Đơn từ học viên (Training Manager)

Module Đơn từ học viên số hoá quy trình bảo lưu / thôi học / chuyển lớp: từ lúc học viên nộp đơn trên Learnspace, qua các bước duyệt nhiều cấp, đến khi có quyết định cuối cùng (kèm xuất PDF). Bạn — Training Manager — có hai vai trò chính:

1. Cấu hình quy trình duyệt cho từng loại đơn (mặc định 2 bước: Giảng viên của lớp → Quản lý đào tạo).
2. Là bước duyệt cuối cùng trong quy trình mặc định, đặc biệt với đơn chuyển lớp — bạn là người chỉ định lớp đích cho học viên.

Một dòng tóm tắt

Mở Tenant Admin Panel → Đào tạo → Đơn từ học viên để xem & xét tất cả đơn, hoặc → Quy trình phê duyệt để cấu hình các bước duyệt riêng cho tenant. Đơn xin chuyển lớp: lớp đích chỉ chọn ở bước cuối trong modal phê duyệt — học viên không tự chọn.

Hai trang quản trị bạn dùng

Trang	Khi nào dùng
Đơn từ học viên	Hằng ngày — xem & quyết định các đơn ở bước của bạn, kéo PDF cho đơn đã duyệt.
Quy trình phê duyệt	Một lần khi cài đặt tenant — định nghĩa các bước duyệt theo loại đơn. Sửa lại khi cấu trúc tổ chức thay đổi.

Cả hai nằm trong nhóm Đào tạo ở sidebar Tenant Admin.

Trang Đơn từ học viên

Khác với Trainer Panel (chỉ thấy đơn của lớp được gán), trang này hiển thị toàn bộ đơn trong tenant — bạn quan sát tổng thể, lọc theo loại / trạng thái và xét những đơn ở bước của bạn.

Bố cục bảng

Cột	Ghi chú
Mã đơn	R-<id>. Tìm kiếm + sort.
Loại đơn	Bảo lưu / Thôi học / Chuyển lớp, và Đăng ký học / Xin miễn trừ / Xin gia hạn khi có (badge màu).
Trạng thái	Đã nộp / Đang duyệt / Đã duyệt / Đã từ chối / Đã huỷ / Đã xử lý.
Học viên	Tên + email — tìm kiếm theo tên/email.
Lớp học	Lớp áp dụng.
Thời điểm nộp	Sort mặc định mới nhất ở trên.

Lọc theo Loại đơn + Trạng thái ở trên đầu bảng.

Xét duyệt

Click một đơn → trang chi tiết. Header có 3 nút:

• Phê duyệt — chỉ hiện khi bước hiện tại của đơn rơi vào phạm vi quyền của bạn (Quản lý đào tạo có quyền approve_student_request).
• Từ chối — như trên, ghi chú bắt buộc.
• Tải PDF — chỉ hiện khi đơn ở trạng thái Đã duyệt hoặc Đã xử lý.

Phê duyệt đơn xin chuyển lớp (đặc biệt)

Khi bạn là bước cuối của quy trình chuyển lớp, modal phê duyệt sẽ hiện thêm trường Lớp đích (bắt buộc):

• Dropdown chỉ liệt kê các lớp cùng chương trình với lớp hiện tại của học viên, ở trạng thái Draft hoặc Active, và khác lớp hiện tại.
• Sau khi bạn chọn → hệ thống lưu lớp đích vào chi tiết đơn rồi mới ghi nhận quyết định Phê duyệt.

Việc thực thi chuyển lớp

Phê duyệt đơn chuyển lớp không tự động chuyển học viên sang lớp đích trong mọi trường hợp — tuỳ cấu hình tenant. Nếu tenant của bạn chưa có quy trình tự thực thi, sau khi đơn ở trạng thái Đã duyệt, hãy thực hiện thủ công qua Chuyển lớp (Batch Transfer) để đơn cuối cùng đạt trạng thái Đã xử lý.

