Quản lý kỳ thực tập: khối, nhật ký, báo cáo

Module Thực tập quản lý các kỳ thực tập theo nhóm: intern viết kế hoạch và nhật ký hằng ngày, cả nhóm ghi nhật ký nhóm và tiến độ sprint, mentor duyệt nhật ký và xác nhận kỳ để in bản gửi nhà trường. Bạn — Training Manager — dựng khung (khối, nhóm, người) và theo dõi toàn bộ qua Báo cáo thực tập theo khối.

Một dòng tóm tắt

Tạo Lớp cho mỗi nhóm thực tập (gán mentor làm giảng viên, intern làm học viên) → Tenant Admin → Thực tập → Khối thực tập → tạo khối → tab Nhóm trong khối → Đính kèm các lớp. Theo dõi ở Thực tập → Báo cáo thực tập theo khối.

Mô hình: nhóm là Lớp, intern là Học viên

Module không có màn hình "tạo nhóm" hay "tạo intern" riêng — nó dùng lại các thực thể đào tạo bạn đã quen:

Khái niệm thực tập	Là gì trong hệ thống
Nhóm thực tập	Một Lớp đào tạo. Nên giữ nhóm nhỏ (khoảng 5–8 người): cả nhóm dùng chung một nhật ký nhóm và một sprint.
Intern	Một học viên của lớp, ở trạng thái đang học.
Mentor	Giảng viên được gán vào lớp. Mọi giảng viên của lớp (trừ người đang bị tạm dừng) đều là mentor của nhóm.
Khối thực tập	Tầng gom nhiều nhóm để thống kê (vd Khối Backend, Khối Frontend). Mỗi nhóm chỉ thuộc một khối.

Một lớp chỉ trở thành nhóm thực tập khi được gắn vào một khối. Từ lúc đó:

• Học viên đang học trong lớp thấy các mục Kế hoạch thực tập, Nhật ký thực tập, Tổng hợp nhật ký, Nhóm thực tập trên Learnspace (xem Learnspace).
• Giảng viên của lớp thấy hàng đợi Duyệt nhật ký thực tập và tab Sprint trên trang lớp ở Trainer Panel (xem Mentor thực tập).

Ngày bắt đầu / kết thúc của lớp chính là kỳ thực tập: bản gửi trường, xác nhận kỳ và cột "Ngày có nhật ký" của báo cáo đều đọc từ đó. Nên nhập đủ hai ngày khi tạo lớp.

Các màn hình bạn dùng

Tất cả nằm trong nhóm sidebar Thực tập (ngay sau nhóm Đào tạo) của Tenant Admin:

Mục	Dùng để
Khối thực tập	Tạo khối, gắn / gỡ nhóm.
Nhật ký thực tập	Tra cứu nhật ký intern đã nộp (chỉ đọc).
Nhật ký nhóm	Xem nhật ký các nhóm tự ghi.
Sprint	Xem sprint và số liệu của các nhóm (chỉ đọc).
Báo cáo thực tập theo khối	Tổng hợp khối → nhóm → intern.

Chuẩn bị một kỳ thực tập

1. Tạo lớp cho từng nhóm ở Đào tạo → Lớp học (xem Lớp đào tạo): đặt tên nhóm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ.

2. Gán mentor vào lớp ở phần giảng viên của lớp.

3. Đưa intern vào lớp — từng người, theo nhóm người dùng, hoặc nhập từ file (xem Import học viên).

4. Tạo khối: Thực tập → Khối thực tập → Tạo mới:

   Ô	Ghi chú
   Tên khối	Bắt buộc, vd Khối Backend.
   Mã khối	Bắt buộc, mã ngắn để gọi tắt và tra cứu, vd BE. Không trùng với khối khác (kể cả khối đã xoá còn trong thùng rác).
   Mô tả	Khối phụ trách mảng gì, ai là đầu mối…

5. Gắn nhóm vào khối: mở khối vừa tạo → tab Nhóm trong khối → Đính kèm → chọn lớp (bấm vào ô là thấy danh sách các lớp chưa thuộc khối nào; gõ để tìm theo tên hoặc mã lớp).

Nhóm đã thuộc khối khác

Mỗi nhóm chỉ thuộc một khối. Nếu chọn một nhóm đang ở khối khác, hệ thống báo "Nhóm này đã thuộc một khối khác. Gỡ khỏi khối cũ trước khi gán sang khối này." Mở khối cũ, gỡ nhóm khỏi tab Nhóm trong khối, rồi đính kèm lại.

