Appearance
Khách tiềm năng (Lead)
Hồ sơ khách tiềm năng là nơi lưu mọi người đã để lại thông tin liên hệ nhưng chưa trở thành học viên.
Mở tại Khách hàng tiềm năng → Lead tư vấn trong panel quản trị (/admin/leads). Cần quyền view_any_lead — thiếu quyền này thì không mở được cả danh sách lẫn bảng kanban.
Hồ sơ từ đâu ra
| Nguồn | Khi nào |
|---|---|
| Chat tư vấn | Khách để lại số trong bong bóng chat — kể cả khi khách để lại số sau bài trắc nghiệm "Tìm khóa phù hợp cho tôi" trong bong bóng |
| Trợ lý lộ trình AI | Khách giữ lộ trình do AI vẽ vào tài khoản và tick đồng ý liên hệ. Xem Trợ lý lộ trình AI |
| Form liên hệ | Khách gửi biểu mẫu liên hệ trên website. Xem Biểu mẫu liên hệ |
| Thanh toán bỏ dở | Khách vào trang thanh toán rồi rời đi |
| Zalo | Khách chia sẻ số điện thoại qua Zalo OA |
| Đăng ký sự kiện | Khách để lại số điện thoại ở bước đăng ký sự kiện |
| Đăng ký kho tài nguyên | Khách để lại số điện thoại khi đăng ký nhận tài nguyên. Xem Kho tài nguyên |
| Mini-game | Người chơi nhận kết quả mùa giải và để lại liên hệ. Xem Mùa giải mini-game |
| CV Reviewer | Người dùng công cụ chấm CV đã có tài khoản; khi tổ chức bật đồng ý dữ liệu cá nhân thì chỉ khi họ tick đồng ý liên hệ. Xem Công cụ chấm CV |
| Nhập tay | Tư vấn viên tự thêm (xem Thêm lead bằng tay) |
Ô Nguồn khi thêm tay còn có hai lựa chọn Trắc nghiệm tư vấn và Yêu cầu gọi lại — dùng để phân loại hồ sơ bạn tự nhập; hiện không có kênh nào tự tạo hồ sơ với hai nguồn này. Nguồn Mini-game, CV Reviewer và Trợ lý lộ trình AI chỉ hiện trong bộ lọc khi module tương ứng đang bật.
Ba nhóm nguồn có công tắc riêng trong cài đặt (mục Nguồn tự tạo lead): Form liên hệ trên website, Thanh toán bỏ dở (giỏ hàng) và Số điện thoại thu ở bước đăng ký (gồm đăng ký sự kiện và đăng ký kho tài nguyên). Tắt nguồn nào thì nguồn đó không sinh hồ sơ mới nữa; hồ sơ đã tạo giữ nguyên.
Hồ sơ đến từ đăng ký sự kiện, kho tài nguyên, mini-game không được tự chia
Đây là các nguồn số lượng lớn — một hội thảo vài trăm người, một mùa mini-game hàng trăm lượt. Hồ sơ từ Đăng ký sự kiện, Đăng ký kho tài nguyên và Mini-game vẫn vào bảng và lọc được theo nguồn, nhưng không được giao tự động cho tư vấn viên. Riêng Mini-game còn không phát cảnh báo "Lead mới" cho từng lượt.
Ngoài Nguồn (nơi khách để lại thông tin), khung chi tiết còn có mục Nguồn truy cập — chiến dịch quảng cáo đã kéo khách tới website, đọc từ tham số UTM trên link. Có ở mọi nguồn trừ Zalo (khách nhắn từ ứng dụng Zalo, chưa mở website) và Nhập tay. Cách gắn tham số: Link theo dõi nguồn (UTM).
Trùng số điện thoại được gộp tự động
Cùng một số điện thoại (hoặc email) quay lại trong vòng 30 ngày sẽ cập nhật vào hồ sơ cũ thay vì tạo hồ sơ mới. Những gì tư vấn viên đã sửa tay không bị ghi đè — hệ thống chỉ lấp chỗ trống và ghi thêm một dòng "Quay lại từ …" vào lịch sử.
Người quay lại qua kênh khác. Ô Nguồn luôn giữ nơi khách đến lần đầu. Khi khách quay lại qua một kênh khác (ví dụ tháng trước để lại số qua biểu mẫu, hôm nay đăng ký sự kiện), dòng của họ trong danh sách có thêm nhãn ↩ <tên nguồn>. Bộ lọc nguồn tìm theo cả hai: lọc Đăng ký sự kiện sẽ ra cả người vừa đăng ký sự kiện dù hồ sơ của họ bắt đầu từ biểu mẫu.
Hai cách xem
Bảng kanban — mỗi cột là một trạng thái, kéo thẻ sang cột khác để đổi trạng thái. Trên máy tính bảng và điện thoại, dùng ô "Chuyển sang…" trên từng thẻ. Mỗi cột hiện tối đa 50 hồ sơ; vượt quá thì thu hẹp bộ lọc.
