Mentor thực tập: duyệt nhật ký, sprint, xác nhận kỳ

Trang này dành cho giảng viên làm mentor của một nhóm thực tập. Trong hệ thống, nhóm thực tập là một Lớp (thuộc một Khối thực tập do Quản lý đào tạo tạo), intern là học viên của lớp đó, còn mentor là giảng viên được gán vào lớp. Với vai trò Giảng viên mặc định, bạn không cần quyền gì thêm: được gán vào lớp là đủ để thấy và duyệt nhật ký của nhóm. Vai trò Trợ giảng mặc định thì không có quyền duyệt nhật ký.

Việc của mentor gồm bốn phần:

1. Duyệt nhật ký hằng ngày intern nộp lên (Duyệt hoặc Yêu cầu sửa).
2. Theo dõi sprint và nhật ký nhóm — cùng nhóm ghi tiến độ.
3. Xác nhận kỳ thực tập cho từng intern khi kết thúc kỳ.
4. Mở Bản gửi trường để in nộp cho nhà trường.

Một dòng tóm tắt

Trainer Panel → Thực tập → Duyệt nhật ký thực tập → tab Chờ duyệt → mở một nhật ký → đối chiếu với Việc hôm nay → bấm Duyệt hoặc Yêu cầu sửa (kèm nhận xét). Cuối kỳ, trên dòng của intern bấm Xác nhận kỳ thực tập, rồi Bản gửi trường để in.

Vào đâu để làm

Việc	Ở đâu
Duyệt nhật ký, xác nhận kỳ, mở bản gửi trường	Trainer Panel (/trainer) → nhóm Thực tập → Duyệt nhật ký thực tập
Tạo / sửa / kết thúc sprint của nhóm	Trainer Panel → Lớp của tôi → mở lớp → tab Sprint
Xem bảng sprint, ghi số liệu trong ngày, viết nhật ký nhóm	Learnspace → mục Nhóm thực tập (/learnspace/internship/group)

Không thấy menu?

• Tổ chức chưa bật module Thực tập — báo Tenant Admin.
• Bạn chưa được gán làm giảng viên của lớp, hoặc đang ở trạng thái tạm dừng trong lớp — liên hệ Quản lý đào tạo.
• Tab Sprint và mục Nhóm thực tập chỉ xuất hiện khi lớp đã được gắn vào một Khối thực tập. Lớp thường không có hai thứ này.

Duyệt nhật ký hằng ngày

Mỗi ngày intern viết một bản nhật ký (công việc đã làm, thời gian đã làm, khó khăn) trên Learnspace, lưu nháp rồi Nộp cho mentor. Khi một bản được nộp, bạn nhận thông báo trên chuông: "<Tên> đã nộp nhật ký thực tập — Nhật ký ngày … — nhóm …". Bấm vào thông báo là mở thẳng bản nhật ký đó.

Bản nháp là riêng tư

Bạn không thấy bản nháp của intern — chỉ thấy sau khi intern bấm nộp. Đây là chủ ý: intern cần viết thật về khó khăn của mình, không viết cho đẹp vì biết mentor đang đọc.

Hàng đợi duyệt

Trang Duyệt nhật ký thực tập chỉ liệt kê nhật ký của các lớp bạn được gán làm giảng viên. Bốn tab:

Tab	Nội dung
Chờ duyệt (mặc định, có số đếm)	Nhật ký đã nộp, chưa ai xử lý — việc của bạn.
Đã trả về	Nhật ký bạn đã yêu cầu sửa, đang chờ intern làm lại.
Đã duyệt	Nhật ký đã được duyệt.
Tất cả	Mọi nhật ký đã nộp (không gồm nháp).

Cột của bảng: Ngày, Học viên, Mã học viên, Nhóm thực tập, Trạng thái, Thời gian đã làm, Nộp lúc, Xác nhận kỳ. Lọc theo Trạng thái hoặc Nhóm thực tập; tìm theo tên, mã học viên hoặc tên nhóm.

Duyệt hoặc yêu cầu sửa

1. Bấm Xem trên dòng nhật ký.
2. Đọc các phần:
   • Nhật ký — học viên, mã học viên, nhóm, ngày, trạng thái, thời điểm nộp, Thời gian đã làm.
   • Công việc đã làm hôm nay và Khó khăn, vướng mắc.
   • Việc hôm nay — các việc intern đã lên kế hoạch cho đúng ngày đó, kèm trạng thái của từng việc. Dùng phần này để đối chiếu "định làm gì" với "đã làm gì".
3. Bấm một trong hai nút ở góc trên:
   • Duyệt — nhận xét là tuỳ chọn.
   • Yêu cầu sửa — bắt buộc nhập nhận xét. Hãy nói rõ cần sửa gì: đây là thứ intern đọc để làm lại.
4. Intern nhận thông báo "Nhật ký ngày … đã được duyệt" hoặc "Nhật ký ngày … cần sửa". Bản bị trả về quay lại cho intern sửa và nộp lại; nó sẽ xuất hiện lại ở tab Chờ duyệt.

Sau khi bạn xử lý, phần Kết quả duyệt (mentor, thời điểm duyệt, nhận xét) hiện ngay trên trang xem.

Đổi quyết định

Nút Duyệt / Yêu cầu sửa vẫn hiện trên nhật ký đã có kết quả, nên bạn có thể đổi quyết định nếu bấm nhầm. Bạn không sửa được nội dung nhật ký — chỉ intern sửa được bài của mình.

Sprint và nhật ký nhóm

Mỗi nhóm thực tập có một sprint đang mở tại một thời điểm, cộng nhật ký nhóm do chính các thành viên ghi. Mentor là thành viên của nhóm theo nghĩa này: bạn làm được mọi việc mà intern làm được trên bảng nhóm.

