Bài bắt buộc đọc

Một số bài trong Kho tri thức phải được mọi người trong một bộ phận đọc và xác nhận đã hiểu: quy trình an toàn, SOP vận hành máy, quy định xử lý sự cố. HR giao những bài đó y như giao một khoá học: cùng màn hình Gán đào tạo, cùng hạn, cùng nhắc, cùng báo cáo tuân thủ và hồ sơ in. Điểm khác duy nhất là bằng chứng: hệ thống ghi người đó đã xác nhận phiên bản nào của bài.

Một dòng tóm tắt

/admin → Doanh nghiệp → Gán đào tạo → Tạo → Loại nội dung = Bài tri thức → chọn bài → chọn đối tượng và hạn → Lưu. Nhân viên đọc tới cuối bài và bấm Tôi đã đọc và hiểu; nghĩa vụ tự chuyển sang Hoàn thành.

Cần tổ chức đang bật cả Kho tri thức lẫn đào tạo doanh nghiệp. Tắt kho tri thức thì loại Bài tri thức biến khỏi ô Loại nội dung.

Giao một bài

Tạo đợt gán như mọi đợt gán khác (xem Giao đào tạo bắt buộc), với:

Trường	Ghi chú
Loại nội dung	Bài tri thức
Bài tri thức	Ô tìm theo tiêu đề, nhãn "Tiêu đề — Không gian". Chỉ chào bài đã xuất bản của không gian Mọi người trong tổ chức chưa lưu trữ, vì mọi người được giao phải đọc được bài
Đối tượng, Chính sách hạn, Bắt buộc, Đang hiệu lực	Như với khoá học
Thực hiện lại sau (tháng)	Để trống = đọc một lần. Đặt N tháng để bắt đọc và xác nhận lại định kỳ (xem Tái đào tạo theo chu kỳ)

Nhắc hạn, tổng hợp tuần cho quản lý, miễn trừ, gia hạn, tạm nghỉ và ngày vào làm hoạt động đúng như với khoá học.

Bài của không gian hạn chế không giao được. Nội dung cần giao cho nhiều người thì nên viết trong một không gian mở; nếu đó thực chất là một quy định cần ký cam kết, dùng Quy định nội bộ & cam kết.

Nhân viên thấy gì

• Trang Đào tạo được giao trong Learnspace liệt kê bài cùng hạn, nút Mở đưa thẳng tới bài. Email và chuông nhắc hạn cũng mở thẳng bài.
• Trên trang bài, khối Bắt buộc đọc — hạn dd/mm/yyyy (đợt gán không bắt buộc thì là Được giao đọc), kèm "Theo đợt gán «…»" và hướng dẫn "Đọc hết bài rồi bấm "Tôi đã đọc và hiểu" ở cuối trang."
• Nút Tôi đã đọc và hiểu ở cuối bài chỉ mở khi người đó đã cuộn tới cuối ("Cuộn tới cuối bài để xác nhận.").
• Bấm xong, nghĩa vụ chuyển sang Hoàn thành ngay. Lần sau mở bài, khối đổi thành "Bạn đã xác nhận đọc phiên bản này ngày dd/mm/yyyy."

Khối chỉ hiện với người đang có nghĩa vụ đọc bài đó. Người khác mở cùng bài chỉ thấy bài như thường.

Cuộn tới cuối không phải bằng chứng đã đọc

Hệ thống không đo thời gian đọc. Điều kiện "cuộn tới cuối" là để người đọc không bấm nhầm, không phải để chứng minh họ đã đọc. Bằng chứng audit là lời xác nhận của chính người đó, gắn với phiên bản bài và thời điểm bấm, giống chữ ký cam kết của quy định nội bộ.

Hoạt động Bài tri thức trong một khoá học có bật Yêu cầu xác nhận đã đọc cũng tính là bằng chứng: nhân viên xác nhận bài trong khoá học thì nghĩa vụ đọc cùng bài cũng được chốt. Hoạt động "đọc tới cuối là hoàn thành" thì không tính.

Xác nhận theo phiên bản

Lời xác nhận gắn với nội dung bài đang hiển thị lúc bấm, không chỉ với bài.

Chủ bài sửa gì	Có thành phiên bản mới cần xác nhận không
Chữ, ảnh, video nhúng, liên kết	Có
Chỉ thẻ, hoặc chỉ định dạng (đậm, căn lề…)	Không. Xác nhận cũ vẫn tính

Khi bài có phiên bản mới:

• Người đã hoàn thành nghĩa vụ không bị mở lại nghĩa vụ. Muốn mọi người đọc lại bản mới: đặt Thực hiện lại sau (tháng), hoặc tạo một đợt gán mới.
• Người chưa hoàn thành, và người được giao sau đó, phải xác nhận bản mới: lời xác nhận bản cũ không tính cho họ.
• Bài đổi đúng lúc một người đang đọc: lần bấm của họ bị từ chối với "Bài vừa được cập nhật — hãy đọc lại tới cuối rồi xác nhận.", trang cuộn về đầu bài.

