Thu phí

Trang này dành cho giáo vụ / kế toán trường. Bốn màn hình ở /admin, nhóm Vận hành.

Thứ tự thiết lập

1. Khoản thu

Vận hành → Khoản Thu — danh mục các khoản trường thu:

Trường	Ghi chú
Mã, Tên khoản
Là học phí	⚠ Quyết định khoản đó có được miễn giảm hay không
Bắt buộc	Khoản tự nguyện (không bật) không vào phiếu thu mặc định
Chu kỳ thu	Theo tháng / học kỳ / năm / một lần

"Là học phí" — bật nhầm là trường mất tiền thật

Miễn giảm chỉ áp cho khoản có cờ "Là học phí" (cột này hiện màu riêng trên bảng).

Ngân sách nhà nước chỉ cấp bù phần học phí. Bật cờ này cho tiền ăn, BHYT hay quỹ lớp nghĩa là trường tự giảm những khoản không ai bù lại.

2. Kế hoạch thu

Vận hành → Kế Hoạch Thu — mức thu theo (năm học, khối, khoản):

Mức thu (đồng) · Số kỳ thu → cột Cả năm tự tính.

Học phí tối đa 9 tháng/năm

Theo Nghị định 81/2021 Điều 12. Nhập quá 9 kỳ cho khoản học phí sẽ bị chặn.

Tiền ăn thu 12 tháng thì vẫn hợp lệ — vì nó không phải học phí.

3. Miễn – giảm học phí

Vận hành → Miễn – Giảm Học Phí — mỗi quyết định một dòng:

Học sinh · Mức (Miễn 100% / Giảm 70% / Giảm 50%) · Căn cứ / diện được hưởng (bắt buộc) · Hiệu lực từ – đến · Ghi chú.

• Chỉ có ba mức 100 / 70 / 50 — không nhập tay được, vì "giảm 60%" không tồn tại trong văn bản nào.
• Nhiều quyết định chồng nhau thì lấy mức cao nhất.
• Có khoảng hiệu lực — hộ nghèo được công nhận tháng 10 thì miễn từ tháng 10, không phải cả năm.
• Căn cứ là bắt buộc — đến kỳ thanh tra, không ghi thì không dựng lại được vì sao em này được miễn.

Thu tiền hằng ngày

Vận hành → Thu phí theo lớp. Bốn việc trên một màn hình vì chúng luôn đi cùng nhau.

Chọn Năm học + Lớp → bảng: Học sinh | Phải nộp cả năm | Đã lập phiếu | Đã thu | Còn nợ | Phiếu.

Nút	Làm gì
Lập phiếu / Lập phiếu cả lớp	Sinh phiếu thu. Báo lại: "Đã lập N phiếu. Bỏ qua M em đã có phiếu."
Thu	Số tiền, Ngày nộp, Hình thức (Tiền mặt / Chuyển khoản / Cổng thanh toán), Số biên lai, Ghi chú
Chỉ dẫn CK	Mở ngay tại chỗ: ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản, số tiền, nội dung chuyển khoản

Chỉ dẫn CK không có số tài khoản?

Ngân hàng, số tài khoản và chủ tài khoản nhận chuyển khoản không nhập ở giao diện — chúng do bên vận hành hệ thống cấu hình. Chưa cấu hình thì chỉ dẫn chỉ hiện số tiền và nội dung chuyển khoản. Liên hệ quản trị hệ thống để được cấu hình.

Nội dung chuyển khoản phải là MÃ PHIẾU, không phải tên học sinh

Sao kê ngân hàng bỏ hết dấu, và "NGUYEN VAN AN" trùng ba em trong trường. Mã phiếu là thứ duy nhất khớp được.

