Tuyển sinh đầu cấp

Trang này dành cho cán bộ tuyển sinh / giáo vụ. Hai màn hình ở /admin, nhóm Vận hành.

Dùng cho tuyển sinh vào lớp 1, lớp 6, lớp 10.

1. Mở đợt tuyển sinh

Vận hành → Đợt Tuyển Sinh → Tạo mới:

Năm học · Khối tuyển (1 / 6 / 10) · Tên đợt · Nhận hồ sơ từ – đến · Chỉ tiêu · Đang mở · Ghi chú.

Cột Còn lại hiện ngay trên danh sách — không phải mở từng đợt ra đếm.

Tuyến tuyển sinh

Trong từng đợt, tab Tuyến Tuyển Sinh: khai các phường/xã + quận/huyện thuộc tuyến.

2. Nhận hồ sơ

Vận hành → Hồ Sơ Tuyển Sinh → Tạo mới:

Nhóm	Trường
Trẻ	Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Trường/lớp trước đó
Người nộp	Họ tên, Điện thoại, Email
Xét tuyển	Diện ưu tiên (con thương binh, anh chị em ruột đang học, hộ nghèo…)

Mã hồ sơ tự sinh (TS…). Hệ thống tự đánh dấu Trong tuyến / Ngoài tuyến dựa trên địa chỉ.

"Ngoài tuyến" chỉ là cảnh báo, không tự loại

Diện ưu tiên, anh chị em ruột đang học, con cán bộ điều động… vẫn xét bình thường. Máy đánh dấu, người quyết định.

Trùng họ tên + ngày sinh trong cùng đợt cũng chỉ hiện cảnh báo, không chặn — có thể là hai em thật.

3. Xét duyệt

Bốn thao tác trên từng hồ sơ, hai cái đầu đặt ngoài hàng vì làm hàng trăm lần một đợt:

Nút	Ghi chú
Duyệt trúng tuyển	Chiếm một suất trong chỉ tiêu
Không trúng tuyển	Bắt buộc ghi lý do — phụ huynh sẽ hỏi
Rút hồ sơ	Trả suất về ngay để trường gọi em kế tiếp
Nhập học	Tạo hồ sơ học sinh thật

Trạng thái đi theo: Đã nộp → Trúng tuyển → Đã nhập học, hai nhánh rẽ là Không trúng tuyển và Đã rút hồ sơ.

Vượt chỉ tiêu thì hệ thống chặn thật

"Đã duyệt đủ N chỉ tiêu của đợt này." Hai cán bộ cùng ngồi duyệt suất cuối không thể cùng trúng.

Chỉ trạng thái Trúng tuyển và Đã nhập học chiếm chỗ. Rút hồ sơ trả suất về ngay lập tức — kể cả khi em đó đã trúng tuyển.

4. Nhập học

Nút Nhập học chuyển hồ sơ tuyển sinh thành hồ sơ học sinh thật.

Hồ sơ tuyển sinh không phải học sinh

Chưa bấm "Nhập học" thì trẻ không nằm trong sĩ số và không xuất hiện ở bất kỳ báo cáo nào. Đây là chủ ý: hồ sơ nộp vào chưa chắc thành học sinh của trường.

• Chỉ hồ sơ đã trúng tuyển mới nhập học được.
• Bấm hai lần vẫn ra đúng một học sinh.
• Không rút được hồ sơ đã nhập học — lúc đó là chuyển trường, làm ở hồ sơ học sinh.

Sau khi nhập học, em vào quy trình học sinh bình thường: biên chế lớp, đánh số thứ tự.

Lịch làm việc một đợt

Mở đợt + khai tuyến          (trước ngày nhận hồ sơ)
        ↓
Nhận hồ sơ tại quầy           (trong thời gian nhận)
        ↓
Xét duyệt: trúng / không trúng / rút
        ↓
Công bố kết quả
        ↓
Nhập học cho em đã trúng      (đến làm thủ tục)
        ↓
Biên chế lớp                  (xem Thiết lập đầu năm)
        ↓
Xem phễu + tỉ lệ ảo           (trước khai giảng)

5. Theo dõi sau mùa tuyển sinh

Hai báo cáo ở /admin → Sổ sách → Báo cáo, chọn Năm học → xem trên màn hình hoặc Tải .xlsx:

Báo cáo	Cột
Phễu tuyển sinh (nộp → duyệt → nhập học)	Đợt · Khối · Chỉ tiêu · Hồ sơ nộp · Trúng tuyển · Đã nhập học · Tỉ lệ trúng tuyển · Tỉ lệ ảo · Lấp đầy chỉ tiêu
Hồ sơ theo tuyến và phường	Phường/xã · Trong tuyến · Ngoài tuyến · Tổng

Tỉ lệ ảo

Tỉ lệ ảo là phần trăm em trúng tuyển nhưng không đến nhập học. Trường tuyển đủ chỉ tiêu rồi mất 15% ở khâu cuối sẽ thiếu học sinh, và nếu không ai theo dõi thì điều đó chỉ lộ ra vào ngày khai giảng.

• Cột Trúng tuyển tính cả những em đã nhập học (nhập học là bước sau của trúng tuyển). Vì vậy tỉ lệ ảo = số em trúng tuyển mà chưa / không nhập học, chia cho tổng số trúng tuyển.
• Đợt chưa duyệt em nào thì tỉ lệ để "—", không phải 0%.
• Trong mùa tuyển sinh, con số này còn gồm cả những em chưa kịp đến làm thủ tục — đọc nó như số suất có nguy cơ trống, không phải số em đã bỏ.

Hồ sơ không khai phường/xã vẫn có dòng riêng trong báo cáo theo tuyến, để biết có bao nhiêu hồ sơ thiếu thông tin.

Trên bảng điều khiển

Ô Tỉ lệ ảo tuyển sinh (nhóm Cảnh báo) trên Bảng điều khiển hiện tỉ lệ của cả năm học hiện tại: xanh khi không quá 5%, vàng tới 15%, đỏ khi cao hơn. Chưa duyệt hồ sơ nào thì ô ghi "Chưa duyệt hồ sơ nào". Ô chỉ hiện với người xem được hồ sơ tuyển sinh.

Chưa có

• Cổng nộp hồ sơ trực tuyến cho phụ huynh — hiện phụ huynh nộp tại quầy, cán bộ nhập hộ.
• Bản in PDF/Excel danh sách trúng tuyển. (Báo cáo phễu ở trên tải được .xlsx, nhưng chỉ là số tổng theo đợt.)

Ai làm gì

Toàn bộ do giáo vụ (academic_officer) đảm nhiệm. Riêng thao tác quyết định trúng/không trúng có quyền riêng tách khỏi quyền sửa hồ sơ — sửa chính tả trong hồ sơ và quyết định một đứa trẻ có vào trường hay không là hai việc khác nhau.