài ghi mức "giống N%". Danh sách được tính lại hằng tuần, nên bài vừa viết có thể chưa có mặt.
Mỗi dòng trong khối có hai nút:
| Nút | Làm gì |
|---|---|
| Không trùng | Bỏ cặp này khỏi danh sách (và khỏi báo cáo bài có thể trùng của quản trị). Lần tính lại sau không đưa nó trở lại |
| Thay bằng bài này | Thay bài đang xem bằng bài ở dòng đó |
Bài cần thay không có trong khối? Dùng ô Tìm bài đã xuất bản theo tiêu đề… để chọn bất kỳ bài đã xuất bản nào bạn đọc được.
Hệ thống hỏi lại "Lưu trữ bài này và chuyển người đọc sang «…»?". Đồng ý thì:
- Bài đang xem được lưu trữ. Phiên bản, thẻ, lịch sử của nó giữ nguyên.
- Ai mở bài cũ (link cũ, kết quả tìm kiếm, thông báo cũ) được chuyển sang bài mới, kèm dòng "Bài «…» đã được thay bằng bài này." Người không đọc được bài mới thì vẫn thấy trang lưu trữ của bài cũ như bình thường.
- Người sửa được bài cũ thấy thêm link Xem bài cũ để mở lại nó.
- Hoạt động Bài tri thức trong khoá học đang trỏ bài cũ vẫn chạy như trước, kèm dòng "Bài này đã được thay bằng …".
- Nghĩa vụ bắt buộc đọc bài cũ ngừng áp dụng và không tự chuyển sang bài mới — người quản lý đợt gán được báo để gán lại (xem Bài bắt buộc đọc).
Bài thay thế phải là một bài khác, đang xuất bản, bạn đọc được và chưa bị thay bởi bài nào. Muốn hoàn tác, Bỏ lưu trữ bài cũ: nó thôi chuyển hướng.
Đúc câu trả lời thành bài
Một câu trả lời hay trong tab Hỏi-đáp nên thành bài để người sau tìm được. Trên câu hỏi hoặc một câu trả lời, người có vai đóng góp trở lên thấy thao tác Đúc thành bài: trình soạn mở với tiêu đề lấy từ câu hỏi, nội dung là câu hỏi (dạng trích dẫn) cộng câu trả lời được chọn (hoặc đáp án đã chấp nhận), và thẻ của câu hỏi. Sửa lại cho gọn rồi lưu như bài thường.
Câu hỏi gốc hiện dòng Đã đúc thành bài: kèm link tới bài (bản nháp chỉ người sửa được thấy, nhãn Bản nháp).
Nhận viết theo nhu cầu học
Nhân viên khai chủ đề còn thiếu ở tab Nhu cầu (xem Nhu cầu học). Phía người viết:
| Nút | Ai | Làm gì |
|---|---|---|
| Nhận viết | Người đóng góp trở lên | Nhận một nhu cầu đang mở. Người khai được báo |
| Bỏ nhận | Người đang nhận, hoặc biên tập/chủ không gian | Nhu cầu về Mở |
| Đánh dấu xong | Người đang nhận, hoặc biên tập/chủ không gian | Chọn kết quả là một bài đã xuất bản (trong không gian bạn đọc được) hoặc một khoá học đang mở. Người khai và người đã bình chọn được báo. Xong là trạng thái cuối, không mở lại được |
| Giao | Biên tập/chủ không gian | Giao cho một thành viên có vai đóng góp, biên tập hoặc chủ. Hộp thoại có Gợi ý người viết (theo chuyên môn thẻ) và nút Mời (tối đa 5 lời mời mỗi nhu cầu; người được mời tự bấm Nhận viết) |
| Gộp | Biên tập/chủ không gian | Vào một nhu cầu khác còn mở trong cùng không gian; phiếu được chuyển sang |
| Từ chối | Biên tập/chủ không gian | Lý do bắt buộc, người khai nhận được lý do |
Xuất bản một bài không tự đóng nhu cầu: nhớ Đánh dấu xong. Chốt bằng một bài mới cho nhu cầu có nhiều người cần còn được điểm thưởng. Khối Nhu cầu tôi đã nhận viết và Nhu cầu chờ ở không gian tôi phụ trách trên trang chủ Learnspace nhắc việc này.
Đưa bài vào khoá học
Người soạn khoá học gắn được một bài tri thức vào khoá như một hoạt động Bài tri thức: học viên đọc bản mới nhất của bài ngay trong trang học. Chỉ chọn được bài đã xuất bản của không gian Mọi người trong tổ chức chưa lưu trữ, để khoá học không thành đường lộ bài của không gian hạn chế. Bật Yêu cầu xác nhận đã đọc thì học viên phải đọc tới cuối và bấm Tôi đã đọc và hiểu; tắt thì đọc tới cuối là hoàn thành. Bài đổi nội dung sau đó thì học viên đã hoàn thành được mời xác nhận bản mới (nút Xác nhận phiên bản mới với hoạt động đòi xác nhận), nhưng hoàn thành cũ không bị thu hồi.
Điểm thưởng
Nếu tổ chức bật Thành tích & Bảng xếp hạng, bốn việc sau có điểm mặc định:
| Việc | Ai nhận | Mặc định |
|---|---|---|
| Xuất bản bài tri thức lần đầu | Tác giả, khi bài đủ dài | 10 điểm, tối đa 3 lần một ngày |
| Xác nhận "Vẫn đúng" khi tới hạn | Người bấm, mỗi chu kỳ một lần | 5 điểm, tối đa 10 lần một ngày |
| Hỏi-đáp được đúc thành bài tri thức | Người viết câu trả lời được đúc | 15 điểm, tối đa 5 lần một ngày |
| Viết bài lấp một nhu cầu học nhiều người cần | Người viết nhu cầu (xem dưới) | 20 điểm, không giới hạn trong ngày |
Điểm "lấp nhu cầu" chỉ được trao khi đủ cả các điều kiện:
- Nhu cầu được Đánh dấu xong bằng một bài. Chốt bằng khoá học thì không có điểm.
- Có ít nhất 3 người khác người viết đã bình chọn "Tôi cũng cần" (phiếu của chính người viết không tính).
- Bài xuất bản lần đầu sau khi nhu cầu được khai. Chốt bằng bài có sẵn từ trước thì không có điểm.
- Người nhận điểm là người đang nhận viết nhu cầu đó (kể cả khi biên tập chốt hộ), và bài phải do chính người đó viết (là tác giả). Nhu cầu đã có người nhận mà chốt bằng bài của người khác thì không ai được điểm.
- Nhu cầu chưa ai nhận thì điểm về tác giả của bài, nếu tác giả có vai soạn trong không gian và còn làm việc.
- Bài bị lưu trữ trước khi điểm được xử lý thì không trao điểm.
- Mỗi bài chỉ được thưởng một lần. Người khai và người bình chọn không có điểm từ việc này.
Quản trị chỉnh mức điểm và giới hạn trong phần cấu hình điểm thưởng.