Phê duyệt đơn xin bảo lưu / thôi học

• Modal chỉ có ô Ghi chú (tuỳ chọn). Click xác nhận → đơn chuyển sang Đã duyệt.
• Việc rời lớp / quay lại sẽ diễn ra theo ngày có hiệu lực học viên đã đăng ký. Nhiều tổ chức xử lý thủ công ở thời điểm đó — hãy đối chiếu với chính sách nội bộ.

Tải PDF

Đơn ở trạng thái Đã duyệt / Đã xử lý có nút Tải PDF. PDF gồm thông tin đơn + lý do + chi tiết theo loại đơn + đầy đủ lịch sử các bước phê duyệt (ai, khi nào, ghi chú gì). Dùng cho hồ sơ giấy / nộp các phòng ban liên quan.

Cấu hình Quy trình phê duyệt

Mở Đào tạo → Quy trình phê duyệt trong Tenant Admin Panel.

Mô hình quy trình

Mỗi loại đơn có một chuỗi các bước duyệt. Ngoài ba loại đơn của trung tâm (Bảo lưu / Thôi học / Chuyển lớp), màn hình còn có các loại sau khi module tương ứng được bật:

Loại đơn	Học viên gửi từ đâu	Quy trình mặc định
Đăng ký học	Nút Xin học khoá này trên trang khoá có phương thức Đăng ký cần duyệt — xem Phương thức đăng ký	1 bước: Quản lý đào tạo, phạm vi Bất kỳ ai có vai trò. Duyệt xong hệ thống tự ghi danh.
Xin miễn trừ / Xin gia hạn	Từ màn hình của module sở hữu nghĩa vụ đó (vd khoá đào tạo bắt buộc của doanh nghiệp)	1 bước: Quản lý trực tiếp của học viên — người duyệt làm ở trang Đơn chờ tôi duyệt của panel quản lý /manager.

Trường	Mô tả
Thứ tự bước	Số nguyên 1–99. Bước nhỏ hơn xử lý trước.
Vai trò người duyệt	Role hệ thống (vd: trainer, training_manager).
Phạm vi	Cách hệ thống tìm người cụ thể có vai trò đó để gửi đơn — xem bảng dưới.
Nhãn hiển thị	Tên hiển thị cho bước (vd: "Giảng viên phụ trách"). Để trống để dùng mặc định theo bản dịch hệ thống.
Không bắt buộc	(Hiện tại quy trình vẫn yêu cầu duyệt qua tất cả các bước; toggle này dành cho mở rộng tương lai.)

Phạm vi (scope)

Phạm vi	Hệ thống tìm người duyệt như sau
Giảng viên của lớp	Người có role được chọn VÀ đang làm trainer của lớp ghi trong đơn (qua batch_trainers). Nếu đơn không gắn lớp, không có ai khớp.
Quản lý chương trình	Bất kỳ ai có role được chọn (lọc theo program — dành cho mở rộng nâng cao).
Quản lý trực tiếp của học viên	Người quản lý trực tiếp của học viên theo cơ cấu tổ chức (hồ sơ nhân viên). Chỉ giải được ở tổ chức đã khai cơ cấu nhân sự — xem Cơ cấu tổ chức. Nếu học viên không có quản lý trực tiếp, học viên không nộp được đơn loại đó (hệ thống báo lỗi ngay lúc nộp, thay vì để đơn treo không ai duyệt).
Bất kỳ ai có vai trò	Tất cả user có role được chọn trong tenant — phù hợp cho Quản lý đào tạo cấp tenant.

Thực tiễn lựa chọn phạm vi

• Bước đầu tiên thường gắn với người trực tiếp quản lý học viên: chọn role trainer + phạm vi Giảng viên của lớp.
• Bước cuối cùng thường là người chốt quyết định: role training_manager + phạm vi Bất kỳ ai có vai trò.
• Tổ chức nhỏ chỉ cần 1 bước (chỉ Quản lý đào tạo). Tổ chức lớn có thể thêm bước "Trưởng bộ môn" giữa giảng viên và Quản lý đào tạo.

