Đơn từ học viên (Trainer)

Trang này dành cho giảng viên — bạn xét duyệt đơn xin bảo lưu / thôi học / chuyển lớp mà học viên trong lớp bạn phụ trách gửi lên. Bạn thường là bước đầu tiên trong quy trình duyệt; sau khi bạn đồng ý, đơn được chuyển lên Quản lý đào tạo.

Một dòng tóm tắt

Mở Trainer Panel → Đơn từ học viên → bảng mặc định lọc các đơn ở trạng thái Đã nộp / Đang duyệt trong lớp của bạn → click một đơn → đọc chi tiết & timeline → click Phê duyệt hoặc Từ chối (kèm ghi chú) — quyết định được ghi nhận, đơn tự động đi tiếp.

Bạn nhìn được những gì

• Tab Đơn từ học viên trong Trainer Panel chỉ hiện đơn của các học viên thuộc lớp mà bạn được gán làm trainer — bạn không thấy đơn của lớp khác.
• Mặc định, bảng đã lọc sẵn theo trạng thái Đã nộp + Đang duyệt — đây là việc bạn cần xử lý. Đổi filter để xem cả đơn đã có kết quả.
• Bạn có quyền đọc + phê duyệt / từ chối ở các bước mà giảng viên là người duyệt. Bạn không có quyền cấu hình quy trình hay xoá đơn — đó là phạm vi của Tenant Admin / Training Manager.

Mở Đơn từ học viên

1. Đăng nhập Trainer Panel (/trainer).
2. Sidebar trái → mục Đơn từ học viên (icon document).

Không thấy menu?

• Tổ chức chưa bật module — báo Tenant Admin.
• Bạn chưa được attach làm trainer của lớp nào — chỉ trainer của lớp mới thấy đơn của lớp đó. Liên hệ Quản lý đào tạo.

Bố cục bảng

Cột	Mô tả
Mã đơn	Mã định danh nội bộ (ví dụ R-12). Tìm kiếm + sort được.
Loại đơn	Bảo lưu / Thôi học / Chuyển lớp (mã màu badge).
Trạng thái	Đã nộp / Đang duyệt / Đã duyệt / Đã từ chối / Đã xử lý.
Học viên	Tên + email người gửi. Tìm kiếm được theo tên / email.
Lớp học	Lớp mà đơn áp dụng. Sort + tìm kiếm được.
Thời điểm nộp	Sort theo cột này (mặc định mới nhất ở trên).

Bộ lọc

• Loại đơn — chỉ xem một loại (vd: chỉ Bảo lưu).
• Trạng thái — mặc định Đã nộp + Đang duyệt; bỏ chọn để xem cả các đơn đã kết thúc.

Xét duyệt một đơn

1. Click Mã đơn hoặc icon Xem → mở trang chi tiết đơn.
2. Đọc:
   • Thông tin đơn — loại, trạng thái, học viên, lớp.
   • Lý do học viên nêu.
   • Tệp đính kèm (nếu có) — click vào tên tệp để tải về (mở tab mới).
   • Lịch sử phê duyệt — danh sách từng bước trong quy trình kèm decision của các bước đã hoàn thành.
3. Ở góc trên, các nút hiện tuỳ trạng thái và bước hiện tại:
   • Phê duyệt (xanh, dấu ✓) — chỉ hiện khi bước hiện tại thuộc phạm vi quyền duyệt của bạn.
   • Từ chối (đỏ, dấu ✗) — cùng điều kiện như trên.
   • Tải PDF (xám) — chỉ hiện khi đơn đã Đã duyệt hoặc Đã xử lý.

Không thấy nút Phê duyệt / Từ chối

Có 3 lý do thường gặp:

• Đơn đã có quyết định cuối (Đã duyệt / Đã từ chối / Đã huỷ / Đã xử lý) — không cần xử lý.
• Bước hiện tại không phải bạn — vd: bạn vừa duyệt xong bước 1, đơn đã sang bước 2 (Quản lý đào tạo).
• Bạn chưa phải là trainer của lớp này, hoặc bước hiện tại yêu cầu role khác.

Phê duyệt

1. Click Phê duyệt.
2. (Tuỳ chọn) Nhập ghi chú — nội dung này lưu vào timeline, học viên sẽ đọc được.
3. Click nút xác nhận trong modal → quyết định được ghi nhận:
   • Nếu còn bước sau → đơn chuyển sang trạng thái Đang duyệt ở bước tiếp theo, người duyệt bước sau nhận thông báo.
   • Nếu bạn là bước cuối cùng (hiếm khi xảy ra với trainer — thường là Training Manager) → đơn chuyển sang Đã duyệt và học viên nhận thông báo.

Từ chối

1. Click Từ chối.
2. Nhập ghi chú (bắt buộc — học viên cần biết lý do).
3. Click xác nhận → đơn chuyển sang Đã từ chối ngay lập tức, các bước sau bị bỏ qua, học viên nhận thông báo kèm ghi chú của bạn.

