Chính sách email học viên

Hệ thống chủ động gửi nhiều loại email đốc thúc học tập cho học viên: nhắc ôn tập thẻ ghi nhớ, nhắc quay lại học, thư tổng kết tuần, nhắc lộ trình… Trang này hướng dẫn cách kiểm soát chúng ở cấp tổ chức — gửi cho ai, loại nào bật, và vì sao một học viên cụ thể không nhận email.

Đốc thúc vs giao dịch

Email chia làm hai nhóm, chỉ nhóm đầu chịu chính sách này:

Nhóm	Ví dụ	Kiểm soát
Đốc thúc (nurture)	Nhắc ôn tập SRS, nhắc quay lại học, tổng kết tuần, nhắc lộ trình bỏ lâu, nhắc kế hoạch hôm nay, digest bảng xếp hạng	Chính sách trang này + tuỳ chọn cá nhân của học viên
Giao dịch	Xác nhận ghi danh, chứng chỉ, hoá đơn, đặt lại mật khẩu, kết quả chấm bài, email "bạn có thông báo chưa đọc"	Luôn gửi (một số loại học viên tắt riêng được trong tài khoản của họ)

Nguyên tắc cốt lõi: chỉ đốc thúc người đang học

Hệ thống tự động ngừng mọi email/thông báo đốc thúc cho người không còn "bối cảnh học đang hiệu lực" — không cần bạn thao tác gì:

Học viên	Được coi là "đang học" khi
Theo lớp (batch)	Lớp ở trạng thái Đang hoạt động VÀ học viên còn trong danh sách lớp (chưa rời lớp / bị tạm ngừng)
Tự học (đăng ký online)	Còn ít nhất một khoá còn hạn truy cập
Bật "Nhắc kế hoạch hôm nay"	Luôn — họ đã chủ động yêu cầu được nhắc

Hệ quả thực tế:

• Lớp chuyển sang Đã kết thúc / Đã lưu trữ → toàn bộ học viên của lớp ngừng nhận email nhắc học ngay lập tức.
• Lớp Tạm dừng → tạm ngừng nhắc; lớp hoạt động trở lại thì email tự nối lại.
• Học viên rời lớp / bị tạm ngừng → ngừng nhắc riêng học viên đó.
• Khoá tự học hết hạn → ngừng nhắc.
• Dữ liệu học không bị đụng đến: học viên lớp cũ vẫn đăng nhập ôn thẻ SRS, xem lộ trình bình thường — hệ thống chỉ không chủ động gửi email réo họ nữa.

Học viên đã hoàn thành 100% khoá thì sao?

Nếu khoá còn hạn truy cập, họ vẫn nhận nhắc ôn tập — đây là chủ đích: ôn thẻ SRS sau khi hoàn thành là lúc việc ôn tập có giá trị nhất.

Đóng lớp đúng lúc

Hệ thống không tự chuyển lớp sang Đã kết thúc khi qua ngày kết thúc dự kiến — đó là thao tác của bạn. Chừng nào lớp còn Đang hoạt động, học viên vẫn bị nhắc học như lớp đang chạy. Lớp quá ngày kết thúc 3 ngày mà chưa đóng sẽ sinh cảnh báo vận hành "Lớp quá hạn chưa đóng" (qua hệ thống Alert nếu tổ chức đã cấu hình kênh nhận). Xem Lớp đào tạo → Vòng đời.

Nơi cấu hình: Cài đặt → Email & Thông báo

Admin panel → Cài đặt → Email & Thông báo → tab Email học viên (quyền configure_learner_engagement — role Admin có sẵn):

1. Ngừng gửi khi không còn lớp/khoá đang học — công tắc của nguyên tắc trên, mặc định bật. Tắt đi nếu tổ chức của bạn muốn tiếp tục đốc thúc cả học viên đã kết thúc lớp (vd chiến dịch tái ghi danh).
2. Các loại thông báo đốc thúc — danh sách checkbox từng loại. Bỏ chọn = tắt loại đó cho toàn bộ học viên của tổ chức, trên cả email lẫn chuông trong app.

Lưu ý:

• Loại thuộc module tổ chức không bật sẽ tự ẩn khỏi danh sách. Trạng thái tắt của nó được giữ nguyên — bật lại module không làm loại đã tắt "sống dậy".

• Tắt ở đây độc lập từng loại: tắt "Nhắc học" không ảnh hưởng "Nhắc ôn tập SRS" của cùng học viên.

• Tab này là công tắc bật/tắt. Tinh chỉnh chuyên sâu của từng loại nằm ở các tab khác:

  Tinh chỉnh	Ở đâu
  Ngưỡng ngày + công tắc nhắc học viên ngưng học	cùng trang này, tab Nhắc học viên ngưng học
  Ngưỡng chờ email thông báo chưa đọc	cùng trang này, tab Nhắc thông báo chưa đọc
  Giờ gửi nhắc ôn tập SRS	Cài đặt → Học tập → tab Ôn tập giãn cách

Ba tầng kiểm soát — thứ tự áp dụng

Một email đốc thúc chỉ đến tay học viên khi qua đủ ba tầng:

1. Chính sách tổ chức (trang này): loại đang bật + học viên đang học.
2. Tuỳ chọn cá nhân: học viên tự tắt từng loại/kênh trong trang Tài khoản của họ.
3. Nhịp gửi: tối đa một email nhắc mỗi ngày mỗi học viên, không nhắc người vừa học hôm nay.

