Tổ chức sự kiện

Trang này dành cho quản lý đào tạo (và marketer) — người mở hội thảo, tech talk, buổi học bù, lễ khai giảng hay ngày hội tuyển sinh: tạo sự kiện, đặt lịch (một buổi hoặc chuỗi lặp), mở vé, duyệt đăng ký, điểm danh và đọc báo cáo tham dự.

Phía người tham dự (tìm sự kiện, đăng ký, xem vé) xem ở Sự kiện & Webinar. Giảng viên đứng cửa điểm danh xem ở Điểm danh sự kiện (giảng viên).

Một dòng tóm tắt

/admin → nhóm Sự kiện → Sự kiện → Tạo → điền tên, lịch, hình thức, mức Hiển thị → đổi Trạng thái sang Đã đăng → (tuỳ chọn) thêm Loại vé → đến giờ mở Điểm danh sự kiện → sau sự kiện đọc báo cáo ở Trung tâm báo cáo.

Bốn trục của một sự kiện

Trục	Lựa chọn
Hình thức	Trực tuyến (có ô Đường dẫn online), Trực tiếp (có ô Địa điểm), Hybrid (cả hai)
Chi phí	Miễn phí — đăng ký một cú bấm; hoặc vé có giá — người tham dự thanh toán qua cửa hàng, có thể nhiều hạng vé
Đối tượng	Công khai, Nội bộ, Riêng tư, Chỉ ai có link — xem Ai thấy sự kiện
Lịch	Một buổi, hoặc chuỗi buổi lặp lại — xem Sự kiện nhiều buổi

Một đăng ký phủ cả chuỗi

Người tham dự đăng ký (hoặc mua vé) trọn chuỗi, không mua lẻ từng buổi. Muốn bán lẻ từng buổi thì tạo các sự kiện riêng.

Tạo sự kiện

1. /admin → nhóm Sự kiện → Sự kiện (/admin/events) → Tạo.
2. Điền từng khối của form:

Thông tin cơ bản

Trường	Ghi chú
Tên sự kiện	Bắt buộc. Khi tạo mới, Slug tự sinh từ tên (kèm vài ký tự ngẫu nhiên)
Slug	Phần cuối đường dẫn /events/{slug}. Không trùng với sự kiện khác — kể cả sự kiện đang nằm trong thùng rác
Mô tả	Soạn thảo có định dạng, chèn được ảnh
Ảnh đại diện	Ảnh bìa. Khuyến nghị 1920×1005 (tỉ lệ 1.91:1); ảnh khác tỉ lệ sẽ bị cắt cho vừa khung. Trình chỉnh ảnh khoá sẵn tỉ lệ này để bạn thấy trước phần nào bị cắt

Phân loại

Trường	Giá trị
Loại	Lớp học, Hội thảo (mặc định), Tech Talk
Trạng thái	Nháp (mặc định), Đã đăng, Đã hủy, Đã kết thúc
Người tổ chức	Bắt buộc — chọn một người dùng

Sự kiện ở trạng thái Nháp chưa mở đăng ký ("Sự kiện chưa mở đăng ký."). Đổi sang Đã đăng khi sẵn sàng.

Lịch trình

Trường	Ghi chú
Bắt đầu / Kết thúc	Giờ của buổi (đầu tiên). Kết thúc phải sau Bắt đầu
Múi giờ	Điền sẵn theo cài đặt của tổ chức (mặc định Asia/Ho_Chi_Minh)
Mở đăng ký / Đóng đăng ký	Tuỳ chọn. Ngoài khoảng này người tham dự thấy "Chưa tới thời gian mở đăng ký." hoặc "Đã hết hạn đăng ký."

Khối Lặp lại: xem Sự kiện nhiều buổi.

Địa điểm

• Hình thức — Trực tuyến / Trực tiếp / Hybrid. Ô Địa điểm hiện khi có phần trực tiếp, ô Đường dẫn online hiện khi có phần trực tuyến.
• Đường dẫn online chỉ hiện cho người đã có chỗ (đăng ký đã xác nhận). Người đang chờ duyệt hoặc trong danh sách chờ chưa thấy link.

