Hồ sơ học sinh trong năm

Trang này dành cho giáo vụ (và giáo viên muốn xem hồ sơ học sinh mình dạy hoặc chủ nhiệm). Nó nói về những việc xảy ra giữa năm học, sau khi đã thiết lập đầu năm: chuyển lớp, rời trường, tra lại mọi chuyện của một em, và lấy lại hồ sơ lỡ xoá.

Việc	Ở đâu	Ai làm
Chuyển lớp, rời trường	/admin → Trường học → Lớp chủ nhiệm → mở lớp → bảng Danh sách lớp	Giáo vụ
Xem dòng thời gian của một em	/admin → Trường học → Học sinh → nút Dòng thời gian	Người xem được hồ sơ học sinh
Xem hồ sơ học tập	/admin → Học sinh → nút Hồ sơ học tập; hoặc /teacher → Giảng dạy → Học sinh của tôi	Quản trị viên trường; giáo viên với học sinh mình dạy hoặc chủ nhiệm. Giáo vụ cần được cấp quyền xem hồ sơ học tập
Khôi phục năm học / lớp / học sinh đã xoá	Bộ lọc đã xoá trên danh sách tương ứng	Giáo vụ

Chuyển lớp giữa năm

1. /admin → Trường học → Lớp chủ nhiệm → mở lớp hiện tại của em.
2. Ở bảng Danh sách lớp, tìm em → nút Chuyển lớp trên dòng đó.
3. Điền:
   • Sang lớp — chỉ liệt kê lớp cùng năm học, trừ chính lớp này.
   • Ngày chuyển — mặc định hôm nay.
   • Lý do — không bắt buộc, nhưng nên ghi: nó hiện lại trong báo cáo biến động sĩ số.
4. Xác nhận.

Kết quả, trong cùng một lần:

• Ở lớp cũ, dòng của em không bị xoá mà chuyển sang trạng thái Đã chuyển lớp, kèm ngày rời lớp. Số thứ tự cũ được giữ, để những gì đã ghi theo số đó vẫn tra ngược được.
• Ở lớp mới, em được thêm vào với trạng thái Đang học và nhận số thứ tự cuối danh sách.
• Một dòng được ghi vào lịch sử chuyển lớp của em.

Lịch sử chuyển lớp chỉ ghi thêm, không sửa, không xoá

Học bạ và thanh tra cần đọc được đường đi của em qua các lớp, nên không ai sửa hay xoá được một lần chuyển đã ghi.

Lỡ chuyển nhầm lớp? Hệ thống không cho đưa em quay lại đúng lớp cũ trong cùng năm học, vì em đã có tên trong danh sách lớp đó (báo "Học sinh này đã có tên trong lớp"). Cách tự xử lý: trong Danh sách lớp của hai lớp, dùng nút sửa trên dòng của em để đặt lại Trạng thái (lớp cũ về Đang học, lớp nhầm thành Đã chuyển lớp). Lịch sử chuyển lớp vẫn giữ lần chuyển nhầm.

Chuyển sang lớp của năm học khác không phải "chuyển lớp"

Đó là lên lớp — làm theo quy trình đầu năm học mới, không làm ở nút này.

Học sinh rời trường

Chuyển trường, thôi học… đều bắt đầu ở cùng chỗ:

1. Mở lớp hiện tại của em → bảng Danh sách lớp → nút Rời trường trên dòng của em.
2. Điền Ngày chuyển và Lý do → xác nhận.

Dòng của em trong lớp chuyển sang Đã rời trường; lịch sử chuyển lớp có thêm một lần Chuyển trường. Lý do bạn ghi sẽ được gom vào báo cáo Lý do rời trường (xem Bảng điều khiển & báo cáo).

Nút này chỉ đưa em ra khỏi danh sách lớp

Trạng thái của em ở cấp trường nằm trong hồ sơ học sinh: mở Trường học → Học sinh → sửa hồ sơ, đặt Trạng thái (Chuyển trường / Bỏ học…) và Ngày rời trường cho khớp.

Nút Chuyển lớp và Rời trường chỉ hiện trên dòng của em còn trong lớp. Dòng đã chuyển đi, đã rời trường thì không còn hai nút này.