Mặc định toàn hệ thống vs Riêng tenant

Cột Áp dụng cho trong bảng quy trình hiển thị 2 nguồn:

Badge	Ý nghĩa	Sửa được?
Mặc định toàn hệ thống (xám)	Bước được seed sẵn cho mọi tenant. Mặc định hệ thống cho 3 loại đơn Bảo lưu / Thôi học / Chuyển lớp là: bước 1 — Giảng viên của lớp; bước 2 — Quản lý đào tạo (toàn tenant). Các loại còn lại xem bảng ở đầu mục này.	Không — chỉ đọc, không có nút Sửa/Xoá.
Riêng tenant này (xanh)	Bước do bạn (hoặc Tenant Admin) tạo riêng cho tenant.	Có — Sửa & Xoá.

Quy tắc ưu tiên

Khi học viên nộp đơn:

• Nếu tenant của bạn đã định nghĩa các bước riêng cho loại đơn đó (badge "Riêng tenant này"), hệ thống dùng toàn bộ bước riêng — bỏ qua hoàn toàn mặc định toàn hệ thống.
• Nếu tenant chưa có bước riêng cho loại đó, hệ thống dùng mặc định toàn hệ thống.

Có nghĩa là: đừng định nghĩa "thêm 1 bước riêng" nghĩ rằng nó "thêm vào" sau mặc định — bạn cần định nghĩa đầy đủ chuỗi bước mong muốn.

Tạo bước riêng cho tenant

1. Trang Quy trình phê duyệt — chọn tab loại đơn (Bảo lưu / Thôi học / Chuyển lớp, và Đăng ký học / Xin miễn trừ / Xin gia hạn nếu có).
2. Click Thêm bước cho <loại đơn> ở góc phải bảng.
3. Điền:
   • Thứ tự bước — đặt 1, 2, 3,… theo trình tự duyệt mong muốn.
   • Vai trò người duyệt — chọn role.
   • Phạm vi — chọn theo bảng phạm vi ở trên.
   • Nhãn hiển thị — tuỳ chọn (hiển thị trong email / timeline). Để trống → dùng nhãn mặc định.
4. Lưu.
5. Lặp lại cho tất cả các bước trong chuỗi (vd: 1 → 2 → 3) — vì khi có ít nhất 1 bước riêng, mặc định toàn hệ thống bị bỏ qua.

Trình tự đề xuất khi cấu hình lần đầu

1. Đọc các bước Mặc định toàn hệ thống ở trang để hiểu hệ thống đang dùng gì.
2. Quyết định: bạn có thực sự cần đổi không? Nếu mặc định 2 bước (Trainer → Training Manager) là phù hợp — đừng đụng vào.
3. Nếu cần đổi → tạo toàn bộ chuỗi cho loại đơn đó. Test bằng cách nộp 1 đơn thử (tài khoản test) → xem timeline có đúng các bước & người duyệt mong muốn không.

Sửa / xoá bước

• Chỉ các bước Riêng tenant này mới có nút Sửa + Xoá ở cuối hàng.
• Bước Mặc định toàn hệ thống không sửa được — nếu cần khác mặc định, hãy tạo bước riêng cho tenant như trên.

Đổi quy trình giữa chừng

Việc thay đổi các bước không ảnh hưởng đến các đơn đã nộp — chúng tiếp tục đi theo quy trình tại thời điểm nộp. Quy trình mới chỉ áp dụng cho các đơn nộp sau khi lưu thay đổi.

Quy trình một ngày làm việc

1. Đầu ngày:
   • Mở Đơn từ học viên → lọc trạng thái Đã nộp + Đang duyệt.
   • Sort theo Thời điểm nộp cũ nhất ở trên — xử lý FIFO.
2. Mỗi đơn:
   • Đọc lý do, tệp đính kèm.
   • Đối chiếu với hồ sơ học viên: lịch sử điểm danh, tiến độ, các đơn cũ, ghi chú.
   • Chuyển lớp: kiểm tra lớp đích — còn slot, lịch học không trùng, lộ trình tương thích.
3. Quyết định:
   • Phê duyệt → ghi chú nội bộ ngắn (vd: "OK theo nguyện vọng — chuyển sang lớp B"); hệ thống thông báo học viên.
   • Từ chối → ghi chú bắt buộc, nói rõ lý do; gợi ý phương án thay thế nếu có.
4. Sau khi duyệt:
   • Đơn bảo lưu / thôi học → đánh dấu lịch nhắc đến ngày có hiệu lực để xử lý vận hành (rời lớp, hoàn phí,…).
   • Đơn chuyển lớp → thực hiện Chuyển lớp (Batch Transfer) nếu hệ thống chưa tự xử lý.