Hiển thị & đối tượng

Trường	Ghi chú
Hiển thị	Mặc định lấy theo cài đặt của tổ chức. Mô tả từng mức hiện ngay dưới ô chọn
Sức chứa	Tổng số chỗ của cả sự kiện. Bỏ trống = không giới hạn
Cần duyệt đăng ký	Bật thì người tự đăng ký vào trạng thái Chờ duyệt
Cho phép danh sách chờ	Bật thì khi hết chỗ người đăng ký vào Danh sách chờ thay vì bị từ chối
Đối tượng được mời	Chỉ hiện khi Hiển thị là Riêng tư — xem bên dưới

3. Bấm Tạo. Sau khi lưu, trang sửa có thêm ba tab: Các buổi, Loại vé, Đăng ký.

Ai thấy sự kiện

Hiển thị	Ai xem và đăng ký được	Có trong danh sách sự kiện?
Công khai	Mọi người, kể cả khách chưa đăng nhập (khách phải đăng nhập mới đăng ký được)	Có
Nội bộ	Chỉ người đã đăng nhập	Có
Riêng tư	Chỉ lớp, nhóm hoặc người được chọn ở Đối tượng được mời	Có — với đúng những người đó
Chỉ ai có link	Ai có đường dẫn riêng (kèm mã bí mật)	Không

Riêng tư mà chưa chọn đối tượng = không ai vào được

Form nhắc: "Chưa chọn đối tượng nào — sẽ KHÔNG ai vào được sự kiện này." Mỗi dòng đối tượng gồm Loại đối tượng và Chọn (lớp, nhóm, người… tuỳ module tổ chức bạn bật). Người ngoài đối tượng mở link sẽ gặp trang không tồn tại — chính sự tồn tại của một sự kiện riêng cũng không bị lộ.

• Người đã có chỗ vẫn xem được sự kiện kể cả khi sau đó bạn sửa danh sách đối tượng hoặc họ rời lớp — sửa đối tượng không thu hồi vé đã cấp.
• Đổi một sự kiện từ Chỉ ai có link sang mức khác thì đường dẫn riêng cũ hết hiệu lực ngay.

Sự kiện nhiều buổi

Trong khối Lặp lại của form, bật công tắc Lặp lại rồi chọn:

Ô	Ý nghĩa
Tần suất	Hằng ngày, Hằng tuần (mặc định), Hằng tháng, Hằng năm
Lặp mỗi	Khoảng lặp, vd mỗi 2 tuần
Vào các thứ	(Hằng tuần) tick các thứ trong tuần
Cách lặp hằng tháng	Theo ngày trong tháng (vd ngày 15) hoặc Theo thứ trong tuần (vd thứ Ba thứ ba) — kèm Ngày trong tháng hoặc Lần thứ + Thứ trong tuần
Kết thúc	Không bao giờ, Vào ngày, hoặc Sau số lần

Ngay dưới form có một câu tóm tắt bằng tiếng Việt (vd "Hằng tuần vào Thứ Hai, Thứ Tư") — đọc lại trước khi lưu.

Giờ Bắt đầu / Kết thúc ở khối Lịch trình là giờ của buổi đầu; các buổi sau giữ cùng khung giờ.

Chuỗi "không bao giờ kết thúc"

Hệ thống chỉ sinh sẵn buổi tới một mốc trong tương lai (mặc định 6 tháng, chỉnh ở Cài đặt) rồi tự cuộn tiếp hằng ngày. Bạn không phải làm gì.

Tab Các buổi

Danh sách từng buổi: Buổi số, Bắt đầu, Kết thúc, Trạng thái (Theo lịch / Đã hủy / Đã xong), Điểm danh (số có mặt / số kỳ vọng), Địa điểm riêng, Đã sửa riêng.

• Cột Điểm danh hiện — khi buổi chưa ai điểm danh — khác với "0 người đến".
• Sửa một buổi: đổi giờ, Địa điểm riêng, Đường dẫn riêng (bỏ trống để dùng của sự kiện). Với sự kiện lặp, chọn Áp dụng thay đổi cho:
  • Buổi này
  • Buổi này và các buổi sau
  • Tất cả các buổi
• Hủy buổi này: với sự kiện lặp, chọn Buổi này hoặc Buổi này và các buổi sau.
• Sinh lại lịch (đầu bảng, chỉ có ở sự kiện lặp): dựng lại các buổi theo quy tắc hiện tại.

