Biểu mẫu liên hệ và phản hồi

Biểu mẫu liên hệ là ô "để lại thông tin" đặt trên website: khách điền tên, số điện thoại, nhu cầu rồi bấm gửi. Mỗi lượt gửi được lưu lại, báo cho người phụ trách qua email, và có thể tự thành một hồ sơ khách tiềm năng.

Hai màn hình nằm trong nhóm menu Khách hàng tiềm năng của panel quản trị:

• Biểu mẫu liên hệ — dựng biểu mẫu.
• Phản hồi biểu mẫu — đọc những gì khách đã gửi.

Ai dùng

Vai trò	Được làm
marketer	Toàn quyền cả hai màn hình; cấu hình chống spam
sales	Xem biểu mẫu; xem và cập nhật phản hồi
admin, super_admin	Tất cả

Dựng một biểu mẫu

1. Vào Khách hàng tiềm năng → Biểu mẫu liên hệ, bấm Tạo.

2. Đặt Tiêu đề biểu mẫu — tên này hiện trên website và trong danh sách phản hồi.

3. Trong Các trường, thêm từng ô khách sẽ điền:

   Ô	Ý nghĩa
   Nhãn	Chữ khách nhìn thấy, ví dụ "Số điện thoại"
   Tên trường	Tên kỹ thuật, viết không dấu, ví dụ phone (xem lưu ý bên dưới)
   Loại	Text, Email, Textarea (ô nhiều dòng), Checkbox
   Placeholder	Chữ gợi ý mờ trong ô. Với Checkbox, đây là câu hiện cạnh ô tick
   Bắt buộc	Khách phải điền mới gửi được

4. Nút gửi — chữ trên nút (mặc định "Gửi").

5. Thông báo thành công — câu hiện ra sau khi khách gửi xong.

6. Mở mục Thông báo để chọn ai được báo (xem dưới).

7. Bấm Tạo.

Đặt Tên trường đúng thì mới thành lead

Hệ thống nhận ra số điện thoại, email và họ tên của khách qua Tên trường, không qua Nhãn. Dùng một trong các tên sau:

Thông tin	Tên trường được nhận ra
Số điện thoại	phone, sdt, so_dien_thoai, dien_thoai, mobile, tel, telephone, phone_number
Email	email, e_mail, mail
Họ tên	name, ho_ten, full_name, fullname, ten, hoten, your_name
Lời nhắn	message, noi_dung, content, loi_nhan, ghi_chu, note, notes

Biểu mẫu không có trường số điện thoại lẫn email theo các tên trên thì phản hồi vẫn được lưu, nhưng không tạo hồ sơ khách tiềm năng.

Chưa dùng được loại "Select"

Ô chọn Loại còn có Select, nhưng biểu mẫu hiện chưa có chỗ khai danh sách lựa chọn — trên website ô này chỉ có một dòng "-- Chọn --" và khách không chọn được gì. Nếu đặt nó Bắt buộc, khách sẽ không gửi được biểu mẫu. Hãy dùng Text hoặc nhiều ô Checkbox thay thế.

Đặt biểu mẫu lên website

Biểu mẫu được nhúng vào một trang bằng khối Form trong trình dựng trang:

1. Mở trang ở Website → Trang (trang phải bật Sử dụng Block Editor). Xem Website: trang, bài viết, danh mục và menu.
2. Thêm khối Form, chọn biểu mẫu ở ô Chọn biểu mẫu.
3. Tab Design (giao diện) của khối cho chỉnh bố cục, kiểu tiêu đề, kiểu nhãn, kiểu ô nhập và nút gửi.
4. Lưu trang.

Một biểu mẫu dùng được trên nhiều trang; mọi phản hồi vẫn gom về cùng một chỗ.

Ai được báo khi có phản hồi

Trong mục Thông báo của biểu mẫu:

• Danh sách email nhận thông báo — gõ một địa chỉ rồi nhấn Enter, lặp lại cho người tiếp theo. Mỗi người nhận một email "Liên hệ mới: <tên biểu mẫu>" kèm toàn bộ nội dung khách điền. Email đi bằng cấu hình gửi email của tổ chức.
• Webhook URL — nếu bạn có hệ thống khác (Google Apps Script, Zapier, CRM riêng) muốn nhận phản hồi, dán địa chỉ vào đây. Mỗi lượt gửi, hệ thống gửi một yêu cầu POST dạng JSON gồm mã biểu mẫu, tên biểu mẫu, thời điểm gửi và dữ liệu khách điền.

