Liên lạc với phụ huynh

Trang này dành cho giáo viên chủ nhiệm (và giáo vụ). Ba việc: duyệt đơn xin nghỉ, phát hành sổ liên lạc, tổ chức họp phụ huynh.

Phía phụ huynh nhìn thấy gì, xem Cổng phụ huynh.

Hồ sơ phụ huynh

Giáo vụ quản ở /admin → Phụ huynh & học sinh → Phụ Huynh. Giáo viên chủ nhiệm chỉ đọc — dùng như danh bạ để gọi điện.

Mỗi phụ huynh có tab Con để nối với học sinh, kèm ba thông tin:

Trường	Ý nghĩa
Quan hệ	Bố / Mẹ / Ông–Bà / Anh–Chị / Người giám hộ / Khác
Liên hệ chính	Người trường gọi đầu tiên. Mỗi học sinh chỉ một người — đặt người mới thì người cũ tự mất cờ
Nhận thông báo	Ai nhận tin trong ứng dụng. Tách khỏi "liên hệ chính" — bố mẹ ly hôn thì cả hai vẫn nhận được tin

Nút Liên kết tài khoản nối hồ sơ với tài khoản đăng nhập và tự cấp quyền phụ huynh. Hai bộ lọc "Chưa có tài khoản" và "Chưa nối con" giúp rà soát đầu năm.

Phụ huynh chưa có tài khoản vẫn lưu hồ sơ bình thường

Chỉ là họ không nhận được thông báo trong ứng dụng và không vào cổng được. Số điện thoại vẫn nằm trong danh bạ để gọi.

Hồ sơ phụ huynh cũng vào được qua nhập học sinh từ Excel — file có ba cột Họ tên phụ huynh, SĐT phụ huynh, Quan hệ là hệ thống tự tạo và nối.

Đơn xin nghỉ

/teacher → Phụ huynh → Đơn xin nghỉ. Trang chủ /teacher cũng có ô "Đơn xin nghỉ chờ duyệt" (tự ẩn khi không có đơn).

Lọc Chờ duyệt rồi xử lý từng đơn:

• Duyệt — hệ thống nhắc trước: duyệt xong sẽ tự đánh vắng có phép cho những ngày trong đơn.
• Từ chối — bắt buộc ghi lý do từ chối.

Chỉ giáo viên chủ nhiệm của chính lớp đó thấy và duyệt được đơn của lớp mình.

Giới hạn hiện tại: giáo vụ không duyệt hộ được

Màn hình đơn xin nghỉ chỉ có ở /teacher; trang quản trị /admin không có. Trên /teacher, mỗi người chỉ thấy đơn của lớp mình chủ nhiệm — giao cho giáo vụ một phân công dạy cũng không làm hiện đơn. Giáo vụ không thấy đơn của toàn trường. Đơn của lớp nào thì giáo viên chủ nhiệm lớp đó duyệt.

Ghi nghỉ dài hạn (ghi hộ tại quầy)

Khi phụ huynh gọi điện hoặc gửi giấy thay vì nộp qua cổng: nút Ghi nghỉ dài hạn → chọn học sinh, khoảng ngày, lý do → Ghi và áp vào điểm danh.

Một em ốm 5 ngày = một thao tác, không phải mở 5 buổi điểm danh.

Đơn đã duyệt ghi đè cả "vắng không phép"

Em nghỉ hôm qua bị đánh không phép, hôm nay gia đình mang giấy lên — duyệt đơn là ô đó tự chuyển thành có phép.

Sổ liên lạc

/teacher → Giảng dạy → Sổ liên lạc. Thường làm cuối tháng.

1. Chọn lớp và kỳ (mặc định "Tháng N", sửa được ngày bắt đầu/kết thúc).
2. Với từng em, số liệu hiện ngay cạnh ô nhận xét — không phải mở tab khác để tra.
3. Viết nhận xét.
4. Phát hành từng em, hoặc Phát hành cho cả lớp.
5. In sổ liên lạc nếu trường cần bản giấy có chữ ký.