Thông báo bạn nhận được

Khi nào	Thông báo
Đơn tới bước của bạn	"Cần xử lý: đơn :mã_đơn chờ duyệt" — kèm tên học viên, loại đơn, bước.
Học viên huỷ đơn	"Đơn :mã_đơn đã được huỷ" — không cần xử lý.
Tự động hoá thực thi thất bại	"Cần xử lý thủ công: đơn :mã_đơn" — đơn đã Đã duyệt nhưng không thể thực thi tự động (vd: chuyển lớp không hoàn tất). Bạn cần can thiệp tay.

Click thông báo → mở thẳng trang chi tiết đơn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi muốn quy trình chỉ có 1 bước (chỉ Quản lý đào tạo, không cần Trainer)? Vào Quy trình phê duyệt → chọn tab loại đơn → tạo 1 bước duy nhất với role training_manager + phạm vi Bất kỳ ai có vai trò. Khi tenant đã có ít nhất 1 bước riêng cho loại đơn đó, mặc định 2-bước toàn hệ thống tự động bị bỏ qua.

Trainer đã duyệt nhưng tôi không thấy đơn ở mục cần xử lý của mình? Sau khi Trainer phê duyệt, đơn chuyển sang bước tiếp theo. Vào Đơn từ học viên → bỏ filter trạng thái mặc định và lọc theo Đang duyệt, hoặc tìm theo mã đơn / tên học viên. Nếu vẫn không thấy nút Phê duyệt — có thể bạn không phải role training_manager đúng — kiểm tra với Tenant Admin.

Tôi phê duyệt chuyển lớp nhưng dropdown lớp đích trống? Lớp đích phải đáp ứng đủ: cùng program_id với lớp hiện tại + ở trạng thái Draft hoặc Active + khác lớp hiện tại. Nếu rỗng — chưa có lớp nào thoả; bạn cần tạo lớp mới thuộc cùng chương trình trước, sau đó quay lại phê duyệt đơn.

Có thể "huỷ thay" cho học viên? Hiện không. Chỉ học viên (chủ đơn) mới có quyền huỷ. Nếu cần ép kết thúc đơn từ phía quản lý, bạn Từ chối với ghi chú giải thích.

Đơn đã duyệt rồi nhưng tôi muốn revert? Hệ thống không hỗ trợ revert. Nếu cần "đảo ngược" hành chính, hãy ghi nhận bằng kênh khác (email / nhật ký lớp / ghi chú học viên) và thực hiện thao tác đối ứng thủ công (vd: enroll lại học viên vào lớp cũ).

Mặc định toàn hệ thống dùng role trainer và training_manager — tổ chức của tôi đặt tên role khác? Mặc định trỏ tới role có tên kỹ thuật chính xác trainer và training_manager (guard web) — đây là role được seed bởi TenantShieldSeeder. Nếu tổ chức của bạn dùng role khác (vd: head_of_dept), bạn cần tạo bước riêng cho tenant với role tương ứng.

Có thể export danh sách đơn ra CSV? Hiện chưa có nút export trực tiếp. Bạn có thể lọc trong UI để xem & chụp lại; nếu cần file, làm việc với Tenant Admin để xuất từ DB.

Đơn của tôi gửi đi từ tenant này — học viên chuyển sang tenant khác có mang đơn theo? Không. Đơn (cũng như tài khoản, hồ sơ học viên) gắn chặt với một tenant. Mỗi tenant có DB riêng.

Bước tiếp theo

• Quản lý học viên — hồ sơ học viên, lifecycle.
• Ghi danh & lifecycle — 5-trạng thái enrollment (active / suspended / transferred_out / dropped / completed).
• Chuyển lớp (Batch Transfer) — thao tác thực thi sau khi duyệt đơn chuyển lớp.
• Lớp đào tạo — tạo & quản lý lớp (cần thiết để có lớp đích cho đơn chuyển lớp).