Khác Google Calendar ở hai điểm

• "Buổi này và các buổi sau" sửa ngay trong chuỗi, không tách thành sự kiện mới — người đã mua trọn chuỗi vẫn giữ nguyên chỗ.
• "Tất cả các buổi" không đụng buổi đã diễn ra — buổi đã qua là hồ sơ điểm danh.

Dời giờ áp theo độ lệch: dời "buổi này và các buổi sau" trễ 30 phút thì mọi buổi sau đều trễ 30 phút, khoảng cách giữa các buổi giữ nguyên.

Buổi đã huỷ không bị xoá — nó vẫn nằm trong danh sách với trạng thái Đã hủy và không còn trên lịch người học. Khi bạn dời giờ hoặc huỷ buổi, người đã đăng ký nhận một thông báo (email + trong hệ thống) liệt kê thay đổi.

Loại vé và sức chứa

Tab Loại vé → Tạo:

Trường	Ghi chú
Tên	vd Early Bird, Regular, VIP
Thứ tự	Thứ tự hiển thị
Mô tả	Tuỳ chọn
Giá (đơn vị nhỏ nhất)	vd 100000 = 100.000 VND. 0 = miễn phí
Tiền tệ
Số lượng	Bỏ trống = không giới hạn
Mở bán / Đóng bán	Tuỳ chọn

Bảng hiện cả cột Đã bán.

• Sự kiện không khai loại vé nào vẫn đăng ký được: hệ thống tự tạo một hạng Vé vào cửa giá 0 khi có người đăng ký đầu tiên.
• Sức chứa được kiểm ở cả hai tầng: Số lượng của từng loại vé và Sức chứa của cả sự kiện. Hết một trong hai là hết chỗ.
• Vé có giá đi qua bước thanh toán; người mua xong được xác nhận chỗ ngay (không qua bước duyệt).
• Sự kiện cũng có thể được gói vào một gói thuê bao — xem Vé theo gói đăng ký.

Duyệt đăng ký và danh sách chờ

Tab Đăng ký liệt kê mọi người đăng ký: Người tham dự, Email, Số điện thoại, Mã đăng ký, Loại vé, Trạng thái, Nguồn, Đơn hàng, Thời điểm đăng ký. Lọc theo Trạng thái và Nguồn.

Trạng thái	Nghĩa
Chờ duyệt	Sự kiện bật Cần duyệt đăng ký. Người này đã giữ một chỗ trong lúc chờ
Đã xác nhận	Đã có chỗ, có mã đăng ký, thấy link phòng họp
Danh sách chờ	Hết chỗ lúc đăng ký; số thứ tự chờ hiện dưới nhãn (vd #3)
Đã hủy / Bị từ chối	Không còn chỗ

Nguồn: Mua vé, Tự đăng ký, Ban tổ chức thêm, Trong gói thuê bao.

Thao tác trên từng dòng:

• Duyệt / Từ chối — với đăng ký Chờ duyệt. Người bị từ chối nhận thông báo; người được duyệt nhận thông báo xác nhận.
• Hủy đăng ký — nhả chỗ, và người đầu danh sách chờ (nếu có) được tự động kéo lên.

Nút Gọi danh sách chờ (đầu bảng, chỉ hiện khi sự kiện bật Cho phép danh sách chờ): dùng sau khi bạn nâng sức chứa, để đưa người đang chờ vào ngay thay vì đợi có người huỷ. Người có loại vé đã đầy được bỏ qua nhưng giữ nguyên vị trí chờ.

Mã đăng ký

Mỗi đăng ký đã xác nhận có một mã 8 ký tự dùng cho cả chuỗi — người tham dự xem nó (kèm QR) ở trang vé của họ. Ô trống ở đăng ký Chờ duyệt / Danh sách chờ là đúng: mã chỉ cấp khi chỗ được xác nhận. Cột này sao chép được — tiện khi người tham dự gọi điện đọc mã.

Số điện thoại có thể trống: tuỳ cài đặt Thu thập liên hệ của tổ chức, người đăng ký được hỏi số điện thoại để nhận nhắc lịch, và họ có thể bỏ qua.

