Buổi học & Điểm danh

Buổi học là một buổi cụ thể trong lịch của lớp đào tạo: buổi trực tuyến, buổi học trực tiếp hoặc buổi kết hợp. Trainer điểm danh cho các buổi học của những lớp mình đang dạy.

Đừng nhầm với "Phiên tương tác"

Buổi học là lịch dạy + điểm danh của lớp. Phiên tương tác là công cụ hỏi cả lớp ngay trong lúc dạy (bình chọn, quiz, hỏi đáp) - không gắn với điểm danh và không tạo buổi học.

Vào danh sách buổi học

4 lối truy cập:

1. Buổi học của tôi ở sidebar trái Trainer Panel (/trainer/batch-sessions) - gộp buổi của tất cả lớp bạn đang dạy, lọc được theo lớp và trạng thái.
2. Tab Buổi học của lớp trong trang chi tiết lớp - chỉ buổi của lớp đó.
3. Lịch buổi học ở sidebar (/trainer/session-calendar-page) - xem dạng lịch tháng.
4. Widget Buổi học hôm nay và Sắp diễn ra (7 ngày tới) ở trang chủ Trainer Panel.

Ở danh sách, mỗi buổi có nút Điểm danh buổi học (mở tờ điểm danh) và nút xem chi tiết. Cột Có mặt cho biết số học viên có mặt hoặc đến muộn trên sĩ số lớp.

Lịch buổi học

Trang Lịch buổi học hiển thị tất cả buổi học của các lớp bạn dạy dạng lịch tháng. Bố cục:

• Cột trái: lịch tháng thu nhỏ (chỉ để xem, không bấm được) và danh sách Lớp học với ô tick để lọc theo lớp, kèm nút Tất cả / Bỏ chọn. Mỗi lớp có một màu cố định.
• Khu vực chính: lưới ngày của tháng, mỗi buổi là một ô màu theo lớp. Ngày có hơn 3 buổi hiện dòng + N buổi khác.
• Nút Hôm nay, Tháng trước, Tháng sau để chuyển tháng.
• Bấm vào một buổi để mở khung chi tiết (hình thức, trạng thái, địa điểm, link tham gia) với nút Điểm danh buổi học và Xem chi tiết.

Tháng đang xem và các lớp đang chọn được giữ trên đường dẫn trang, nên gửi link cho người khác vẫn giữ đúng tháng và bộ lọc.

Giới hạn hiện tại

Lịch chỉ có chế độ xem theo tháng (hai nút Tuần và Ngày đang mờ), không kéo thả để dời lịch, và không có nút tạo buổi mới ở lịch của trainer.

Thông tin một buổi học

Tenant Admin tạo và sửa buổi học với các trường:

Trường	Ý nghĩa
Tiêu đề	Tên buổi (vd: "Buổi 5 - Generators trong Python")
Mô tả	Mục tiêu, nội dung buổi (văn bản thường)
Bắt đầu / Kết thúc	Giờ bắt đầu và giờ kết thúc
Hình thức	Trực tuyến / Trực tiếp / Kết hợp
Địa điểm	Phòng học (cho buổi trực tiếp hoặc kết hợp)
Link tham gia	Link Zoom/Meet/Teams (cho buổi trực tuyến hoặc kết hợp)
Link ghi hình	Link bản ghi, nhập sau khi buổi kết thúc
Giảng viên	Giảng viên phụ trách buổi
Trạng thái	Đã lên lịch / Đang diễn ra / Đã kết thúc / Đã huỷ

Trang chi tiết buổi trong Trainer Panel hiện: tiêu đề, lớp, bắt đầu, kết thúc, hình thức, trạng thái, địa điểm, link tham gia và mô tả. Link ghi hình và Giảng viên không hiện ở Trainer Panel.

Trainer không sửa được thông tin buổi

Trainer Panel chỉ cho xem các trường trên. Đổi giờ, đổi link, sửa tiêu đề hay huỷ buổi đều phải nhờ Tenant Admin. Việc trainer làm được với một buổi là Bắt đầu buổi học, điểm danh và Kết thúc buổi học.