Tờ sổ gồm ba mục do các phần khác của hệ thống nộp vào: Học tập, Chuyên cần, Nề nếp. Trường không bật phần nào thì mục đó không xuất hiện — tờ sổ không có ô trống vô nghĩa.

Tờ sổ đã phát hành là ảnh chụp

Sửa điểm hay điểm danh sau khi phát hành không làm đổi tờ phụ huynh đang cầm. Muốn đổi thì phát hành lại — nhưng xem lưu ý dưới.

Vài luật cần biết:

• Không phát hành tờ trống. Không có số liệu và không có nhận xét thì hệ thống từ chối, kèm danh sách em bị bỏ qua và lý do — sáu gia đình không nhận được gì mà bạn tưởng đã gửi cả lớp là cách chắc chắn nhất để mất niềm tin.
• Chỉ có nhận xét thôi là đủ để phát hành — em không có số liệu nhưng bạn có điều muốn nói thì vẫn gửi được.
• Phụ huynh đã bấm "Tôi đã xem" thì không phát hành đè được nữa. Chữ ký xác nhận đầu tiên được giữ.
• Mục Học tập không hiện "điểm trung bình tạm" — chưa đủ đầu điểm thì chỉ liệt kê điểm thành phần. Một con số trông giống điểm trung bình nhưng không phải sẽ bị phụ huynh nhớ rồi đem đối chiếu cuối kỳ.

Họp phụ huynh

/teacher → Giảng dạy → Họp phụ huynh. Một màn hình cho cả vòng đời buổi họp:

1. Tạo buổi họp — nội dung, ngày, giờ, địa điểm, chương trình. Mặc định ngày họp là tuần sau, vì giấy mời phải đến trước khi phụ huynh xin nghỉ làm.
2. Gửi giấy mời — từ lúc này phụ huynh thấy trên cổng và trả lời được.
3. Theo dõi bảng trả lời.
4. Trong buổi họp: Lưu điểm danh.
5. Sau buổi họp: Lưu biên bản → In biên bản.

Có thể Huỷ buổi họp (bắt buộc ghi lý do). Buổi đã huỷ vẫn hiện trên cổng để phụ huynh biết mà khỏi đến.

Bảng thống kê hiện: Gia đình · Sẽ dự · Báo vắng · Chưa trả lời · Đã dự · Hẹn dự nhưng vắng. Ô cuối tô màu riêng — đó là nhóm bạn cần gọi lại.

Một dòng cho một GIA ĐÌNH

Khoá theo học sinh, không theo từng phụ huynh — bố và mẹ cùng đến vẫn là một suất ghế, một dòng điểm danh.

Bản nháp phụ huynh không nhìn thấy và không điểm danh được. Gửi giấy mời bấm hai lần bị từ chối. Phụ huynh đổi ý được cho tới lúc họp.

Thông báo tự động gửi cho phụ huynh

Hệ thống chủ động báo trong hai trường hợp:

Việc	Điều kiện gửi
Con vắng học	Chỉ khi điểm danh theo buổi, và chỉ khi trạng thái đổi thành vắng. Lưu lại nhiều lần không gửi lại. Vắng một tiết lẻ không báo
Sự cố y tế	Chỉ ca cho về nhà hoặc chuyển viện — xem Y tế học đường

Chỉ phụ huynh có bật Nhận thông báo và có tài khoản mới nhận được.

Bản in

Bản in	Ở đâu
Sổ liên lạc (mỗi em một trang, có chỗ ký giáo viên chủ nhiệm + phụ huynh)	Sổ liên lạc → In sổ liên lạc
Biên bản họp phụ huynh (chương trình + biên bản + bảng dự họp có cột chữ ký)	Họp phụ huynh → In biên bản

Bước tiếp theo

Trang	Khi nào đọc
Cổng phụ huynh	Để hướng dẫn phụ huynh, hoặc gửi thẳng link cho họ
Chủ nhiệm lớp	Điểm danh, rèn luyện, sổ chủ nhiệm