Điểm danh

/admin → nhóm Sự kiện → Điểm danh sự kiện (/admin/event-check-in). Đây là màn hình đứng cửa:

1. Chọn Sự kiện — danh sách gồm sự kiện Nháp / Đã đăng còn buổi chưa qua (tính tới hôm qua).
2. Chọn Buổi — hệ thống chọn sẵn buổi gần giờ hiện tại nhất. Chỉ buổi Theo lịch mới hiện.
3. Bấm Quét bằng camera để quét QR trên vé bằng camera của điện thoại / máy tính bảng, hoặc gõ mã vào ô Mã vé ("Nhập hoặc quét mã 8 ký tự") rồi bấm Điểm danh hoặc Enter. Máy quét mã vạch dạng bàn phím (gõ mã rồi tự Enter) cũng dùng được với ô này. Chi tiết về camera (tiếng bíp, biểu ngữ mất kết nối) xem Quét bằng camera.
4. Góc phải hiện Đã có mặt X/Y.

Bên dưới là danh sách mọi đăng ký đã xác nhận (Người tham dự, Mã vé, Trạng thái) với nút Có mặt / Vắng để tick tay — dùng khi máy quét hỏng hoặc người tham dự quên mã.

• Quét trùng một mã hai lần không sinh hai lượt có mặt.
• Mã sai hoặc không thuộc sự kiện này: "Không tìm thấy vé hợp lệ cho buổi này (mã đã quét: …)."

Sự kiện trực tiếp đông người còn dùng được tự điểm danh bằng QR màn chiếu: mở từ khối Tự điểm danh ngay dưới danh sách, người tham dự tự quét mã trên màn hình hội trường. Xem Tự điểm danh bằng QR màn chiếu.

Sự kiện trực tuyến: bấm "Tham gia" là điểm danh

Người tham dự vào phòng họp bằng nút Tham gia trên trang sự kiện. Lượt bấm đó tự ghi có mặt nếu rơi vào khoảng từ 60 phút trước giờ bắt đầu đến 30 phút sau giờ kết thúc của buổi. Bấm ngoài khoảng này vẫn vào được phòng nhưng không được ghi có mặt. Người tổ chức bấm vào không bị tính.

Vào phòng từ email thì không được tính

Chỉ lượt vào qua nút Tham gia trên trang sự kiện mới được ghi có mặt. Email xác nhận và email nhắc lịch gửi link phòng họp gốc, nên ai bấm link trong email vào thẳng phòng sẽ không được ghi nhận. Hãy dặn người tham dự vào qua trang sự kiện, và sau buổi đối chiếu danh sách trong phòng họp để điểm danh bù (tick tay) trên trang Điểm danh sự kiện.

Với sự kiện Hybrid, người ở phòng thật vẫn cần được quét mã hoặc tick tay.

Huỷ sự kiện

Trang sửa sự kiện → nút Hủy sự kiện (cần quyền huỷ sự kiện) → xác nhận.

• Mọi người đã đăng ký nhận email thông báo.
• Các buổi chưa diễn ra chuyển sang Đã hủy và biến khỏi lịch người học.
• Không thể hoàn tác.

Hoàn tiền không tự động

Huỷ sự kiện có bán vé không tự hoàn tiền cho người đã mua. Xử lý hoàn tiền theo quy trình của tổ chức. Tương tự, người tham dự không tự huỷ được vé đã trả tiền — họ phải liên hệ ban tổ chức.

Xoá (khác với huỷ) đưa sự kiện vào thùng rác; khôi phục được. Chỉ quản trị viên xoá vĩnh viễn được.

Nhắc lịch và thông báo

Người tham dự tự động nhận (email + thông báo trong hệ thống):

Khi	Nội dung
Đăng ký được xác nhận	Mọi đường: tự đăng ký, mua vé, được duyệt, được kéo từ danh sách chờ
Vào danh sách chờ	Kèm vị trí chờ
Bị từ chối
Trước mỗi buổi	Theo các mốc nhắc trong Cài đặt — mặc định 24 giờ và 1 giờ trước
Buổi bị dời giờ / huỷ	Một thông báo cho cả đợt thay đổi
Sự kiện bị huỷ

Báo cáo tham dự

/admin → Báo cáo & Phân tích → Trung tâm báo cáo, chọn một trong ba báo cáo:

Báo cáo	Trả lời câu hỏi
Tham dự sự kiện — theo sự kiện	Chuỗi nào đang bị bỏ rơi?
Tham dự sự kiện — theo buổi	Buổi tối qua có bao nhiêu người đến?
Sự kiện — người đăng ký không tới	Ai đăng ký mà không đến?