Vòng đời trạng thái buổi học

Đã lên lịch --[Trainer hoặc Tenant Admin bấm "Bắt đầu buổi học",
               hoặc mở tự điểm danh bằng QR]--> Đang diễn ra

Đang diễn ra --[Trainer hoặc Tenant Admin bấm "Kết thúc buổi học",
               hoặc Tenant Admin đổi trạng thái]--> Đã kết thúc

Bất kỳ trạng thái nào --[Tenant Admin đổi trạng thái]--> Đã huỷ

Trạng thái	Màu	Ai chuyển sang	Điểm danh được?
Đã lên lịch	Xám	Mặc định khi tạo	Không - phải bấm Bắt đầu buổi học trước
Đang diễn ra	Xanh lá	Trainer hoặc Tenant Admin bấm Bắt đầu buổi học; hoặc khi mở tự điểm danh	Có
Đã kết thúc	Xanh lam	Trainer hoặc Tenant Admin bấm Kết thúc buổi học trên tờ điểm danh; hoặc Tenant Admin sửa trạng thái của buổi	Có - vẫn cho điểm danh sau buổi
Đã huỷ	Đỏ	Tenant Admin, bằng cách sửa trạng thái của buổi	Không - tờ điểm danh chỉ xem

Hệ thống không tự chuyển buổi sang Đã kết thúc khi hết giờ. Buổi bạn đã bắt đầu sẽ ở Đang diễn ra cho tới khi bạn bấm Kết thúc buổi học trên tờ điểm danh (hoặc Tenant Admin đổi trạng thái). Trong lúc đó buổi vẫn hiện ở mục buổi học hôm nay của học viên, kể cả khi đã quá giờ. Với điểm danh và tỉ lệ điểm danh, Đang diễn ra và Đã kết thúc được xử lý như nhau, nên bạn không cần chờ buổi kết thúc mới ghi được.

Trạng thái do Tenant Admin chọn trong form sửa buổi, nên Tenant Admin cũng có thể đưa một buổi Đã huỷ trở lại trạng thái khác nếu huỷ nhầm.

TIP

Hai trạng thái cho điểm danh: Đang diễn ra và Đã kết thúc. Buổi đã kết thúc vẫn ghi được, vì đôi khi bạn cần ghi muộn (vd: học viên báo lý do chính đáng sau buổi).

Điểm danh

Vào trang điểm danh

3 cách:

1. Widget Buổi học hôm nay ở trang chủ, nút Điểm danh buổi học.
2. Nút Điểm danh buổi học trên một buổi ở danh sách Buổi học của tôi, tab Buổi học của lớp hoặc khung chi tiết trên Lịch buổi học. Trang chi tiết buổi cũng có nút này ở góc trên.
3. URL trực tiếp: /trainer/batch-sessions/{id}/attendance.

Nút chỉ hiện khi bạn đang là giảng viên của lớp. Giảng viên đã thôi dạy lớp vẫn xem được buổi học nhưng không điểm danh được nữa.

Phía trên tờ điểm danh có tóm tắt Sĩ số, Có mặt (gồm cả đến muộn), Vắng và Có phép. Tờ chỉ liệt kê học viên đang học trong lớp (học viên đã tạm dừng, thôi học hay chuyển lớp không có trên tờ), xếp theo tên.

Khi buổi đang ở Đã lên lịch

Trang điểm danh vẫn mở: bạn thấy danh sách học viên, mọi dòng mặc định hiện Vắng, nhưng:

• Banner màu vàng phía trên: "Buổi học đang ở trạng thái Đã lên lịch. Bấm "Bắt đầu buổi học" để chuyển sang Đang diễn ra trước khi điểm danh."
• Danh sách học viên bị làm mờ và không bấm được.
• Nút Lưu và Đánh dấu tất cả có mặt bị ẩn.
• Góc trên có nút Bắt đầu buổi học (xanh lá). Bấm sẽ mở hộp xác nhận "Buổi học sẽ chuyển sang trạng thái Đang diễn ra để có thể điểm danh. Tiếp tục?"; xác nhận xong, buổi chuyển sang Đang diễn ra, hệ thống báo "Đã bắt đầu buổi học - bạn có thể điểm danh.", banner biến mất và các nút điểm danh xuất hiện.

Kết thúc buổi học

Khi buổi đang Đang diễn ra, góc trên tờ điểm danh có nút Kết thúc buổi học. Bấm sẽ mở hộp xác nhận "Buổi học sẽ chuyển sang trạng thái Đã kết thúc và không còn hiện trong mục buổi học hôm nay của học viên. Bạn vẫn sửa được điểm danh sau đó. Tiếp tục?"; xác nhận xong, buổi chuyển sang Đã kết thúc và hệ thống báo "Đã kết thúc buổi học."