Email và webhook chạy nền sau khi khách bấm gửi, nên khách không phải chờ. Một địa chỉ email hỏng không làm người nhận khác bị lỡ thư.

Đọc phản hồi

Khách hàng tiềm năng → Phản hồi biểu mẫu chia đôi màn hình: danh sách bên trái, nội dung bên phải.

• Ô tìm kiếm Tìm trong nội dung... tìm cả tên biểu mẫu lẫn nội dung khách điền.
• Ô lọc chọn một biểu mẫu, hoặc Tất cả biểu mẫu.
• Bấm một dòng để xem từng trường khách đã điền, hiển thị theo Nhãn của biểu mẫu.
• Nút Xóa xoá hẳn phản hồi — không hoàn tác được.

Phản hồi giữ tên biểu mẫu tại thời điểm gửi

Mỗi phản hồi lưu lại tên biểu mẫu lúc khách gửi. Đổi tên biểu mẫu sau đó không làm đổi tên trên các phản hồi cũ.

Phản hồi tự thành khách tiềm năng

Khi tổ chức bật module Khách tiềm năng, mỗi lượt gửi có số điện thoại hoặc email (xem bảng Tên trường ở trên) sẽ tạo một hồ sơ nguồn Form liên hệ trong Khách tiềm năng (Lead), kèm tên biểu mẫu và lời nhắn. Nếu cùng số hoặc email đã có hồ sơ đang mở, hệ thống gộp vào hồ sơ cũ thay vì tạo mới.

Công tắc nằm ở Cài đặt → Chung → Lead & tư vấn, mục Nguồn tự tạo lead, ô Form liên hệ trên website (mặc định bật). Tắt thì phản hồi vẫn được lưu và vẫn báo email, chỉ không sinh lead nữa.

Gửi biểu mẫu chỉ là đồng ý được liên hệ

Hồ sơ tạo từ biểu mẫu được ghi nhận là khách đồng ý được liên hệ tư vấn, nhưng chưa đồng ý nhận thông tin ưu đãi — biểu mẫu không có cách hỏi riêng câu đó. Vì vậy những hồ sơ này không tự đi vào công cụ email marketing qua đường khách tiềm năng. Muốn đẩy phản hồi biểu mẫu sang Mautic, dùng cấu hình theo từng biểu mẫu ở Đồng bộ với Mautic.

Chống spam

Bật Cloudflare Turnstile (ô kiểm tra "tôi không phải người máy" không gây phiền) ở Cài đặt → Tích hợp → Chống spam biểu mẫu. Cần quyền configure_form_protection (vai trò marketer có sẵn).

1. Tạo Site Key và Secret Key miễn phí tại Cloudflare Dashboard → Turnstile, gắn với tên miền website của bạn.
2. Dán hai khoá vào khối, bật Bật Turnstile, lưu.

Turnstile chỉ chạy khi đủ cả ba: công tắc bật, có Site Key, có Secret Key. Khi đã chạy, lượt gửi không vượt qua được kiểm tra sẽ bị từ chối với thông báo "Xác minh chống spam thất bại". Khối này bảo vệ mọi biểu mẫu công khai, không riêng biểu mẫu liên hệ.

Ngoài Turnstile, mỗi địa chỉ IP chỉ gửi được tối đa 5 lượt mỗi phút.

Câu hỏi thường gặp

Khách gửi rồi mà không thấy lead mới. Kiểm tra lần lượt: biểu mẫu có trường số điện thoại hoặc email với Tên trường nằm trong bảng ở trên không; ô Form liên hệ trên website trong Lead & tư vấn còn bật không; và số điện thoại đó có đang thuộc một hồ sơ mở (đã được gộp vào hồ sơ cũ) không.

Không ai nhận được email thông báo. Kiểm tra Danh sách email nhận thông báo đã có địa chỉ chưa (phải nhấn Enter sau mỗi địa chỉ). Nếu vẫn không có thư, nhờ quản trị viên kiểm tra cấu hình gửi email của tổ chức.

Tôi muốn hỏi khách "Đồng ý nhận ưu đãi". Thêm một trường Checkbox với Placeholder là câu đồng ý. Câu trả lời được lưu trong phản hồi, nhưng hồ sơ khách tiềm năng sinh ra không đọc ô này — xem cảnh báo ở mục trên.