Từ chối là quyết định cuối

Một khi bạn từ chối, đơn không thể "đảo ngược" hay "xét lại" trong cùng đơn. Học viên cần nộp đơn mới nếu muốn được xét lại với lý do điều chỉnh. Hãy cân nhắc kỹ trước khi từ chối — nếu chỉ thiếu thông tin, có thể nhắn riêng học viên hoặc nhờ Quản lý đào tạo trao đổi trước.

Trường hợp đặc biệt: Đơn xin chuyển lớp

• Học viên không tự chọn lớp đích khi nộp đơn chuyển lớp — chi tiết đơn ban đầu sẽ ghi "Sẽ được Quản lý đào tạo chỉ định".
• Khi bạn (giảng viên) là bước đầu, bạn chỉ duyệt nguyện vọng — không cần chọn lớp đích.
• Bước cuối cùng (thường là Quản lý đào tạo) là người chỉ định lớp đích bằng cách chọn trong modal phê duyệt. Nếu thực tế quy trình của tổ chức bạn để trainer làm bước cuối đối với chuyển lớp, bạn sẽ thấy dropdown Lớp đích xuất hiện trong modal phê duyệt — bắt buộc chọn trước khi xác nhận.

Tải PDF đơn đã duyệt

Đơn ở trạng thái Đã duyệt hoặc Đã xử lý có nút Tải PDF ở header. PDF chứa:

• Thông tin đơn (mã, loại, lớp, học viên, ngày nộp).
• Lý do + nội dung chi tiết theo loại đơn.
• Lịch sử các bước phê duyệt + người ra quyết định + ghi chú.

File này dùng được cho mục đích lưu hồ sơ giấy / nộp phòng đào tạo.

Thông báo bạn nhận được

Khi nào	Thông báo
Có đơn mới ở bước của bạn	"Cần xử lý: đơn :mã_đơn chờ duyệt" — kèm tên học viên và bước.
Học viên huỷ đơn	"Đơn :mã_đơn đã được huỷ" — bạn không cần xử lý nữa.

Thông báo gửi qua chuông trên giao diện + email (tuỳ cấu hình của tenant). Bấm vào thông báo → mở thẳng trang chi tiết đơn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi vừa duyệt xong nhưng đơn vẫn ở "Đang duyệt" — có lỗi không? Không lỗi. Đơn đang đi qua bước tiếp theo trong quy trình (vd: Quản lý đào tạo). Trạng thái sẽ chuyển sang Đã duyệt khi tất cả các bước đều đồng ý.

Học viên nộp đơn nhưng tôi không thấy?

• Bạn có chắc bạn là trainer của lớp đó? Bảng chỉ hiện đơn của lớp bạn được gán.
• Filter trạng thái đang lọc gì? Mặc định chỉ hiện Đã nộp + Đang duyệt — bỏ chọn để xem các đơn đã kết thúc.
• Học viên nộp xong nhưng quên chọn đúng lớp bạn dạy? Đơn được gắn với lớp đã chọn — kiểm tra với học viên.

Tôi muốn yêu cầu học viên bổ sung tệp/giải thích trước khi quyết? Hệ thống không có "trả lại" trong app. Cách làm: liên hệ trực tiếp học viên (chat / email ngoài) → học viên hoặc huỷ đơn cũ + nộp đơn mới, hoặc bạn vẫn ra quyết định dựa trên thông tin đã có (kèm ghi chú).

Tôi nhập ghi chú khi phê duyệt — học viên có đọc được không? Có. Ghi chú lưu vào lịch sử phê duyệt và hiển thị trong trang chi tiết của học viên cũng như các email thông báo họ nhận được.

Có thể bulk approve nhiều đơn cùng lúc? Hiện chưa có. Mỗi đơn xử lý riêng để giảm rủi ro duyệt nhầm.

Tôi không phải trainer của lớp nhưng vẫn muốn xem đơn (vd: tôi thay thế giảng viên đang nghỉ)? Quản lý đào tạo cần gán bạn làm trainer của lớp đó. Sau khi gán, bạn sẽ thấy đơn ngay.

Đơn đã duyệt rồi nhưng học viên vẫn còn trong lớp? Với đơn bảo lưu / thôi học, việc rời lớp xảy ra đến ngày có hiệu lực học viên đăng ký, hoặc do Quản lý đào tạo thực thi thủ công. Trạng thái Đã xử lý mới là dấu hiệu hệ thống đã thực thi.

Bước tiếp theo

• Quản lý học viên — bảng theo dõi học viên trong lớp.
• Nhật ký lớp — ghi chép trao đổi xuyên buổi học.
• Bắt đầu (Trainer) — tổng quan vai trò Trainer.