Đồng bộ với Mautic

Nếu tổ chức của bạn dùng Mautic (nền tảng marketing automation tự cài đặt) để gửi email nuôi dưỡng khách, hệ thống có thể tự đẩy dữ liệu người học sang Mautic: ai vừa đăng ký, đang học khoá nào, đã mua gì, có chứng chỉ chưa, bỏ dở giỏ hàng nào. Đội marketing dựng phân khúc (segment) và chiến dịch ngay trong Mautic dựa trên các trường đó, không cần nhờ lập trình viên.

Mỗi tổ chức kết nối tới Mautic của riêng mình.

Ai dùng

• Cấu hình kết nối: quản trị viên (admin, super_admin) — quyền configure_mautic. Vai trò marketer mặc định không có quyền này.
• Cấu hình đồng bộ theo từng biểu mẫu liên hệ: người sửa được biểu mẫu liên hệ (marketer có sẵn).
• Dựng segment và chiến dịch: làm trong Mautic, ngoài hệ thống này.

Bước 1 — Chuẩn bị trong Mautic

1. Bật API: trong Mautic vào Configuration → API Settings, bật API và Enable HTTP basic auth.
2. Tạo (hoặc chọn) một tài khoản Mautic có quyền dùng API. Hệ thống đăng nhập bằng tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản này.
3. Tạo các trường tuỳ chỉnh (Contacts → Manage Fields → New) với đúng alias sau. Các trường có sẵn (email, firstname, lastname, phone) không cần tạo.

Alias	Loại	Ý nghĩa
lms_user_id	number	Mã người dùng trong hệ thống
lms_lifecycle_stage	select	Giai đoạn: lead, student, customer, certified
lms_courses_enrolled	number	Số khoá đã ghi danh
lms_courses_completed	number	Số khoá đã hoàn thành
lms_last_course	text	Khoá ghi danh gần nhất
lms_last_activity	datetime	Lần học gần nhất
lms_total_spent	number	Tổng tiền đã chi
lms_subscription_plan	text	Gói thuê bao đang dùng
lms_subscription_status	select	active, expired, none
lms_has_certificate	boolean	Đã có chứng chỉ chưa
lms_certificate_count	number	Số chứng chỉ
lms_cart_course	text	Khoá học trong giỏ bỏ dở
lms_cart_value	number	Giá trị giỏ bỏ dở
lms_cart_url	url	Link quay lại thanh toán giỏ bỏ dở
lms_trial_course	text	Khoá đang học thử
lms_trial_expires_at	datetime	Lúc hết hạn học thử
lms_trial_status	select	active, expired, converted
lms_trial_checkout_url	url	Link mua (đã áp mã giảm giá) để chuyển đổi học thử
lms_trial_voucher_code	text	Mã giảm giá riêng cho người học thử

Bảng này cũng hiện trong khối cấu hình (mục Các trường tùy chỉnh bắt buộc) để bạn đối chiếu.

Nên tạo thêm hai trường cho khách tiềm năng

Khi đồng bộ khách tiềm năng, hệ thống gửi thêm lms_lead_source (nguồn lead) và lms_lead_course (khoá học khách quan tâm). Bảng trong khối cấu hình chưa liệt kê hai trường này — hãy tạo chúng (loại text) nếu bạn muốn lọc khách tiềm năng theo nguồn trong Mautic.

Tag thì không cần tạo trước — Mautic tự tạo khi được gắn lần đầu.

Bước 2 — Kết nối

1. Vào Cài đặt → Tích hợp → Tích hợp Mautic.
2. Điền URL Mautic (ví dụ https://mautic.tenmien.vn), Tên đăng nhập API, Mật khẩu API.
3. Bật Bật đồng bộ Mautic, lưu.