Dòng thời gian của một học sinh

/admin → Trường học → Học sinh → nút Dòng thời gian trên dòng của em. Đây là trang gom mọi chuyện của một em về một chỗ, theo thứ tự thời gian:

Nguồn	Sự kiện
Biên chế	Nhập học, vào lớp, rời lớp
Sổ điểm & đánh giá	Khen thưởng – kỷ luật, quyết định lên lớp
Sổ liên lạc	Mỗi tờ sổ đã phát hành, kèm phụ huynh đã xác nhận chưa
Y tế học đường	Sự cố y tế tại trường
Thu phí	Phiếu thu, số tiền, trạng thái
Thư viện	Lượt mượn sách, đã trả / quá hạn / mất

Ở đầu trang, khối Cảnh báo hiện tại hiện các cảnh báo đang có của em (chuyên cần, nề nếp, điểm thấp — cùng tín hiệu với trang Cảnh báo sớm), tách riêng khỏi dòng sự kiện.

Mỗi người thấy một phần khác nhau

Mỗi nguồn tự lọc theo quyền của người đang xem:

• Phiếu thu chỉ hiện với người được xem phiếu thu.
• Sự cố y tế: nhân viên y tế thấy loại sự cố; người khác chỉ thấy kết quả xử lý (ví dụ đã cho về nhà), không thấy em bị gì.

Trường tắt một mảng thì sự kiện của mảng đó biến mất khỏi trang này — dữ liệu không mất, bật lại là thấy.

Chưa có sự kiện nào thì trang báo "Chưa có sự kiện nào được ghi nhận."

Hồ sơ học tập

Hồ sơ học tập là trang tổng hợp việc học của một người theo tài khoản đăng nhập của họ. Với học sinh phổ thông, hồ sơ có thêm phần Học sinh phổ thông (mã học sinh, trạng thái, lớp hiện tại) và đường dẫn sang dòng thời gian ở trên.

Học sinh chưa có tài khoản thì không có hồ sơ học tập

Nhiều em tiểu học không đăng nhập (người dùng hệ thống là phụ huynh). Với các em đó, nút Hồ sơ học tập tự ẩn — dùng Dòng thời gian thay thế.

Ở trang quản trị

/admin → Trường học → Học sinh → nút Hồ sơ học tập trên danh sách, hoặc ở đầu trang xem chi tiết một em.

Mặc định quản trị viên trường mở được hồ sơ của mọi học sinh. Giáo vụ cần được cấp thêm quyền xem hồ sơ học tập; giáo viên mở được hồ sơ của học sinh mình dạy hoặc chủ nhiệm.

Ở trang giáo viên

/teacher → Giảng dạy → Học sinh của tôi.

Danh sách gồm những em đang có tên trong lớp bạn chủ nhiệm, hoặc trong lớp môn học bạn được phân công dạy. Lớp đã lưu trữ không tính. Các cột: Mã học sinh, Họ và tên, Ngày sinh, Trạng thái, Tài khoản đăng nhập (em chưa có tài khoản hiện "Chưa có tài khoản").

Bấm Hồ sơ học tập trên dòng của em để mở hồ sơ. Giáo viên không cần vai trò hay quyền riêng nào cho việc này — phạm vi đi theo việc bạn dạy và chủ nhiệm lớp nào.

Bảng trống với câu "Bạn chưa phụ trách học sinh nào đang trên sổ." nghĩa là bạn chưa được phân công lớp nào trong năm, hoặc lớp chưa có học sinh.

Lỡ xoá năm học, lớp hoặc học sinh

Xoá Năm học, Lớp chủ nhiệm hoặc Học sinh chỉ đưa bản ghi vào thùng rác, chưa mất hẳn:

1. Mở danh sách tương ứng ở Trường học.
2. Mở bộ lọc bản ghi đã xoá và chọn hiện bản ghi đã xoá.
3. Bấm Khôi phục trên dòng cần lấy lại.

"Mã đã tồn tại" nhưng không thấy trong danh sách?

Mã năm học, mã lớp, mã học sinh vẫn bị giữ bởi bản ghi đã xoá. Khi đó hệ thống báo giá trị "đang thuộc về một bản ghi ĐÃ XOÁ" và chỉ đường tới bộ lọc "Đã xoá". Khôi phục bản ghi đó (rồi sửa nếu cần), thay vì tạo mới.

Xoá vĩnh viễn không hoàn tác được và chỉ quản trị viên trường làm được. Nó có thể xoá theo dữ liệu phụ thuộc (điểm, điểm danh…); chỉ một số liên kết khiến hệ thống từ chối xoá. Nên khôi phục rồi sửa, thay vì xoá vĩnh viễn.

Bước tiếp theo

Trang	Khi nào đọc
Bảng điều khiển & báo cáo	Báo cáo biến động sĩ số, lý do rời trường
Chủ nhiệm lớp	Sổ theo dõi học sinh, rèn luyện
Vì sao hệ thống chặn tôi	Khi gặp thông báo chặn không rõ lý do