• Giờ kết thúc theo lịch của buổi không đổi: lịch và báo cáo vẫn theo giờ đã lên lịch.
• Nút Lưu và Đánh dấu tất cả có mặt vẫn còn, vì buổi đã kết thúc vẫn cho sửa điểm danh.
• Nếu đang mở phiên tự điểm danh bằng QR, kết thúc buổi không đóng phiên đó: học viên vẫn quét được cho tới khi phiên hết hạn.
• Nút này cùng quyền với nút Bắt đầu buổi học: giảng viên đang dạy lớp, hoặc người được cấp quyền sửa buổi học. Người chỉ được giao điểm danh không thấy hai nút này.

Vì sao thiết kế thế?

Tách "Bắt đầu buổi học" thành hành động riêng giúp tránh điểm danh trước giờ. Bạn phải bắt đầu buổi (chuyển trạng thái) rồi mới điểm danh.

Khi buổi Đã huỷ

Trang ở chế độ chỉ xem:

• Banner màu vàng: "Buổi học đang ở trạng thái Đã huỷ - không thể điểm danh."
• Không có nút Bắt đầu, không có nút Lưu / Đánh dấu tất cả có mặt; danh sách bị làm mờ.
• Bạn chỉ xem được điểm danh đã ghi (nếu có). Cần điểm danh lại thì nhờ Tenant Admin đổi trạng thái buổi.

Để học viên tự điểm danh bằng QR

Nếu tổ chức bật Tự điểm danh, dưới tờ điểm danh có khối để mở phiên và chiếu mã QR cho học viên tự quét. Mở phiên cho buổi Đã lên lịch sẽ tự chuyển buổi sang Đang diễn ra. Xem Tự điểm danh bằng QR.

Thông báo "Buổi học đã quá giờ kết thúc"

Khi bạn mở tự điểm danh cho một buổi Đang diễn ra đã quá giờ kết thúc, hệ thống từ chối và báo "Buổi học đã quá giờ kết thúc. Bấm "Kết thúc buổi học" trên tờ điểm danh; nếu giờ học thay đổi, sửa giờ của buổi trước khi mở điểm danh." Buổi đã xong thì bấm Kết thúc buổi học (xem Kết thúc buổi học); bạn vẫn điểm danh tay được trên tờ. Nếu giờ học thay đổi, nhờ Tenant Admin sửa giờ của buổi.

Đánh dấu trạng thái từng học viên

Mỗi học viên có một dãy 4 nút trạng thái:

Trạng thái	Màu khi chọn	Tính như có mặt?
Có mặt	Xanh lá	Có
Vắng	Đỏ	Không
Muộn	Vàng	Có - vẫn tính có mặt khi tính tỉ lệ
Có phép	Xanh dương	Không - vẫn tính trong mẫu số

Bạn có thể:

• Bấm từng dòng để chọn trạng thái.
• Đánh dấu tất cả có mặt - nút ở góc trên, chuyển mọi dòng đang hiện Vắng thành Có mặt (dòng đã là Muộn / Có phép giữ nguyên). Sau đó bạn vẫn sửa được từng người.
• Lưu - nút ở góc trên. Hệ thống chỉ ghi các dòng bạn đã bấm, nên không xoá mất dòng người khác (hoặc học viên tự điểm danh) vừa ghi trong lúc bạn mở trang. Dòng học viên tự điểm danh có nhãn Tự điểm danh.

Lưu xong, hệ thống báo "Đã lưu điểm danh". Trong lúc trang mở, tờ tự cập nhật khoảng 15 giây một lần các dòng người khác vừa ghi, trừ dòng bạn đang sửa dở.

Thứ tự khuyến nghị

1. Bắt đầu buổi học (nếu đang Đã lên lịch).
2. Đánh dấu tất cả có mặt ngay khi vào - vì đa số sẽ có mặt.
3. Trong khi giảng, sửa lại các trường hợp đến muộn / vắng / có phép.
4. Lưu vào cuối buổi (hoặc lưu sớm rồi lưu lại nếu có thay đổi).

Quy tắc tính tỉ lệ điểm danh

Tỉ lệ điểm danh dùng cho danh sách học viên cần chú ý, báo cáo lớp và chuỗi điểm danh. Quy tắc:

• "Có mặt" = Có mặt hoặc Muộn (cả hai cùng cộng vào).
• "Có phép" vẫn tính vào mẫu số - học viên có phép vẫn nằm trong phép tính, chỉ là không cộng tử số.
• Chỉ buổi Đang diễn ra hoặc Đã kết thúc được tính. Buổi Đã lên lịch / Đã huỷ bị bỏ qua.
• Học viên không có bản ghi điểm danh cho một buổi đã được tính thì coi như vắng buổi đó.
• Chỉ tính học viên đang học trong lớp.