Những luật ở quầy thu

• Phiếu đã phát hành là ảnh chụp. Đổi biểu phí giữa năm hay gỡ quyết định miễn giảm không làm đổi số trên tờ giấy phụ huynh đang cầm.
• Không cho thu vượt số phải nộp: "Vượt số còn phải nộp (… đ). Nộp thừa phải lập phiếu khác hoặc hoàn trả."
• Ghi nhầm thì ghi dòng hoàn trả (âm), không sửa dòng cũ.
• Không huỷ được phiếu đang giữ tiền — hoàn trả trước đã. Huỷ phiếu phải ghi lý do.
• Trạng thái phiếu là hệ quả của dòng tiền, không ai bấm tay: Đang soạn → Đã phát hành → Đã thu đủ. Hoàn trả bớt thì quay lại Đã phát hành.
• Ô tiền chấp nhận gõ có dấu chấm (1.490.400), và tự xoá sau khi thu để không bấm nhầm lần hai.

Phát hành phiếu và thu tiền là hai quyền riêng

Thường là hai người khác nhau — người lập phiếu và người giữ tiền. Nhà trường phân quyền tách được.

Kênh thanh toán & hoá đơn điện tử

Hai khối Kênh thanh toán và Hoá đơn điện tử nằm ở cuối trang Thu phí theo lớp (không phải một màn hình riêng). Khối kênh liệt kê các kênh (EduPay, SSC, VNPay) kèm badge Đang hoạt động / Chờ kích hoạt, và trạng thái hoá đơn điện tử.

Hiện các kênh ở trạng thái chờ hợp đồng và thông tin kết nối từ nhà cung cấp. Màn hình nói thẳng như vậy thay vì hiện nút bấm không làm gì.

Khi kênh hoạt động, có hai điểm khác với thu tại quầy:

• Kênh ngoài luôn ghi nhận tiền, kể cả khi vượt công nợ (ngược với quầy). Phần vượt đánh dấu "Chưa phân bổ" để kế toán xử lý.
• Thực về ít hơn tiền phụ huynh trả, vì kênh giữ phí thu hộ. Cả hai con số đều hiện.

Khoản thu từ các mảng khác

BHYT (Y tế), tiền phạt sách (Thư viện), tiền ăn (Bán trú) tự đẩy sang đây thành phiếu thu.

Các khoản này không đọc kế hoạch thu và không tính miễn giảm

Số tiền do module gốc quyết định — tiền ăn tính theo suất thực tế, phạt sách theo ngày trễ. Cột Đợt thu ghi rõ nguồn gốc để đối chiếu.

Ngược lại, nếu trường không bật module Thu phí thì các mảng đó vẫn ghi nợ đầy đủ trong màn hình của mình, chỉ không có phiếu thu. Không mất dữ liệu, không báo lỗi.

Báo cáo

Ở /admin → Sổ sách → Báo cáo, chọn báo cáo + Năm học → xem trên màn hình hoặc Tải .xlsx.

Báo cáo	Cho biết
Công nợ học phí theo lớp	Số học sinh còn nợ, số phiếu chưa thu đủ, tổng còn phải thu
Tuổi nợ học phí (30/60/90)	Tiền nợ chia theo mức: Chưa tới hạn · Quá hạn 1–30 ngày · 31–60 ngày · 61–90 ngày · Quá hạn trên 90 ngày

Báo cáo công nợ cho biết tổng còn nợ; báo cáo tuổi nợ cho biết khoản nào đã đi quá xa để quyết định gọi điện, giãn nợ hay ghi giảm. Cách tính tuổi nợ:

• Tính từ hạn thu của phiếu, không từ ngày phát hành — phiếu phát hành sớm mà hạn thu còn xa thì chưa phải nợ quá hạn.
• Phiếu chưa đặt hạn thu được xếp vào Chưa tới hạn. Muốn báo cáo đúng, hãy đặt hạn thu khi lập phiếu.
• Nợ là phần còn lại sau các lần đã thu, không phải toàn bộ giá trị phiếu.

Trên Bảng điều khiển, ô Công nợ học phí (nhóm Tài chính) hiện tổng còn phải thu của năm học hiện tại, kèm dòng "Trong đó quá hạn: … đ"; hết nợ thì ghi "Không còn phiếu chưa thu đủ". Ô chỉ hiện với người vào được trang Thu phí theo lớp.

Chưa có

Bản in PDF biên lai/phiếu thu · nhập sao kê ngân hàng từ file · hoá đơn điện tử · xử lý khoản "chưa phân bổ" · thu hộ.