Tab Sprint trên trang lớp

Trainer Panel → Lớp của tôi → (mở lớp) → tab Sprint. Bảng liệt kê các sprint của nhóm với tên, ngày bắt đầu/kết thúc, số đầu việc Đã xong / Đang làm / Chưa làm, số đã hoàn thành, Đơn vị đo, trạng thái (Đang mở / Đã đóng) và Nguồn.

Tạo sprint mới bằng nút tạo ở đầu bảng. Các ô:

Ô	Ghi chú
Tên sprint	Bắt buộc, không trùng trong cùng nhóm.
Bắt đầu / Kết thúc	Tuỳ chọn.
Đơn vị đo	Point (mặc định) hoặc Giờ công — nhóm chạy Scrum dùng point, nhóm ghi công dùng giờ.
Link board	Đường dẫn tới board của nhóm (Trello, Jira…), tuỳ chọn.

Sprint đã đóng không sửa hay xoá được nữa.

Bảng nhóm trên Learnspace

Mục Nhóm thực tập trên Learnspace là nơi cả nhóm cùng làm việc:

• Bắt đầu sprint đầu tiên — hiện khi nhóm chưa có sprint nào đang mở.
• Tiến độ sprint — thanh tỉ lệ ba màu (xong / đang làm / chưa làm), dòng tổng kết "Đã xong …/… — còn lại …" và biểu đồ Burndown theo point hoặc giờ công.
• Cập nhật tiến độ / Ghi số liệu hôm nay — mỗi ngày một dòng số liệu. Nhập lại trong cùng ngày thì ghi đè dòng của ngày đó; số của các ngày trước giữ nguyên, nhờ vậy dựng được burndown.
• Kết thúc sprint — chuyển sprint xuống mục Sprint đã đóng; sau đó không sửa được nữa.
• Mở board — mở link board đã khai.
• Nhật ký nhóm — ghi nhóm đã làm gì, thống nhất điều gì, rồi bấm Đăng; có thể gắn mục với một sprint. Người viết xoá được mục của mình trong 24 giờ.

Mentor nhiều nhóm

Mục Nhóm thực tập trên Learnspace chỉ mở một nhóm: nhóm có ngày bắt đầu gần nhất trong các nhóm bạn phụ trách. Với các nhóm còn lại, quản lý sprint qua tab Sprint trên trang lớp ở Trainer Panel.

Xác nhận kỳ thực tập

Cuối kỳ, mentor ký xác nhận một lần cho cả kỳ của từng intern. Tên bạn sẽ hiện ở phần ký của Bản gửi trường.

1. Mở Duyệt nhật ký thực tập (tab Tất cả để chắc thấy intern).
2. Trên bất kỳ dòng nhật ký nào của intern đó, bấm Xác nhận kỳ thực tập.
3. Hộp xác nhận nêu rõ: "Xác nhận toàn bộ nhật ký thực tập của <tên> từ <ngày bắt đầu> đến <ngày kết thúc>…" — kỳ lấy theo ngày bắt đầu/kết thúc của lớp. Bấm xác nhận.
4. Cột Xác nhận kỳ của intern chuyển thành Đã ký <ngày>.

Khi xác nhận, kỳ báo cáo được đóng băng theo ngày của lớp tại thời điểm ký. Nếu sau đó lớp đổi ngày (gia hạn kỳ thực tập…), bản gửi trường vẫn giữ kỳ cũ cho tới khi có người ký lại.

Ký lại

Với intern đã được xác nhận, nút đổi thành Ký lại kỳ thực tập. Hộp xác nhận nêu đích danh ai đã ký và ký ngày nào. Ký lại sẽ thay tên bạn vào bản gửi trường và đóng băng lại kỳ theo ngày hiện tại của lớp. Hãy thống nhất với mentor khác trong lớp trước khi ký lại thay họ.

Bản gửi trường

Trên dòng nhật ký của một intern, bấm Bản gửi trường → trang in mở ở tab mới, gồm:

• Tiêu đề NHẬT KÝ THỰC TẬP, họ tên, mã học viên, nhóm thực tập, kỳ báo cáo.
• Số ngày đã viết, số ngày đã được duyệt, Tổng thời gian đã làm.
• Từng ngày nhật ký trong kỳ (công việc, thời gian, khó khăn). Bản nháp không bao giờ có mặt.
• Phần ký Người thực tập / Người hướng dẫn; nếu chưa xác nhận kỳ, ô mentor ghi Chưa xác nhận.

Bấm In bản này để in hoặc lưu thành PDF từ hộp thoại in của trình duyệt. Intern cũng tự mở được bản của mình từ trang Tổng hợp nhật ký trên Learnspace.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thấy nhật ký của nhóm khác không? Không. Hàng đợi chỉ gồm nhật ký của các lớp bạn được gán làm giảng viên. Quản lý đào tạo xem được toàn bộ ở trang quản trị (xem Quản lý kỳ thực tập).

Intern báo đã nộp mà tôi không thấy? Kiểm tra tab Tất cả — có thể bản đó đã được một mentor khác của lớp duyệt. Nếu vẫn không thấy, có thể intern mới Lưu nháp chứ chưa Nộp cho mentor.

Tôi có phải duyệt hết nhật ký trước khi xác nhận kỳ không? Hệ thống không bắt buộc. Bản gửi trường in cả số ngày đã viết lẫn số ngày đã duyệt, nên nhà trường sẽ thấy chênh lệch nếu còn bản chưa duyệt.

Tôi ghi nhật ký lớp ở đâu? Nhật ký nhóm thực tập (do cả nhóm ghi) khác với Nhật ký lớp (chỉ giảng viên ghi về lớp). Hai thứ dùng song song được.