Bảng Khối thực tập có cột Mã khối, Tên khối, Số nhóm, Mô tả. Xoá một khối đưa nó vào thùng rác; dùng bộ lọc bản ghi đã xoá để khôi phục.

Theo dõi hằng ngày

Nhật ký thực tập

Thực tập → Nhật ký thực tập liệt kê nhật ký của mọi nhóm — chỉ những bản intern đã nộp. Bản nháp không bao giờ hiện, kể cả với quản lý: intern cần được viết thật về khó khăn của mình mà không bị đọc trước.

Cột: Ngày, Học viên, Mã học viên, Nhóm thực tập, Trạng thái (Đã nộp / Đã duyệt / Cần sửa), Thời gian đã làm, Nộp lúc. Lọc theo Trạng thái hoặc Nhóm thực tập; tìm theo tên, mã học viên, tên nhóm.

Bấm Xem để đọc một bản: công việc đã làm, khó khăn, Việc hôm nay (kế hoạch của intern cho đúng ngày đó) và Kết quả duyệt của mentor. Trang này chỉ đọc — việc duyệt do mentor làm ở Trainer Panel.

Nhật ký nhóm

Thực tập → Nhật ký nhóm gom các mục mà intern và mentor tự ghi trên trang Nhóm thực tập của Learnspace (ngày, nhóm, người viết, sprint gắn kèm, nội dung). Lọc theo Nhóm thực tập. Bạn xoá được mục không phù hợp; sửa nội dung chỉ dành cho chính người viết trong 24 giờ đầu.

Khác với Nhật ký lớp

Nhật ký nhóm là chính nhóm tự ghi tiến độ. Nhật ký lớp là giảng viên ghi về lớp, học viên không viết được.

Sprint

Thực tập → Sprint liệt kê sprint của mọi nhóm: nhóm, tên, thời gian, số đầu việc Đã xong / Đang làm / Chưa làm, số đã hoàn thành, Đơn vị đo (Point hoặc Giờ công), trạng thái Đang mở / Đã đóng, Nguồn. Màn hình này chỉ đọc: số liệu do chính nhóm nhập hằng ngày trên Learnspace, mentor quản lý sprint ở tab Sprint trên trang lớp.

Báo cáo thực tập theo khối

Thực tập → Báo cáo thực tập theo khối trình bày ba tầng:

1. Tổng quan — các con số chung cho phạm vi đang lọc.
2. Từng khối — số nhóm, người thực tập, tiến độ khoá học, tiến độ sprint, nhật ký đã nộp, chờ duyệt, số kỳ đã xác nhận.
3. Bảng nhóm → intern trong mỗi khối — dòng nhóm (kèm ngày bắt đầu – kết thúc của nhóm) và bên dưới là từng intern với mã học viên, dấu ✓ nếu mentor đã xác nhận kỳ, số nhật ký đã nộp / chờ duyệt / đã duyệt (kèm số bản Cần sửa nếu có) và Ngày có nhật ký.

Bộ lọc

Bộ lọc	Ghi chú
Khối	Mặc định Tất cả khối. Đổi khối thì ô Nhóm được làm trống.
Nhóm	Chỉ chọn được nhóm thuộc khối đang chọn. Khi đã chọn nhóm, ô Khoảng thời gian hiện gợi ý "Kỳ của nhóm: …".
Khoảng thời gian	Toàn kỳ (mặc định), Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Tuỳ chọn… (hiện thêm Từ ngày / Đến ngày).
Chỉ người chưa được xác nhận kỳ	Lọc nhanh những intern mentor chưa ký — hữu ích lúc cuối kỳ.

Nút Bỏ lọc hiện ở đầu trang khi đang có lọc. Bộ lọc nằm trên URL, nên bạn có thể gửi đường link cho người khác để họ thấy đúng góc nhìn đó.