Công thức cho một học viên:

tỉ lệ = số buổi Có mặt hoặc Muộn / số buổi Đang diễn ra hoặc Đã kết thúc

Báo cáo điểm danh

Từng học viên

• Tab Học viên của lớp có cột Tỉ lệ điểm danh.
• Bấm tên học viên để mở hộp xem nhanh, phần Trong lớp này có Tỉ lệ điểm danh, số buổi tham dự và Chuỗi điểm danh (hiện tại / dài nhất).

Chuỗi điểm danh gồm hai chỉ số:

• Chuỗi hiện tại - số buổi liên tiếp có mặt tính từ buổi gần nhất ngược về.
• Chuỗi dài nhất - chuỗi dài nhất trong lịch sử lớp.

Chuỗi là chỉ báo nhanh: học viên đang đều đặn (chuỗi hiện tại cao) hay đứt quãng (chuỗi hiện tại bằng 0 dù vẫn nhiều buổi có mặt rời rạc).

Cả lớp

Trang chi tiết lớp trong Trainer Panel có:

• Tab Tổng quan: Tỉ lệ điểm danh chung của lớp, Số buổi đã diễn ra, Lượt có mặt, biểu đồ Xu hướng theo tuần, biểu đồ Phân loại điểm danh và bảng Học viên cần chú ý.
• Tab Sổ điểm danh: bảng học viên x buổi, lọc theo khoảng ngày, và nút CSV / XLSX để tải sổ điểm danh về máy.

Câu hỏi thường gặp

Tôi không bắt đầu buổi đúng giờ - học viên đã vào hết, sao điểm danh? Bấm Bắt đầu buổi học ngay - việc chuyển trạng thái không đổi giờ bắt đầu đã lên lịch. Sau đó điểm danh bình thường.

Tôi quên điểm danh trong buổi - có thể làm sau không? Có. Buổi Đang diễn ra hoặc Đã kết thúc vẫn cho điểm danh. Vào trang điểm danh và lưu như bình thường.

Buổi học đã xong nhưng vẫn ghi "Đang diễn ra"? Hệ thống không tự kết thúc buổi khi hết giờ. Mở tờ điểm danh và bấm Kết thúc buổi học. Điểm danh và tỉ lệ không bị ảnh hưởng dù buổi ở trạng thái nào trong hai trạng thái này.

Học viên báo "đến muộn vì lý do chính đáng" - chọn Muộn hay Có phép?

• Muộn: vẫn đến học, nhưng muộn - tính là có mặt.
• Có phép: không tham dự nhưng có lý do chính đáng (ốm, việc gia đình...) - không tính có mặt và vẫn nằm trong mẫu số.

Hỏi quy tắc cụ thể của tổ chức bạn về cách xử lý vắng có phép.

Trang điểm danh báo "Lớp chưa có học viên nào."? Lớp chưa có học viên nào đang học. Tenant Admin cần thêm học viên vào lớp.

Có thể tạo buổi học mới ngay từ Trainer Panel? Không. Tenant Admin tạo. Tenant Admin có sẵn các công cụ Tạo buổi học hàng loạt, Sao chép buổi học, Nhập buổi học và Từ template chương trình để tạo nhanh - bạn có thể đề nghị họ dùng.

Buổi học có lưu link ghi hình không? Có trường Link ghi hình để Tenant Admin nhập sau buổi, nhưng Trainer Panel không hiện trường này.

Học viên có xem được điểm danh của họ? Có. Trên trang lớp trong Learnspace, học viên thấy tỉ lệ điểm danh, chuỗi hiện tại, chuỗi dài nhất và bảng Điểm danh của tôi theo từng buổi. Bạn nên minh bạch về cách điểm danh để tránh tranh cãi.

Tôi điểm danh sai một học viên - sửa thế nào? Mở lại trang điểm danh, đổi trạng thái, bấm Lưu. Hệ thống ghi đè lên bản ghi cũ, không tạo bản ghi trùng.

Sắp xếp danh sách trên tờ điểm danh được không? Học viên được xếp theo tên (first name) từ A đến Z. Hiện chưa đổi được thứ tự.

Có thể xuất bảng điểm danh ra file? Có. Mở trang chi tiết lớp, tab Sổ điểm danh, bấm CSV hoặc XLSX.