Khi bài không còn giao được

Bài bị lưu trữ, không gian của bài chuyển sang hạn chế hoặc bị lưu trữ, hoặc tổ chức tắt kho tri thức:

• Nghĩa vụ chưa hoàn thành chuyển sang Hết nghĩa vụ (loại khỏi mẫu số, không nhắc). Người mới vào đối tượng không được giao.
• Nghĩa vụ đã hoàn thành giữ nguyên, bằng chứng còn nguyên.
• Khi bài giao được trở lại (bỏ lưu trữ, không gian mở lại), lượt đồng bộ kế tiếp kích hoạt lại nghĩa vụ, và hạn dời thêm đúng số ngày đã ngừng, vì trong thời gian đó nhân viên không thể làm gì.

Đợt gán vẫn mở được để sửa tên hoặc tắt Đang hiệu lực; ô nội dung hiện nhãn trung tính "Bài tri thức #… (không khả dụng)" thay vì tiêu đề.

Khi bài được thay bằng bài khác

Biên tập viên có thể thay một bài bằng bài khác (bài cũ bị lưu trữ, người đọc được chuyển sang bài mới). Với bài bắt buộc đọc:

• Nghĩa vụ đọc bài cũ ngừng áp dụng ngay, như mọi bài bị lưu trữ ở trên.
• Nghĩa vụ không tự chuyển sang bài mới. Lý do: bằng chứng xác nhận gắn với nội dung của bài cũ; nhân viên chưa đọc bài mới thì chưa thể coi là đã đọc.
• Người tạo đợt gán (nếu còn quyền sửa đợt gán đó; không thì mọi người có quyền sửa đợt gán) nhận email + thông báo trên chuông: "Nội dung của đợt gán «…» đã được thay", kèm link tới trang hiện trạng của đợt gán. Nếu bài mới nằm ở không gian hạn chế, thông báo không nêu tên bài mới.
• Muốn nhân viên đọc bài mới thì HR phải tự gán lại bài mới (xem Giao một bài). Nghĩa vụ đã hoàn thành với bài cũ vẫn giữ nguyên bằng chứng.

Phiên bản đã xác nhận trên hồ sơ in

Đoàn kiểm tra hỏi "người này đã đọc bản nào", không phải "bản hiện hành là bản nào". Mọi bản in ghi đúng phiên bản người đó đã xác nhận lúc hoàn thành nghĩa vụ, kể cả khi bài đã sửa nhiều lần sau đó và kể cả khi họ xác nhận thêm bản mới về sau.

Ở đâu	Hiện như thế nào
Hồ sơ tuân thủ PDF (từng người và hàng loạt)	Cột Phiên bản đã xác nhận, cả trên dòng của các chu kỳ đã khép
Sổ theo dõi huấn luyện (PDF và XLSX)	Ghi chú "Đã xác nhận: …"
CSV nghĩa vụ của một đợt gán, CSV bảng đội ở /manager	Cột cuối

Nhãn có dạng:

Nhãn	Khi nào
Phiên bản 3 · 1a2b3c4d	Số phiên bản của bài, cộng 8 ký tự đầu của mã nhận dạng nội dung đã xác nhận
Phiên bản 3	Bài không còn giao được lúc in (đã lưu trữ, không gian hạn chế): bỏ mã nội dung
Không có số phiên bản	Bài không còn giao được và không tra được số phiên bản
—	Khoá học, lộ trình nhiều khoá; hoặc kho tri thức đang tắt cho tổ chức

Vì sao có cả số phiên bản lẫn mã nội dung

Số phiên bản tăng cả khi chủ bài chỉ đổi thẻ, nên hai số khác nhau có thể cùng một nội dung. Mã nội dung thì chỉ đổi khi chữ, ảnh, video hay liên kết đổi: hai người cùng mã là đã xác nhận cùng một nội dung.

Ba báo cáo dạng bảng (quá hạn, sắp đến hạn, tình trạng đợt gán) chỉ liệt kê nghĩa vụ chưa hoàn thành nên không có cột này.

Quyền

Không có quyền riêng. Tạo đợt gán cần đúng các quyền của Giao đào tạo bắt buộc (vai trò hr_admin có sẵn). Nhân viên không cần quyền gì để đọc và xác nhận bài được giao, vì bài luôn nằm trong không gian mở cho cả tổ chức.