Đọc số liệu cho đúng

• Số đếm tuyệt đối, không phải tỉ lệ. Hệ thống chưa có nơi khai ngày nghỉ, nên không tính "tỉ lệ nộp nhật ký" — đếm cả cuối tuần sẽ làm mọi nhóm trông như đang trễ.
• Khoảng thời gian chỉ áp lên nhật ký (theo ngày ghi). Số người thực tập, tiến độ khoá học, tiến độ sprint và xác nhận kỳ là trạng thái hiện tại, không đổi theo khoảng.
• Ngày có nhật ký N/M: N là số ngày intern có nhật ký đã nộp, M là số ngày trong khoảng. Đầu nào bạn để trống thì lấy theo kỳ của nhóm (từ ngày bắt đầu đến hôm nay hoặc ngày kết thúc). Nếu nhóm chưa nhập ngày bắt đầu và bạn cũng không chọn ngày đầu, cột chỉ hiện N.
• Một nhóm chỉ bị ẩn khỏi kết quả khi ngày của nó chắc chắn nằm ngoài khoảng đang xem; nhóm chưa nhập ngày luôn được giữ lại.
• Tiến độ sprint là trung bình các sprint đang mở, tính theo point (hoặc giờ công) đã xong trên tổng — không theo số đầu việc.
• Chỉ intern đang học được tính; người đã tạm dừng hoặc rời lớp không làm loãng số liệu.

Widget Thống kê thực tập

Widget Thống kê thực tập ("Số khối, nhóm, người thực tập và tiến độ") đặt được lên dashboard quản trị. Nó hiện: số khối, số nhóm đã gắn vào khối, người thực tập đang hoạt động, nhật ký đã nộp (không tính nháp), chờ duyệt, số kỳ mentor đã ký, tiến độ sprint và tiến độ khoá học trung bình.

Xác nhận kỳ và bản gửi trường

Mentor ký xác nhận một lần cho cả kỳ của từng intern, rồi mở Bản gửi trường (trang in kèm phần ký) — xem chi tiết ở Mentor thực tập. Vai trò Training Manager mặc định cũng có quyền xác nhận kỳ, nhưng nút xác nhận chỉ nằm trong hàng đợi của Trainer Panel, không nằm ở trang Nhật ký thực tập của Tenant Admin. Bạn chỉ vào được Trainer Panel nếu được gán làm giảng viên của ít nhất một lớp; nếu không, hãy nhờ mentor của nhóm ký.

Kỳ báo cáo được đóng băng theo ngày của lớp tại thời điểm ký. Nếu bạn gia hạn lớp sau khi mentor đã ký, nhờ mentor Ký lại kỳ thực tập để bản gửi trường phủ kỳ mới.

Quyền theo vai trò (mặc định)

Vai trò	Được làm
Training Manager	Toàn quyền khối thực tập; xem mọi nhật ký thực tập, nhật ký nhóm, sprint; xoá nhật ký nhóm; xem báo cáo theo khối và widget; xác nhận kỳ (qua Trainer Panel — cần được gán làm giảng viên của ít nhất một lớp).
Admin	Như Training Manager.
Giảng viên (Trainer)	Duyệt nhật ký và xác nhận kỳ — chỉ cho lớp mình được gán; xem kế hoạch của intern cạnh nhật ký. Ghi sprint và nhật ký nhóm nhờ là giảng viên của lớp.
Học viên (intern)	Không cần quyền nào: viết kế hoạch, nhật ký của mình, nhật ký nhóm và số liệu sprint nhờ là thành viên đang học của lớp.

Không thấy menu Thực tập?

• Module Thực tập chưa được bật cho tổ chức — báo Tenant Admin.
• Vai trò của bạn thiếu quyền tương ứng (do vai trò được tạo tay, hoặc tổ chức tạo trước khi module có quyền này) — nhờ Admin cấp ở trang Vai trò.

Câu hỏi thường gặp

Intern không thấy mục Nhật ký thực tập trên Learnspace? Kiểm tra ba điều: lớp đã được đính kèm vào một khối chưa; intern có phải học viên đang học của lớp không (người tạm dừng hoặc đã rời lớp không thấy); module có đang bật không.

Mentor không thấy nhật ký của intern? Mentor phải là giảng viên của lớp (không bị tạm dừng). Ngoài ra mentor chỉ thấy bản đã nộp — bản nháp là riêng tư.

Chuyển một nhóm sang khối khác thế nào? Mở khối cũ → tab Nhóm trong khối → gỡ nhóm → mở khối mới → Đính kèm. Nhật ký và sprint của nhóm đi theo nhóm, không mất.

Tôi có xem được nhật ký của một học viên ngay trên hồ sơ học viên không? Không có tab riêng trên hồ sơ. Vào Thực tập → Nhật ký thực tập và tìm theo tên hoặc mã học viên.