Từ lúc này, các sự kiện mới trong hệ thống được đẩy sang Mautic. Người dùng đã có từ trước chưa có mặt trên Mautic cho đến khi họ phát sinh hoạt động mới; muốn đẩy toàn bộ người dùng hiện có một lần, hãy nhờ bộ phận kỹ thuật chạy đồng bộ bổ sung.

Tắt tính năng khác với tắt công tắc

Có hai chỗ dừng đồng bộ: công tắc Bật đồng bộ Mautic trong khối cấu hình, và việc tổ chức tắt hẳn tính năng Mautic. Tắt tính năng thì đồng bộ dừng và khối cấu hình biến mất khỏi trang Cài đặt — muốn sửa thông tin kết nối thì phải bật lại tính năng trước.

Những gì được đẩy sang Mautic

Khi trong hệ thống	Mautic nhận
Người dùng đăng ký tài khoản	Liên hệ mới, giai đoạn lead
Ghi danh khoá học	Số khoá đã ghi danh, khoá gần nhất, giai đoạn
Ghi danh học thử	Các trường lms_trial_* (kèm mã giảm giá và link mua đã áp mã), tag trial-active
Hết hạn học thử	lms_trial_status = expired, gắn trial-expired, gỡ trial-active
Học thử chuyển thành mua	lms_trial_status = converted, gỡ cả hai tag học thử
Hoàn thành khoá học	Số khoá đã hoàn thành, giai đoạn
Thanh toán thành công	Tổng tiền đã chi, giai đoạn customer, gỡ tag cart-abandoned
Thanh toán bị treo (bỏ dở)	Tag cart-abandoned + khoá học, giá trị, link quay lại giỏ (link chỉ có với khách đã đăng nhập)
Kích hoạt / hết hạn gói thuê bao	Tên gói, trạng thái gói
Được cấp chứng chỉ	Có chứng chỉ, số chứng chỉ, giai đoạn certified
Có khách tiềm năng mới	Xem mục dưới
Có người gửi biểu mẫu liên hệ	Xem mục biểu mẫu

Giai đoạn được tính lại từ dữ liệu thật mỗi lần đồng bộ: người đã có chứng chỉ luôn là certified, dù sau đó có thay đổi gì khác.

Thông tin thuộc tính năng tổ chức đang tắt (ví dụ thương mại điện tử, thuê bao, chứng chỉ) không được gửi.

Khách tiềm năng

Mỗi khách tiềm năng mới có email được đẩy sang Mautic, gắn tag lead-<nguồn> (ví dụ lead-advisor_chat, lead-checkout_stalled) và ghi tóm tắt nhu cầu thành ghi chú. Khách không có email thì bỏ qua — Mautic nhận diện liên hệ theo email.

Chỉ khách đã đồng ý nhận ưu đãi

Khách tiềm năng chỉ được đẩy sang Mautic khi họ đã tick đồng ý nhận thông tin ưu đãi. Đồng ý được liên hệ tư vấn không đủ — theo Nghị định 13/2023, xử lý dữ liệu cho mục đích tiếp thị phải được đồng ý riêng. Vì vậy số liên hệ trên Mautic thường ít hơn số khách tiềm năng, và đó là đúng.

Đồng bộ biểu mẫu liên hệ

Phản hồi từ biểu mẫu liên hệ đến từ khách chưa có tài khoản, nên được cấu hình riêng từng biểu mẫu:

1. Lưu biểu mẫu trước (ở Khách hàng tiềm năng → Biểu mẫu liên hệ), rồi mở lại để sửa.
2. Mở mục Đồng bộ Mautic cuối form. Mục này chỉ hiện khi Bật đồng bộ Mautic đang bật.
3. Điền:

Ô	Ý nghĩa
Đồng bộ sang Mautic	Bật để mỗi lượt gửi tạo hoặc cập nhật một liên hệ trong Mautic
Trường email	Trường nào của biểu mẫu chứa email (bắt buộc)
Ánh xạ trường sang Mautic	Mỗi dòng: tên trường biểu mẫu → alias Mautic (firstname, lastname, phone hoặc trường tuỳ chỉnh bạn đã tạo)
Trường nội dung tin nhắn	Trường nào được đính vào liên hệ dưới dạng ghi chú
Tag	Tag gắn cho mọi liên hệ từ biểu mẫu này
ID Segment	(Tuỳ chọn) ID một segment Mautic để tự thêm liên hệ vào

