Appearance
Nhập nhân viên từ Excel
Nhập hàng loạt hồ sơ nhân viên từ file Excel/CSV — kể cả tạo tài khoản cho người chưa có. Đây là con đường thay cho việc đồng bộ HRIS: xuất danh sách từ phần mềm nhân sự, tải lên đây.
Một dòng tóm tắt
Doanh nghiệp → Nhân viên → Nhập từ Excel → tải file mẫu → điền → tải lên → đối chiếu từng dòng → xác nhận. Không có bước nào ghi vào hệ thống trước khi bạn xem bảng đối chiếu.
Hai chế độ — chọn đúng cái bạn cần
| Chế độ | File của bạn là gì | Người không có trong file |
|---|---|---|
| Thêm/cập nhật (mặc định) | Một phần danh sách (nhân viên mới, đợt cập nhật) | Không bị đụng tới |
| Đồng bộ (tick ô) | Toàn bộ danh sách nhân sự hiện tại | Bị chuyển sang Đã nghỉ việc |
Chế độ đồng bộ đánh dấu nghỉ việc hàng loạt
Chỉ tick ô đồng bộ khi file thật sự là danh sách đầy đủ người đang làm việc. Hai điều giúp bạn an toàn:
- Danh sách người sẽ bị đánh dấu nghỉ hiện đầy đủ, tô đỏ ở bước đối chiếu — đọc trước khi bấm xác nhận.
- Người Tạm nghỉ (thai sản, nghỉ dài) không bị đụng tới, vì sổ "đang làm việc" mà HR xuất ra thường bỏ họ.
Hệ thống cũng từ chối thẳng file không có dòng hợp lệ nào ở chế độ đồng bộ — nếu chấp nhận thì toàn bộ công ty bị đánh dấu nghỉ.
Các cột
Chỉ Email là bắt buộc. Tải file mẫu ở bước đầu để có sẵn tiêu đề đúng.
| Cột | Ghi chú |
|---|---|
| Bắt buộc. Khoá để nhận diện người — đã có tài khoản thì dùng lại, chưa có thì tạo mới. | |
| Họ và tên | Dùng khi tạo tài khoản mới. |
| Mã nhân viên | Không được trùng với người khác. |
| Đơn vị | Tra theo tên; chưa có thì hệ thống tạo mới (bước đối chiếu ghi rõ "sẽ tạo mới"). |
| Vị trí | Như trên. |
| Email quản lý | Có thể trỏ tới người nằm ở dòng khác trong cùng file. |
| Ngày vào | dd/mm/yyyy hoặc yyyy-mm-dd, và ô ngày thật của Excel cũng được. |
| Số điện thoại | Chỉ dùng khi tạo tài khoản mới. |
| Năm sinh | Năm có bốn chữ số, từ 1900 đến năm hiện tại (vd 1985). Ô ngày thật của Excel (ngày sinh đầy đủ) cũng được: hệ thống lấy phần năm. |
| Nhóm ATVSLĐ | Nhóm huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo Nghị định 44/2016: một số từ 1 đến 6. Ghi "Nhóm 4" cũng được. Xem bảng sáu nhóm. |
Tiêu đề của hai cột này có nhiều cách gọi, không phân biệt hoa thường: cột năm sinh nhận Năm sinh, Nam sinh, Year of birth, Birth year; cột nhóm nhận Nhóm ATVSLĐ, Nhom ATVSLD, Nhóm huấn luyện, Nhom huan luyen, Nhóm huấn luyện ATVSLĐ, Safety group. Hai cột này dùng cho Sổ theo dõi huấn luyện.
Ô để trống = giữ nguyên
Với người đã có hồ sơ, ô trống không xoá giá trị đang có. Muốn xoá một giá trị thì sửa trực tiếp trên màn hình Nhân viên.
Các bước
- Doanh nghiệp → Nhân viên → Nhập từ Excel.
- Chọn file (.xlsx hoặc .csv, ≤ 10 MB, tối đa 2.000 dòng).
- Quyết định hai ô tick:
- Gửi email đặt mật khẩu cho tài khoản mới — tắt nếu bạn muốn tự phát mật khẩu tạm (danh sách hiện ở bước cuối và chỉ hiện một lần).
- Đồng bộ — xem cảnh báo ở trên.
- Đọc file & đối chiếu → xem bảng từng dòng.
- Nhập các dòng hợp lệ.
Đọc bảng đối chiếu
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Tạo tài khoản + hồ sơ | Email chưa có trong hệ thống |
| Hồ sơ mới | Đã có tài khoản, chưa có hồ sơ nhân viên |
| Cập nhật hồ sơ | Đã có cả hai |
| Đánh dấu nghỉ (đỏ) | Chỉ ở chế độ đồng bộ — người đang làm việc mà vắng mặt trong file |
| Lỗi | Dòng bị bỏ qua kèm lý do; các dòng còn lại vẫn nhập bình thường |
Các lỗi hay gặp: email trống/sai định dạng, trùng email trong cùng file, mã nhân viên đã thuộc người khác, email quản lý không tìm thấy, "quản lý" là chính mình, ngày vào không hợp lệ, tên đơn vị khớp nhiều phòng ban cùng tên (hệ thống không đoán bừa), năm sinh không phải năm bốn chữ số trong khoảng 1900 đến năm hiện tại, nhóm ATVSLĐ không phải số từ 1 đến 6.
Năm sinh hoặc nhóm ATVSLĐ sai chỉ làm dòng đó thành lỗi, các dòng khác vẫn nhập bình thường. Sửa ô sai trong file rồi nhập lại: những dòng đã vào không bị nhân đôi.
Những điều đáng biết trước khi chạy
- Quản lý được gắn ở lượt cuối, sau khi mọi hồ sơ đã ghi — nên "email quản lý" trỏ tới người ở dòng dưới vẫn chạy đúng. Nếu việc gắn tạo thành vòng (A quản B, B quản A) thì dòng đó báo lỗi, phần còn lại vẫn nhập.
- Không gắn được vào quản lý đã nghỉ việc — kể cả người vừa bị chính lần đồng bộ này đánh dấu nghỉ.
- Người đã nghỉ việc xuất hiện lại trong file chỉ được cập nhật hồ sơ, không tự mở lại — bật lại là quyết định chủ động trên màn hình Nhân viên.
- Không tạo Nhóm (Group) nào. Nhóm người dùng là cơ chế độc lập, không suy ra từ phòng ban.
- Chạy lại cùng một file không nhân đôi ai.
- Hết chỗ trong trần người dùng của gói: dòng cần tạo tài khoản mới thành dòng lỗi với lý do "Không tạo được tài khoản: gói hiện tại cho phép tối đa N tài khoản và đã dùng hết chỗ…". Dòng của người đã có tài khoản vẫn nhập bình thường. Xoá tài khoản không còn dùng hoặc nâng gói, rồi nhập lại những dòng đó. Xem Tài khoản: tự đăng ký và trần người dùng.
Quyền
Cần quyền riêng import_corp_employee (vai trò hr_admin có sẵn). Quyền sửa hồ sơ nhân viên không tự kèm quyền nhập, vì chế độ đồng bộ là thao tác đánh dấu nghỉ hàng loạt.