Cột thường gặp: Số buổi, Buổi đã đo, Chưa đo, Kỳ vọng, Có mặt, Vắng, Tỷ lệ.

Ba quy tắc quyết định con số

1. Kỳ vọng của một buổi chỉ tính những người đã có chỗ trước buổi đó. Người đăng ký vào buổi thứ tư không bị tính vắng ba buổi đầu.
2. Buổi chưa ai điểm danh = "chưa đo", hiện — chứ không phải 0%, và không vào mẫu số. Nếu tổ chức chưa dùng điểm danh, báo cáo sẽ chủ yếu là — — đó không phải "không ai đến".
3. Chỉ buổi đã diễn ra mới vào báo cáo. Buổi / sự kiện đã huỷ không tính.

Danh sách "không tới" cũng chỉ lấy từ các buổi đã đo.

Cần cả quyền xem Trung tâm báo cáo lẫn quyền xem sự kiện.

Số buổi sự kiện mỗi học viên đã điểm danh cũng hiện trong Hồ sơ học tập 360° của họ.

Cài đặt

/admin → Cài đặt → Học tập → khối Sự kiện (/admin/settings/learning?tab=event). Cần quyền configure_event.

Ô	Ý nghĩa
Múi giờ mặc định	Điền sẵn khi tạo sự kiện mới
Mức hiển thị mặc định	Đặt Riêng tư nếu tổ chức chủ yếu làm sự kiện nội bộ
Sinh trước (tháng)	Chuỗi không có ngày kết thúc được sinh buổi tới mốc này; hệ thống tự cuộn tiếp hằng ngày
Tự đóng sổ sự kiện đã xong	Chuyển sự kiện sang Đã kết thúc khi mọi buổi đã diễn ra
Các mốc nhắc	Mỗi dòng: Tên mốc + Số giờ trước giờ bắt đầu của từng buổi. Lệnh nhắc chạy mỗi giờ, nên hai mốc cách nhau dưới một tiếng là vô nghĩa. Để trống = mặc định 24h và 1h

Quyền theo vai trò

Vai trò	Có sẵn
training_manager	Toàn quyền sự kiện (tạo, sửa, huỷ, xoá, khôi phục), Điểm danh sự kiện, cài đặt Sự kiện
marketer	Toàn quyền sự kiện và Điểm danh sự kiện (không có cài đặt Sự kiện)
trainer	Chỉ xem danh sách sự kiện và điểm danh — ở Trainer Panel. Không tạo được sự kiện
sales	Không có
admin	Toàn quyền, kể cả xoá vĩnh viễn

Loại vé, buổi và đăng ký dùng chung quyền của sự kiện: ai sửa được sự kiện thì quản lý được ba tab đó.

Câu hỏi thường gặp

Tôi đặt "Chỉ ai có link" — lấy đường dẫn riêng ở đâu? Đường dẫn riêng có dạng /events/{slug}?token=…. Màn hình quản trị hiện chưa hiển thị đường dẫn kèm mã này, nên bạn chưa tự lấy được nó qua giao diện. Trong lúc chờ, hãy dùng mức Riêng tư (mời theo lớp / nhóm / người) hoặc Nội bộ.

Học viên báo không thấy link phòng họp? Link chỉ hiện khi đăng ký đã Đã xác nhận. Kiểm tab Đăng ký: nếu đang Chờ duyệt thì Duyệt; nếu ở Danh sách chờ thì nâng sức chứa rồi Gọi danh sách chờ.

Sửa danh sách đối tượng có đuổi người đã đăng ký không? Không. Người đã có chỗ vẫn giữ chỗ.

Tỷ lệ tham dự hiện —? Buổi đó chưa có ai được điểm danh (cả quét mã lẫn bấm Tham gia). Xem Báo cáo tham dự.

Có cấp chứng nhận tham dự không? Hiện chưa có.