Quy định nội bộ & cam kết

Quy định nội bộ là văn bản nhân viên phải đọc và cam kết tuân thủ — chính sách an toàn thông tin, quy tắc ứng xử, quy định phòng cháy. Hệ thống lưu lại ai đã ký, bản nào, ngày nào; đó chính là thứ đoàn kiểm tra hỏi.

Một dòng tóm tắt

/admin → Doanh nghiệp → Quy định nội bộ → soạn nội dung + đặt Phiên bản → sang Gán đào tạo, tạo đợt gán với Loại nội dung = Quy định nội bộ → nhân viên đọc và bấm cam kết ngay trên trang Đào tạo được giao.

Vì sao dùng chung màn hình "Gán đào tạo"

Quy định đi qua đúng bộ máy của đào tạo bắt buộc: cùng cách nhắm đối tượng, cùng chính sách hạn, cùng nhắc hạn, cùng báo cáo tuân thủ, cùng hồ sơ in được. Bạn không phải học một cơ chế thứ hai.

Khác khoá học đúng hai chỗ: quy định không có ghi danh, và "hoàn thành" nghĩa là nhân viên bấm cam kết.

Soạn một quy định

Trường	Ghi chú
Tiêu đề	Tên hiện cho nhân viên và trong hồ sơ tuân thủ.
Nội dung	Soạn thảo có định dạng. Nhân viên đọc ngay trên trang, không phải tải file.
Phiên bản	Chuỗi tự do (1.0, 2026-A…). Đây là phần định danh của chữ ký — xem cảnh báo dưới.
Hiệu lực từ	Thông tin tham khảo, hiện trong danh sách.
Đang áp dụng	Tắt = ngừng bắt cam kết; nghĩa vụ đang mở chuyển sang Hết nghĩa vụ, chữ ký cũ giữ nguyên.

Cột Đã cam kết (bản hiện hành) trong danh sách đếm số người đã ký đúng phiên bản đang đặt.

Đổi Phiên bản = một cam kết mới

Chữ ký gắn với phiên bản. Sửa vài chữ chính tả mà không đổi phiên bản thì người đã ký vẫn được tính là đã ký. Sửa nội dung có ý nghĩa thì hãy tăng phiên bản: chữ ký của bản cũ không còn tính cho bản mới, và những đợt gán sau sẽ bắt mọi người đọc lại.

Lưu ý: đổi phiên bản không tự mở lại nghĩa vụ đã hoàn thành của đợt gán cũ. Muốn cả công ty ký lại bản mới thì tạo đợt gán mới.

Không xoá được quy định đang dùng

Quy định đã được gán hoặc đã có người ký thì không xoá được — xoá là cuốn theo chính bằng chứng cam kết, và để lại nghĩa vụ trỏ vào một văn bản không còn tồn tại (nhân viên bấm "Đọc & cam kết" mà không có gì mở ra). Ngừng dùng thì tắt Đang áp dụng.

Giao cho nhân viên

Doanh nghiệp → Gán đào tạo → Tạo → Loại nội dung = Quy định nội bộ → chọn quy định → chọn đối tượng và hạn như mọi đợt gán khác.

Nhân viên thấy nghĩa vụ trong Đào tạo được giao, bấm Đọc & cam kết → nội dung mở ngay tại chỗ → bấm Tôi đã đọc và cam kết tuân thủ.

Một lần cam kết chốt mọi nghĩa vụ đang mở trỏ tới quy định đó — nếu bạn lỡ gán cùng một quy định qua hai đợt, nhân viên không phải ký hai lần.

Ký lại theo chu kỳ

Đặt Ký lại sau (tháng) trên đợt gán (với loại Khoá học, cùng ô này mang tên Học lại sau (tháng), xem Giao đào tạo bắt buộc):

• Sau đúng số tháng đó kể từ lần ký, nghĩa vụ tự mở lại, hạn là ngày tròn chu kỳ (không bao giờ là một ngày đã qua, nên nhân viên vẫn nhận được nhắc trước khi bị tính quá hạn).
• Nhân viên ký lại → sinh chữ ký mới, giữ nguyên chữ ký cũ. Hồ sơ vì thế trả lời được "năm nào người này ký bản nào".
• Chữ ký của chu kỳ trước không tính cho chu kỳ mới.

Hồ sơ tuân thủ, sổ theo dõi huấn luyện và file CSV in phiên bản người đó đã ký lúc hoàn thành (vd "Phiên bản 2.0"), không phải phiên bản hiện hành. Xem Phiên bản đã xác nhận.

Ký lại định kỳ ≠ đổi phiên bản

Hai nhu cầu khác nhau:

• Nội dung đổi → tăng Phiên bản rồi tạo đợt gán mới.
• Nội dung không đổi nhưng phải xác nhận lại hằng năm → đặt Ký lại sau (tháng) = 12.

Quyền

Quyền	Cho phép
view_any_corp_policy, view_corp_policy	Xem danh sách và nội dung quy định
create/update/delete_corp_policy	Soạn, sửa, xoá (khi chưa dùng)

Vai trò hr_admin có sẵn. Nhân viên không cần quyền gì để đọc và cam kết quy định được giao cho họ.