Danh sách — có ô tìm (tên, SĐT, email), bộ lọc theo trạng thái, nguồn, người phụ trách, và lọc riêng "Quá hạn follow-up". Chọn một hồ sơ để mở khung chi tiết bên phải.
Hai màn hình chuyển qua lại bằng nút ở đầu trang (Bảng kanban / Danh sách) và giữ nguyên bộ lọc nguồn. Bảng kanban không có cột Rác — muốn đổi hồ sơ sang Rác thì dùng khung chi tiết ở màn hình danh sách.
Danh sách sắp theo hoạt động gần nhất, không theo ngày tạo: hồ sơ vừa có ghi chú, vừa đổi trạng thái hoặc vừa có khách quay lại sẽ nhảy lên đầu.
Khi danh sách trống, câu thông báo nói rõ lý do: "Chưa có lead nào." nghĩa là tổ chức chưa có hồ sơ nào; "Không có lead nào khớp." nghĩa là bộ lọc đang loại hết — bấm Xoá bộ lọc.
Xuất CSV
Nút Xuất CSV nằm cạnh bộ lọc trong màn hình danh sách. File chứa đúng tập hồ sơ đang lọc — muốn xuất toàn bộ thì xoá bộ lọc trước. Cần quyền export_lead; thiếu quyền thì nút không hiện.
Các cột: Họ tên, Số điện thoại, Email, Nguồn, Nguồn quay lại, Trạng thái, Người phụ trách, Đồng ý được liên hệ tư vấn, Đồng ý nhận thông tin ưu đãi (hai cột này chứa thời điểm khách đồng ý, để trống nếu chưa đồng ý), Thời gian (tạo), Hoạt động gần nhất.
Số điện thoại có dấu nháy ở đầu
Số điện thoại được ghi dạng '84912345678 để Excel không biến nó thành 8.49123E+10. Mở bằng Excel thì dấu nháy ẩn đi; mở bằng Google Sheets hoặc LibreOffice thì dấu nháy hiện nguyên — xoá nó trước khi nhập file sang công cụ khác.
Danh sách rất lớn
File được dựng trọn trong một lần bấm. Với vài chục nghìn hồ sơ, việc xuất có thể thất bại — hãy lọc theo khoảng nguồn/trạng thái và xuất từng phần.
Thêm lead bằng tay
Bấm nút tạo mới ở đầu trang danh sách (cần quyền create_lead). Biểu mẫu gồm:
- Thông tin liên hệ — Họ tên, Số điện thoại (số Việt Nam; hệ thống lưu dạng
84…để nhận diện trùng), Email, Nguồn (mặc định Nhập tay), Khoá học quan tâm (khi có module khoá học), Tóm tắt nhu cầu. - Xử lý — Trạng thái, Người phụ trách (chỉ hiện với người có
assign_lead), Hẹn follow-up, Lý do mất (khi chọn Mất). - Đồng ý dữ liệu cá nhân — hai ô Đồng ý được liên hệ tư vấn và Đồng ý nhận thông tin ưu đãi. Chỉ tick khi khách đã đồng ý bằng lời hoặc qua tin nhắn; hệ thống ghi lại ai đã đánh dấu và lúc nào.
Vòng đời một hồ sơ
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mới | Chưa ai liên hệ |
| Đã liên hệ | Đã gọi/nhắn được |
| Có nhu cầu | Xác định khách thực sự quan tâm |
| Đã hẹn | Đã hẹn lịch tư vấn/học thử |
| Đã chuyển đổi | Khách đã đăng ký/đóng tiền |
| Mất | Khách không tiếp tục — nhớ ghi lý do |
| Rác | Số điện thoại giả, spam |
Khi khách thanh toán thành công, hồ sơ tự chuyển sang Đã chuyển đổi nếu số điện thoại hoặc email trùng khớp — kể cả khi khách mua mà không đăng nhập.
Ba việc làm trên một hồ sơ
Chọn hồ sơ rồi dùng khung bên phải:
- Ghi chú — ghi lại kết quả cuộc gọi. Mọi ghi chú vào lịch sử kèm tên người ghi và thời điểm.
- Đổi trạng thái — chọn trạng thái mới rồi bấm Áp dụng.
- Hẹn follow-up — đặt ngày giờ gọi lại. Đến hạn, hệ thống gửi nhắc.
Ngoài ra có Gán người phụ trách (cần quyền assign_lead).
Lịch sử là bằng chứng
Khung Lịch sử ghi lại toàn bộ: hồ sơ tạo từ nguồn nào, ai đã gọi, đã đổi trạng thái ra sao, hẹn lúc nào. Khi bàn giao giữa hai tư vấn viên, đây là thứ duy nhất cần đọc.