Cấu hình ở đây lưu ngay khi bạn đổi

Các ô trong mục Đồng bộ Mautic được ghi ngay khi bạn đổi giá trị, không chờ nút Lưu. Ngược lại, trên màn hình tạo mới biểu mẫu thì không ô nào được lưu — đó là lý do phải tạo biểu mẫu trước rồi mới cấu hình mục này.

Lượt gửi không có email hợp lệ thì không đồng bộ. Đồng bộ biểu mẫu không đổi giai đoạn của liên hệ, để một học viên cũ điền biểu mẫu không bị kéo lùi về lead.

Biểu mẫu không có câu hỏi đồng ý riêng

Khác với đường khách tiềm năng ở trên, đồng bộ theo biểu mẫu chạy với mọi lượt gửi của biểu mẫu đã bật. Nếu bạn dùng biểu mẫu để gửi email tiếp thị, hãy tự thêm câu đồng ý vào biểu mẫu.

Theo dõi hành vi trên website

Khi đồng bộ đang bật, website và khu học tập tự gắn mã theo dõi của Mautic. Mautic ghi nhận lượt xem trang; với người đã đăng nhập, nó gắn lượt xem vào đúng liên hệ (theo email). Bạn không cần dán mã nào.

Dùng chung với email học thử của hệ thống

Hệ thống tự gửi ba thư cho người học thử (sắp hết hạn kèm mã, hoàn thành phần học thử, mời quay lại) — xem Chuyển đổi học thử. Nếu đội marketing đã dựng chuỗi học thử trong Mautic bằng các trường lms_trial_* và tag trial-active / trial-expired, hãy tắt hai email mời mua (Gửi khi người học hoàn thành phần học thử và Gửi win-back sau khi hết hạn) ở Cài đặt → Email & Thông báo → Chuyển đổi học thử để khách không nhận thư đôi. Thư Sắp hết hạn là thư giao dịch — chỉ tắt khi chuỗi Mautic cũng gửi thư nhắc hạn. Hệ thống không tự nhường cho Mautic.

Gợi ý phân khúc trong Mautic

• Học viên mới chưa mua: lms_lifecycle_stage = student và lms_total_spent = 0.
• Học viên ngưng học 30 ngày: lms_last_activity cũ hơn 30 ngày.
• Người có chứng chỉ (để bán khoá nâng cao): lms_lifecycle_stage = certified.
• Khách bỏ dở giỏ hàng: tag cart-abandoned — tag tự gỡ khi họ thanh toán, nên đặt điều kiện thoát chiến dịch theo tag này.
• Chiến dịch học thử: đặt điều kiện thoát khi lms_trial_status = converted để dừng gửi ngay khi khách đã mua.

Câu hỏi thường gặp

Bật rồi mà Mautic không có liên hệ nào. Chỉ sự kiện xảy ra sau khi bật mới được đẩy. Thử đăng ký một tài khoản mới để kiểm tra. Nếu vẫn không có, kiểm tra URL, tên đăng nhập, mật khẩu và việc đã bật basic auth trong Mautic.

Một số trường trên Mautic luôn trống. Thường do chưa tạo trường tuỳ chỉnh với đúng alias. Mautic bỏ qua trường lạ mà không báo lỗi.

Một người có hai liên hệ trùng email trên Mautic. Mautic không cho ghi vào liên hệ trùng email, nên người đó sẽ ngừng được cập nhật. Hãy gộp hai liên hệ trong Mautic, rồi báo bộ phận kỹ thuật để chạy lại các lượt đồng bộ bị lỡ.