Học viên còn có nút Ngừng nhận ở cuối mỗi email đốc thúc (và nút Unsubscribe của Gmail/Yahoo) — bấm vào chỉ tắt email của đúng loại đó cho riêng họ, tương đương thao tác ở tầng 2; họ bật lại được trong trang Tài khoản.

Chẩn đoán: vì sao học viên X không nhận email?

Khi học viên (hoặc CSKH) hỏi, đừng đoán — mở form sửa user của học viên đó trong Admin panel, khối Email đốc thúc học tập (thu gọn, bấm để mở):

• Dòng đầu cho biết học viên có đang trong lớp/khoá hiệu lực không.
• Mỗi loại đốc thúc một dòng trạng thái: Sẽ gửi / Học viên đã tắt kênh email / Đã tắt cho toàn trung tâm / Ngừng — không còn lớp/khoá đang học.

Khối này đọc đúng chuỗi quyết định mà hệ thống dùng khi gửi thật, nên không bao giờ lệch với thực tế.

Nếu mọi dòng đều "Sẽ gửi" mà học viên vẫn không thấy email: kiểm tra Email logs (Admin panel → Notifications) xem thư có được gửi và có lỗi không, rồi mới nghi tới spam/chặn phía hộp thư người nhận.

Địa chỉ bị chặn tự động

Ngoài ba tầng trên, hệ thống còn tự chặn gửi tới những địa chỉ mà dịch vụ gửi thư đã báo về (đồng bộ mỗi đêm khi tổ chức gửi thư qua Amazon SES):

Nguyên nhân	Chặn gì
Thư bị trả về (hộp thư không tồn tại)	Mọi thư tới địa chỉ đó, kể cả thư đặt lại mật khẩu — vì không thư nào tới được.
Người nhận bấm "báo spam"	Chỉ thư đốc thúc học tập và thư marketing. Thư giao dịch (đặt lại mật khẩu, xác nhận đơn hàng…) vẫn gửi, để người đó không bị khoá khỏi chính tài khoản của mình.

Thư bị chặn theo cách này không hiện trong Email logs, và hiện chưa có màn hình quản trị để xem danh sách chặn. Nếu mọi dòng chẩn đoán đều "Sẽ gửi", Email logs không có thư nào, mà học viên vẫn không nhận được, hãy nhờ Tenant Admin kiểm tra địa chỉ đó có nằm trong danh sách chặn không (ví dụ học viên từng gõ sai email rồi mới sửa, hoặc đã báo spam một thư trước đó).

Nhắc chứng chỉ sắp hết hạn

Với chứng chỉ có thời hạn (mẫu chứng chỉ có đặt số tháng hiệu lực), mỗi sáng (08:15) hệ thống nhắc học viên có chứng chỉ sắp hết hạn qua chuông thông báo và email, để họ kịp học lại trước khi chứng chỉ mất hiệu lực.

Admin panel > Cài đặt > Email & Thông báo > tab Chứng chỉ sắp hết hạn:

Ô	Mặc định	Giới hạn	Nghĩa là
Gửi lời nhắc trước khi chứng chỉ hết hạn	Bật		Tắt thì không ai nhận lời nhắc này
Nhắc trước bao nhiêu ngày	30 ngày	1 đến 365	Chứng chỉ có ngày hết hạn rơi vào chừng này ngày tới thì được nhắc

• Mỗi chứng chỉ chỉ được nhắc một lần. Gia hạn chứng chỉ thì lời nhắc được mở lại cho hạn mới.
• Chỉ nhắc bản mới nhất của mỗi khoá: người đã học lại và có chứng chỉ mới thì bản cũ hết hạn là bình thường, không bị nhắc.
• Chứng chỉ trọn đời, đã hết hạn hoặc đã bị thu hồi không được nhắc.
• Tắt công tắc một thời gian rồi bật lại: những chứng chỉ còn trong khoảng nhắc vẫn được nhắc, vì lúc tắt hệ thống không đánh dấu chúng là đã nhắc.

Cần quyền configure_certificate (vai trò admin, training_manager và course_manager có sẵn).

Câu hỏi thường gặp

Tôi muốn ngừng toàn bộ email nhắc học trong kỳ nghỉ lễ? Chưa có nút "tạm ngừng toàn hệ thống" theo lịch. Cách thủ công: vào trang Email học viên bỏ chọn các loại trước kỳ nghỉ, bật lại sau. Học viên đang trong lớp Tạm dừng thì tự động không bị nhắc.

Học viên lớp cũ phàn nàn vẫn nhận email nhắc học? Gần như chắc chắn lớp chưa được chuyển sang Đã kết thúc. Kiểm tra trạng thái lớp; nếu để ý thấy cảnh báo "Lớp quá hạn chưa đóng" thì xử lý cảnh báo đó là xong.

Tắt một loại có làm loại khác gửi bù nhiều hơn không? Không. Mỗi loại độc lập; quy tắc "một email nhắc mỗi ngày" vẫn giữ nguyên cho các loại còn bật.

Học viên bấm Ngừng nhận trong email — tôi bật lại giúp họ được không? Không trực tiếp — đó là tuỳ chọn cá nhân của học viên (tôn trọng lựa chọn của họ cũng là yêu cầu của các nhà cung cấp email). Hướng dẫn học viên tự bật lại trong Tài khoản → Tuỳ chọn thông báo.