Cam kết thời gian phản hồi (SLA)
Cấu hình tại Cài đặt → Chung → Lead & tư vấn (/admin/settings/general?tab=leads). Cần quyền configure_leads.
| Ô nhập | Mặc định |
|---|---|
| Lịch trực theo thứ (mục Giờ làm việc) | T2–T6 08:00–17:30, T7 08:00–12:00, CN nghỉ |
| Múi giờ | Asia/Ho_Chi_Minh |
| SLA phản hồi (phút) (mục Xử lý lead) | 30 phút |
| Tự chia lead mới | Tắt |
Hồ sơ còn ở trạng thái Mới quá số phút cam kết mà chưa ai liên hệ sẽ bị đánh dấu Quá SLA và hệ thống phát cảnh báo (một lần cho mỗi hồ sơ, không nhắc lại).
Con số này còn được nói THẲNG với khách
Cam kết phản hồi không chỉ để cảnh báo nội bộ. Sau khi khách để lại số, trợ lý nói với họ: "Bạn sẽ được liên hệ trong khoảng 30 phút."
Đặt 15 phút vì muốn cảnh báo nội bộ gắt hơn nghĩa là bạn đang hứa với mọi khách rằng sẽ gọi trong 15 phút. Hãy đặt mức bạn thật sự giữ được.
Ngoài giờ làm việc, trợ lý không hứa theo phút mà nói rõ khung giờ kế tiếp: "Ngoài giờ làm việc nên tư vấn viên sẽ liên hệ bạn từ 08:00 ngày mai."
Chưa khai giờ làm việc thì cam kết không chạy
Nếu bảng giờ làm việc để trống hết, hệ thống không biết lúc nào là trong giờ, và trợ lý chỉ nói câu chung "sẽ liên hệ sớm nhất có thể".
Tự chia hồ sơ
Khi bật, hồ sơ mới được giao cho người có quyền handle_lead đang giữ ít hồ sơ đang mở nhất.
Bật công tắc mà không ai có quyền thì không có gì xảy ra
Tài khoản admin và super_admin cố ý bị loại khỏi vòng chia. Nếu chưa ai được cấp handle_lead, hồ sơ vẫn nằm không có người phụ trách và không có thông báo nào nói cho bạn biết. Cấp quyền tại Vai trò & phân quyền trước khi bật.
Vì cách chia là "ít hồ sơ mở nhất", tư vấn viên có nhiều hồ sơ cũ chưa đóng sẽ hầu như không nhận hồ sơ mới. Nhớ đóng các hồ sơ đã xong về Đã chuyển đổi / Mất / Rác.
Đồng ý dữ liệu cá nhân
Hai câu đồng ý hiển thị cho khách được cấu hình trong cùng trang cài đặt, mục Đồng ý dữ liệu cá nhân (NĐ 13/2023) — ô Câu đồng ý được liên hệ và Câu đồng ý nhận ưu đãi. Viết {org} trong câu để hệ thống thay bằng tên tổ chức.
- Đồng ý được liên hệ tư vấn — bắt buộc tích, không tích thì không gửi được biểu mẫu.
- Đồng ý nhận thông tin ưu đãi — tùy chọn.
Hai loại đồng ý này không thay thế nhau
Theo Nghị định 13/2023, đồng ý được liên hệ không cho phép bạn gửi thông tin tiếp thị. Hệ thống tôn trọng đúng ranh giới đó: khách không tích ô ưu đãi sẽ không được đồng bộ sang công cụ email marketing, và không nhận tin nhắn Zalo tiếp thị.
Hệ thống lưu lại nguyên văn câu chữ khách đã đọc cùng thời điểm, địa chỉ IP và trình duyệt. Nếu bạn sửa câu chữ, các hồ sơ cũ vẫn giữ bản họ đã thấy — đó mới là bằng chứng có giá trị.
Báo cáo
Trong Trung tâm báo cáo (cần quyền view_lead_report): Lead theo nguồn, Phễu lead theo trạng thái, Lead theo người phụ trách. Xem Trung tâm báo cáo.
Trên dashboard quản trị có widget Tổng quan lead: lead mới hôm nay, số lead chưa liên hệ quá SLA, tỉ lệ chuyển đổi 30 ngày.
Trong Bảng điều hành, nhóm Khách tiềm năng: số hồ sơ mới, tỉ lệ đã liên hệ, tỉ lệ chuyển đổi, thời gian trung vị tới liên hệ đầu tiên, số hồ sơ quá SLA.
Báo cáo chậm khi dữ liệu lớn
Báo cáo hiện tính lại từ đầu mỗi lần mở và chưa được tối ưu cho khối lượng rất lớn. Nếu trung tâm của bạn tích lũy hàng chục nghìn hồ sơ và trang báo cáo bắt đầu chậm hoặc lỗi, hãy báo bộ phận kỹ thuật — đây là hạn chế đã biết.